Flex: Documenten

Een globaal document is niet gekoppeld aan een project of contact. Een voorbeeld van een globaal document is dat u mogelijk een sjabloondocument (met bedrijfsbranding) wilt opslaan dat niet is gekoppeld aan een contact of project, maar dat u altijd gemakkelijk wilt kunnen openen. Het is ook mogelijk een document los te koppelen van een contact of project, en het zal nog steeds worden weergegeven op het tabblad documenten. Er is een filtervakje Globale documenten dat alleen ontkoppelde documenten toont zodat u deze snel kunt openen.

Filter- en zoekopties worden weergegeven in een rij bovenaan het scherm, en helpen u documenten te vinden.

Elk document kan ook direct via het Flex-platform worden geüpload. De maximale limiet per bestand is 50Mb. Er zijn twee methoden om dit te doen.

Methode 1 - een document koppelen aan het ontwerp van een specifiek project

1. Klik op het Projecten-icoon in de linker menubalk en open de projectlijstweergave. Open het project waaraan u een document wilt toevoegen.
    
2. Klik op het tabblad Documenten binnen dit project en een lijst van uw ontwerpen wordt weergegeven.
    
3. Sleep het document naar de naam van het ontwerp waaraan u het wilt toevoegen.
    
4. In het venster Bestanden uploaden zijn de velden Project en Ontwerp vooraf ingevuld op basis van waar u het document heeft neergezet. Deze kunnen echter worden gewijzigd via de keuzelijst.
    
5. Meer documenten kunnen worden toegevoegd door ze naar dit venster te slepen of door te klikken op +Nieuw document bijvoegen om uw computer te doorzoeken.
    
6. Selecteer het documenttype uit de keuzelijst.
    
7. Door te klikken op Meer opties kunt u het document koppelen aan een bestaande Contactpersoon of Leverancier via de keuzelijsten.
    
8. Klik op Bestanden uploaden om het uploaden van het document te voltooien. U ziet een voortgangsdialoogvenster rechtsonder in uw scherm, dat een groen vinkje toont bij elk geüpload document.
    
9. Het document kan per e-mail worden verzonden door
   - het ontwerp te openen waaraan u ze heeft toegevoegd
   - het/de document(en) die u wilt e-mailen aan te vinken
   - te klikken op E-mail verzenden op de werkbalk.
   Opmerking: de optie E-mail verzenden werkt alleen bij toegang tot Flex via Winner en niet via de browser.
   U kunt meerdere documenten als één pdf samenvoegen of omzetten in een .ZIP-bestand. Voor meer informatie, zie het onderdeel in dit artikel - Meerdere documenten samenvoegen tot PDF of ZIP-bestand.

Methode 2 - een globaal document voor algemeen gebruik bijvoegen

Soms wilt u bedrijfsdocumenten opslaan op het Flex-platform, waarbij u niet wilt dat ze aan een project of ontwerp zijn gekoppeld. Doe hiervoor het volgende:

1. Klik op het Documenten-icoon in de linker menubalk, klik vervolgens op de knop Nieuw document bijvoegen op de bovenste werkbalk.
    
2. Blader op uw computer om uw bestand(en) te selecteren, of sleep het bestand.
   Opmerking: Als u meer dan één bestand wilt uploaden, houd dan de Ctrl-toets op uw toetsenbord ingedrukt totdat u klaar bent met selecteren.
    
3. Als u uw computer heeft doorzocht, klik dan op Openen.
    
4. Het venster Bestanden uploaden wordt geopend. Als u bijvoorbeeld meer bestanden op een andere locatie op uw pc heeft die u wilt uploaden, kunt u onderaan dit venster klikken op +Nieuw document bijvoegen en bladeren om extra documenten te selecteren. U kunt ook bestanden in het venster slepen.
    
5. Selecteer de resterende eigenschappen voor dit document:
   Opmerking: In het geval van het uploaden van meerdere documenten, die verschillende individuele eigenschappen kunnen hebben, kunnen deze later worden aangepast door een document te openen en de eigenschappen te bewerken. Zie meer informatie in het onderdeel Een Document openen voor bewerking van dit artikel.
   - Project: selecteer het project (uit de keuzelijst) waaraan u het document wilt koppelen.
   - Ontwerp: selecteer het ontwerp (uit de keuzelijst) waaraan u het document wilt koppelen.
   - Type is het documenttype dat synchroniseert met uw desktop-app.
    
6. Klik op het Meer opties uitklapmenu om het document te koppelen aan een bestaande Contactpersoon of Leverancier via de keuzelijsten. In Privacy-niveau kunt u selecteren welke andere gebruikers toegang hebben tot dit document:
   Gedeeld met winkel – Alle gebruikers in de huidige winkel hebben toegang.
   Gedeeld met bedrijf – Alle gebruikers in deze winkel en alle bedrijfswinkels hebben toegang.
   Privédocument – Alleen u, de huidige gebruiker, heeft toegang.
    
7. Klik op Bestanden uploaden om het uploaden van het document te voltooien. U ziet een voortgangsdialoogvenster rechtsonder op uw scherm, dat een groen vinkje toont bij elk geüpload document.
    

