Flex: Documenten

Een globaal document is niet gekoppeld aan een project of contact. Een voorbeeld van een globaal document is dat je misschien een sjabloondocument (met de huisstijl van het bedrijf) wilt opslaan dat niet is gekoppeld aan een contactpersoon of project, maar waar je altijd wil gemakkelijk toegang toe hebben. Het is ook mogelijk om een document te ontkoppelen van een contactpersoon of project, zodat het nog steeds wordt weergegeven op het tabblad Documenten. Er is een filtervakje Globale documenten dat alleen niet-gekoppelde documenten toont, zodat je ze snel kunt openen.

Filter- en zoekopties worden in een rij bovenaan het scherm weergegeven en helpen je om documenten te vinden.

 Eventuele documenten kunnen ook rechtstreeks via het Flex-platform worden geüpload. De maximale limiet per bestand is 50Mb. Er zijn twee methoden om dit te doen.

Methode 1 - een document toevoegen aan het ontwerp van een specifiek project

1. Klik op de Projecten pictogram in de linker menubalk en open de projectlijstweergave. Open het project waaraan u een document wilt toevoegen.
   
   
2. Klik op de Documenten tabblad binnen dit project en een lijst met uw ontwerpen is te zien.
   
   
3. Sleep het document en zet het neer op de naam van het ontwerp waaraan u het wilt toevoegen.
   
   
4. In het venster Bestanden uploaden worden de velden Project en Ontwerp vooraf ingevuld op basis van waar je het document hebt gesleept en neergezet. Deze kunnen echter worden gewijzigd via de vervolgkeuzelijst.
   
   
5. Meer documenten kunnen worden toegevoegd door ze naar dit venster te slepen en neer te zetten of door op +Nieuw document bijvoegen te klikken om op je computer te bladeren.
   
   
6. Selecteer het documenttype in de vervolgkeuzelijst.
   
   
7. Door op Meer opties te klikken, kun je het document koppelen aan een bestaande contactpersoon of verkoper door gebruik te maken van de vervolgkeuzelijsten.
   
   
8. Klik op Bestanden uploaden om het uploaden van het document te voltooien. Rechtsonder op uw scherm ziet u een voortgangsdialoogvenster met een groen vinkje bij elk geüpload document.
   
   
9. Het (de) document(en) kan ge-e-maild worden door
   - het ontwerp openen waaraan u ze hebt bevestigd
   - het (de) document(en) aanvinken dat je wilt e-mailen
   - klik E-mail zenden op de werkbalk.
   Je kunt meerdere documenten e-mailen, samengevoegd tot één pdf of omgezet naar een .ZIP-bestand. Zie het gedeelte in dit artikel voor meer informatie - Voeg meerdere documenten samen tot een PDF- of ZIP-bestand.

Methode 2 - een globaal document bijvoegen voor algemeen gebruik

Het kan voorkomen dat u wilt dat bedrijfsdocumenten op het Flex-platform worden opgeslagen. In dat geval wilt u niet dat deze aan een project of ontwerp worden gekoppeld. Om dit te doen:

1. Klik op de Documenten pictogram in de linker menubalk Klik op de Nieuw document bijvoegen knop op de bovenste werkbalk.
   
   
2. Blader door je computer om je bestand(en) te selecteren of sleep het bestand en zet het neer.
   Opmerking: als je meer dan één bestand wilt selecteren om te uploaden, houd dan de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt totdat je klaar bent met selecteren.
   
   
3. Als je op je computer hebt gezocht, klik je op Openen.
   
   
4. Het venster Bestanden uploaden wordt geopend. Als je bijvoorbeeld meer bestanden op een andere locatie op je pc hebt staan die je wilt uploaden, kun je onderaan dit venster op +Nieuw document toevoegen klikken en bladeren om extra documenten te selecteren. Je kunt ook bestanden naar het venster slepen.
   
   
5. Selecteer de overige eigenschappen voor dit document/deze documenten:
   Opmerking: In het geval van het uploaden van meerdere documenten, die verschillende individuele eigenschappen kunnen hebben, kunnen deze later worden gewijzigd door een document te openen en de eigenschappen ervan te bewerken, zie meer informatie in het gedeelte Een document openen voor bewerking van dit artikel.
   - Project: selecteer het project (uit de vervolgkeuzelijst) waaraan je het document/de documenten wilt toevoegen.
   - Ontwerp: Selecteer het ontwerp (uit de vervolgkeuzelijst) waaraan u de document(en) wilt toevoegen.
   - Typ is het documenttype dat synchroniseert met uw desktop-app.
   
   
6. Klik op de vervolgkeuzelijst Meer opties vervolgkeuzelijst om het document te koppelen aan een bestaand Contact of Verkoper door gebruik te maken van vervolgkeuzelijsten. In Privacyniveau kun je selecteren welke andere gebruikers toegang hebben tot dit (deze) document(en):
   Gedeeld met winkel - Alle gebruikers in de huidige winkel hebben toegang.
   Gedeeld met bedrijf - Alle gebruikers in deze winkel en alle winkels van het bedrijf hebben toegang.
   Privédocument - Alleen jij, de huidige gebruiker, hebt toegang. 
   
   
7. Klik op Bestanden uploaden om het uploaden van het document te voltooien. Rechtsonder op uw scherm ziet u een voortgangsdialoogvenster met een groen vinkje bij elk geüpload document.
   
