Flex: Contacten

Het Contacten pictogram geeft een lijst van alle contacten die worden gebruikt in het huidige bedrijf/winkel (als je bedrijf meer dan 1 winkel heeft). Ze zijn gesynchroniseerd met de contacten en projecten in je desktopapp.

Je gebruikersnaam kan aan meer dan 1 winkel worden toegewezen, je kunt wijzigen met welke winkel je werkt door op je gebruikersnaam rechtsboven te klikken om het gebruikersmenu te zien.

Een contact kan een klant of een leverancier zijn.  Voor de details over hoe je een hoofdcontact voor een winkel kunt toevoegen, zie de gerelateerde artikelen hieronder.

Je kunt een project openen vanuit het contact of rechtstreeks op het projecttabblad. Gebruik het filterpictogram om deze lijst te beheren. Voor meer informatie zie de gerelateerde artikelen hieronder.  Daarnaast kan een contact meer dan 1 contactpersoon hebben die eraan is gekoppeld.

Klik op een contact om het te selecteren en zie een overzicht van de details in de zijbalk aan de rechterkant. Klik op Contactgegevens op de werkbalk om alle informatie te zien en wijzigingen aan te brengen.

 

Er is snelle toegang, op de bovenste werkbalk, om een Nieuwe Contactpersoon te maken.

Contactentabs

Er zijn 2 tabs bovenaan het Contactenscherm;

Klanten – Alle klanten over alle projecten. 

Leveranciers – Alle leveranciers over alle projecten.

1. Klik op Nieuwe Contactpersoon in de bovenste werkbalk (op de Contacten of Dashboard schermen).
   
    
2. Selecteer het type contact (je kunt meerdere types selecteren) en of dit een particulier of een bedrijf is (standaard is particulier). Als je bedrijf selecteert, zie je extra vakken voor bedrijfsnaam, e-mail en telefoon.
   
    
3. Vul de contactgegevens in zoals vereist.
   
    
4. Klik op de Contactpersoon Opslaan knop op de werkbalk voordat je verder kunt.
   
    
5. Zodra het is opgeslagen, kun je door de extra tabs werken die worden uitgelegd in de sectie Contactgegevens bewerken van dit artikel.
   
    

Om contactgegevens te bewerken, klik je op het selectievakje om een contact te selecteren, klik vervolgens op Contactgegevens op de bovenste werkbalk, of klik gewoon op de naam of het nummer van het contact.  Al deze acties openen het contact en je ziet 5 tabs:
Opmerking: wanneer je een Nieuwe Contactpersoon aanmaakt, zie je deze tabs automatisch.

 

Algemeen tabblad

Toont de naam, functietitel en contactgegevens.

Aanvullende Informatie tabblad

Toont het automatisch gegenereerde contactnummer (volgens je nummerreeksregels).  Dit tabblad heeft 3 secties:

1. Bedrijfsinformatie vermeldt het contactnummer en je kunt externe referentie, contactpersoon en btw-nummer toevoegen.  Opmerking: De contactpersoon kan alleen worden gewijzigd door een systeembeheerder
   
    
2. Contactpersonen vermeldt ten minste 1 contact (dezelfde als op het Algemeen tabblad), maar je kunt hier extra mensen toevoegen. Klik op +Voeg Extra Contactpersoon Toe en je krijgt een pop-up formulier om een extra set naam- en adresgegevens in te vullen.
   
    
3. Aanvullende informatie, binnen het tabblad Aanvullende informatie, bevat verschillende opties:

• Klantgroep stelt je in staat om een selectie voor dit contact te maken.
• Contacttype is belangrijk.  Het definieert of je contact een klant, leverancier, architect of aannemer is en heeft dus invloed op welke tab van Contacten dit zal verschijnen.
• Status kan worden geselecteerd als actief of inactief. Filters kunnen op de status werken om je te helpen contacten te vinden.
• Nieuwsbriefmeldingen stellen je in staat om te selecteren of marketing-e-mails naar dit contact moeten worden verzonden.
• Extra informatie is een sectie om alles in te voeren wat je misschien moet weten over dit contact.

Voorwaarden tabblad

Synchroniseert de voorwaarden met de desktopapp. Je kunt de korting, levering, betalingsvoorwaarden enz. instellen. Deze voorwaarden worden gebruikt bij het maken van verdere documenten in de desktopapp.

Aangepaste velden tabblad

Toont alle velden die zijn toegevoegd binnen bedrijfsinstellingen. Je kunt aangepaste velden gebruiken om informatie vast te leggen en op te slaan die niet wordt gedekt door standaard vakken.  Voor meer informatie zie de gerelateerde artikelen hieronder.  

Documenten tabblad

Toont een snel overzicht van alle documenten die aan dit contact zijn gekoppeld. Documenten worden weergegeven in een hiërarchie die betrekking heeft op de ruimtenaam en alternatieve naam. Ze worden vervolgens weergegeven in hun documenttypes, zoals grafische documenten voor plannen, verkoopdocumenten, leveranciersbestellingen of facturen. Documenten die in de desktopapp zijn gemaakt, krijgen automatisch hun documenttype ingesteld.

Klik op een documentnaam om deze te selecteren en zie vervolgens de verdere opties op de bovenste werkbalk. Deze opties zijn hetzelfde wanneer je met een document in contacten, in projecten of op het documenten tabblad werkt.

Voor verdere informatie zie het artikel Documenten.


 

Je kunt contacten verwijderen door het vakje(s) naast het Contactnr. aan te vinken en op het Contact Verwijderen pictogram op de werkbalk te klikken.

Opmerking:  Als er projecten aan de contact(en) zijn gekoppeld die je aan het verwijderen bent, zie je het volgende waarschuwingsbericht:

 

Als je op OK klikt, wordt het contact niet verwijderd maar inactief gemaakt.  BELANGRIJK: het contact kan een project hebben dat door een andere gebruiker of winkel is gekoppeld, door het contact inactief te maken, is hun project ook niet zichtbaar.  Om projecten voor inactieve klanten te zien, moet je het filtervak Inactieve Klanten. aanvinken.