Omdat u Flex op verschillende apparaten kunt gebruiken (inclusief tablets), is het handig om een foto te laden of te maken en afmetingen en notities toe te voegen. Het is ook handig om te gebruiken als u bij een klant bent om ideeën te schetsen.

Met de whiteboardfunctie kunt u snel iets schrijven of tekenen en inhoud op een afbeelding markeren. U kunt het document later vanaf elke locatie openen via het Flex-platform.
Opmerking: voor meer gedetailleerde informatie over de tools en hun werking, zie de gerelateerde artikelen hieronder.

 

Op het tabblad documenten kunt u een Nieuwe Notitie toevoegen, wat lijkt op een notitieblok. Als u een notitie toevoegt bij Documenten, kunt u deze vervolgens toewijzen aan een project via het eigenschappen-tabblad in de rechterzijbalk. U kunt de notitie ook toewijzen aan een contactpersoon of een specifiek ontwerp.

Een notitie kan ook direct aan een project worden toegevoegd door naar het tabblad documenten te gaan in het project waaraan u de notitie wilt toevoegen.

Om documenten te bekijken die aan een specifiek project of ontwerp zijn gekoppeld:

1. Klik op het Projecten-icoon in de linker menubalk, zorg dat u in de lijstweergave bent - dit toont alle projecten op het Flex-platform.
    
2. Zoek op naam of nummer van het project en klik erop om het te openen.
    
3. Klik op het tabblad Documenten binnen deze projectweergave.
    
4. Dit opent het project en onder de kop Projectdocumenten worden alle documenten weergegeven die aan het project zijn gekoppeld.
   Opmerking: om documenten te zien die aan Ontwerp(en) binnen het project zijn gekoppeld, klikt u op de keuzelijst onder het tabblad Ontwerpen.

Vink in de lijst het selectievakje naast een document aan om het te selecteren en u ziet een snelle preview in de zijbalk aan de rechterkant van het scherm. Als u op het tabblad Eigenschappen klikt, kunt u de eigenschappen van het document wijzigen, bijvoorbeeld het Type document, de naam en vele andere eigenschappen.

Voor een volledige weergave van het document klikt u op de knop Openen op de bovenste werkbalk, of klikt u op de naam van het document.

Eenmaal geopend, afhankelijk van het documenttype, zijn er enkele knoppen bovenaan voor snel bewerken (bijvoorbeeld het bewerken van een PDF-bestand), afdrukken en opslaan.

 

U wilt mogelijk meer dan één document tegelijk naar een klant e-mailen. Het is mogelijk dit te doen door de documenten samen te voegen tot één pdf of door een gezipt bestand te maken met alle documenten om te downloaden en naar de klant te sturen:

1. Klik op het Projecten-icoon in de linker menubalk en zorg dat u in de projectlijstweergave bent. Open het project met de documenten die u wilt e-mailen.
    
2. Klik op het tabblad Documenten binnen het project.
    
3. Open de documentenmap van het ontwerp met de documenten die u wilt e-mailen.
    
4. Vink de selectievakjes aan om de te e-mailen documenten te selecteren, hierdoor wordt een zijbalk geopend met de geselecteerde documenten in de volgorde waarin u ze heeft geselecteerd.
   Opmerking: het is mogelijk documenten van meer dan één ontwerp te selecteren, maar deze kunnen alleen als een .ZIP-bestand worden verzonden.
5. Klik in de zijbalk op de knop meer opties en klik op het type bestand dat u wilt e-mailen - Samenvoegen tot één PDF of Opslaan als ZIP.
   Opmerking: de volgorde waarin u documenten samenvoegt, is de volgorde waarin ze in het nieuwe samengevoegde document verschijnen.
    
6. Geef het nieuwe document of zip-bestand een naam en klik op Opslaan.
    
7. Dit bestand verschijnt nu in de documentenlijst.

Om een volledig overzicht van het document te zien, kunt u de Download-knop gebruiken:

1. Vink het selectievakje aan om het document te selecteren.
   Opmerking: klik niet op de documentnaam, want hierdoor wordt het document geopend.
    
2. Klik op de knop Downloaden op de bovenste werkbalk.
   Opmerking: Als u op de downloadknop klikt (zonder een bestand te selecteren), worden alle bestanden van het huidige Ontwerp/Project gedownload en wordt vervolgens de lokale Exportmap geopend.

Uw browser downloadt het bestand en stelt u in staat het te bekijken in de juiste applicatie op uw pc. U heeft mogelijk meer controle om het document zo te bekijken, in te zoomen en te navigeren.

1. Vink het selectievakje aan om het document te selecteren.
   Opmerking: klik niet op de documentnaam, want hierdoor wordt het document geopend.
    
2. Klik op de knop Verwijderen op de bovenste werkbalk

Opmerking: Als u een bestand lokaal verwijdert, dat wil zeggen in de Exportmap, wordt het opnieuw gedownload. Als u het bestand echter op het Flex Platform verwijdert, wordt het lokaal verplaatst naar een back-up submap met de naam Backup/DeletedInFlex.

Voor meer informatie over het verwijderen van facturen, zie Een reeds afgedrukte factuur verwijderen