   

Omdat je Flex op verschillende apparaten (inclusief tablets) kunt gebruiken, is het handig om een ​​foto te laden of te maken en metingen en aantekeningen toe te voegen. Het is ook handig om te gebruiken wanneer je bij een klant bent om ideeën te schetsen.

Met de whiteboardfunctie kun je snel iets schrijven of tekenen en inhoud markeren op een afbeelding. Krijg later overal toegang tot het document via het Flex-platform. 
Opmerking: voor meer gedetailleerde informatie over de tools en wat ze doen, zie Gerelateerde artikelen hieronder.

Op het tabblad Documenten kunt u een nieuwe notitie toevoegen die op een notitieblok lijkt. Als u een notitie toevoegt in de Documenten, kunt u deze vervolgens aan een project toewijzen via het tabblad Eigenschappen in de rechterzijbalk. U kunt de notitie ook toewijzen aan een contactpersoon of een specifiek ontwerp. 

Een notitie kan ook rechtstreeks aan een project worden toegevoegd door naar het documenttabblad te gaan in het project waaraan u de notitie wilt toevoegen. 

Documenten bekijken die aan een specifiek project of ontwerp zijn gekoppeld:

1. Klik op de Projecten pictogram in de linker menubalk, zorg ervoor dat u zich in de lijstweergave bevindt - hier worden alle projecten op het Flex-platform vermeld.
   
   
2. Zoek op naam of nummer van het project en klik erop om het te openen.
   
   
3. Klik op de Documenten tabblad binnenin deze projectweergave.
   
   
4. Dit opent het project en onder de kop Projectdocumenten het vermeldt alle documenten die aan het project zijn gekoppeld.
   Opmerking: om documenten te zien die zijn gekoppeld aan ontwerp(en) binnen het project, klikt u op de vervolgkeuzelijst onder de Ontwerpen tabblad.

Vink in de lijst het vakje naast een document aan om het te selecteren en je ziet een snel voorbeeld in de zijbalk aan de rechterkant van het scherm. Als je op het tabblad Eigenschappen klikt, kun je de eigenschappen van het document wijzigen, bijvoorbeeld het Type document, de naam en vele andere eigenschappen.

Om het document volledig te bekijken, klik je op de knop Openen op de bovenste werkbalk of klik je op de naam van het document.

Eenmaal geopend zijn er, afhankelijk van het documenttype, bovenaan enkele knoppen voor snelle bewerking (b.v. een PDF-bestand bewerken), afdrukken en opslaan.

Het kan zijn dat je meer dan één document per e-mail naar een klant wilt sturen. U kunt dit doen door de documenten samen te voegen in één pdf of door een zip-bestand te maken waarin u ze allemaal kunt downloaden en naar de klant kunt sturen:

1. Klik op de Projecten pictogram in de linker menubalk en zorg ervoor dat u zich in de projectlijstweergave bevindt. Open het project met de documenten die u wilt e-mailen.
   
   
2. Klik op het tabblad Documenten binnen het project.
   
   
3. Open de documentenmap van het alternatief dat de documenten bevat die je wilt e-mailen.
   
   
4. Vink de vakjes aan om documenten te selecteren die ge-e-mailed moeten worden. Er wordt een balk geopend met de geselecteerde documenten in de volgorde waarin je ze hebt geselecteerd.
   Opmerking: het is mogelijk om documenten uit meerdere ontwerpen te selecteren, maar deze kunnen alleen als .ZIP-bestand worden verzonden.
5. Klik in de zijbalk op de knop Meer opties en klik op het type bestand dat u wilt e-mailen Samenvoegen tot één PDF of Opslaan als ZIP.
   Opmerking: De volgorde waarin u documenten selecteert om in te voegen, is de volgorde waarin ze in het nieuwe samengevoegde document verschijnen.
   
   
6. Geef het nieuwe document of het zip-bestand een naam en klik op Opslaan.
   
   
7. Dit bestand verschijnt nu in de documentenlijst.

Voor een volledige weergave van het document kun je de knop Downloaden gebruiken:

1. Klik op het selectievakje om het document te selecteren.
   Opmerking: klik niet op de documentnaam want dit opent het document.
   
   
2. Klik op de Download knop op de bovenste werkbalk.
   Opmerking: als u op de downloadknop klikt (zonder een bestand te selecteren), worden alle bestanden van het huidige ontwerp/project gedownload en open vervolgens de lokale exportmap.

Je browser zal het bestand downloaden en je kunt het bekijken in de juiste toepassing op je pc. Je hebt wellicht meer controle om het document op deze manier te bekijken, in te zoomen en te navigeren.

1. Klik op het selectievakje om het document te selecteren. 
   Opmerking: klik niet op de documentnaam want dit opent het document.
   
   
2. Klik op de Verwijderen knop op de bovenste werkbalk.

Opmerking: Als u een bestand lokaal verwijdert, dat wil zeggen in de map Exporteren, wordt het opnieuw gedownload. Als u het bestand echter op het Flex Platform verwijdert, wordt het lokaal verplaatst naar een lokale back-upsubmap met de naam Back-up/verwijderdInFlex.

Voor meer informatie over het verwijderen van facturen, zie Een reeds afgedrukte factuur verwijderen