Flex Cloud:Contacten

Het Contacten icoontje, lijst alle contactpersonen die in het huidig bedrijf/winkel worden gebruikt (als uw bedrijf meer dan 1 winkel heeft). Ze worden gesynchroniseerd met de contacten en projecten in je toepassing.

Je gebruikersnaam kan aan meer dan 1 winkel worden toegewezen. Je kunt wijzigen met welke winkel je werkt door rechtsboven op je gebruikersnaam te klikken, om de gebruikerslijst te zien.

Een contact kan een klant of een leverancier zijn. Voor meerinformatie over het toevoegen van een hoofdpersoon voor een winkel, zie de gerelateerde artikelen hieronder.

U kunt een project open vanuit het contact of rechtstreeks op het project . Gebruik het filter icoontje om deze lijst te beheren . Voor meer informatie, zie onderstaande gerelateerde artikelen. Bovendien kan er aan één contact meer dan één contact gekoppeld worden.

Klik op een contact om het te selecteren en een voorbeeld van de details te zien in de zijbalk aan de rechterkant. Om alle informatie te zien en wijzigingen aan te brengen, klik je op de knop Contactgegevens op de werkbalk.

 

Er is een snelle toegang, op de bovenste werkbalk, om een Nieuw contact aan te maken.

Contacten tabbladen

Er zijn 2 tabbladen bovenaan het scherm Contacten;

Klanten – Alle klanten in alle projecten. 

Leveranciers – Alle leveranciers voor alle projecten.

1. Klik op Nieuw contact in de bovenste werkbalk (op het scherm Contacten of Dashboard).
   
    
2. Selecteer het type contact (u kunt meerdere typen selecteren ) en of het een particulier of een bedrijf betreft ( standaard is dit privé). Als u 'Bedrijf' selecteert, ziet u extra vakken voor de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer.
   
    
3. Vul de contactgegevens in zoals vereist.
   
    
4. Klik op de knop Contactpersoon opslaan op de werkbalk voordat u verder kunt gaan.
   
    
5. Nadat u uw gegevens hebt opgeslagen, kunt u door de extra tabbladen werken die worden uitgelegd in het sectie Contactgegevens bewerken van dit artikel.
   
    

Om contactgegevens te bewerken , klik op het selectievakje om een contact te selecteren en klik vervolgens op Contactgegevens in de bovenste werkbalk, of klik gewoon op de naam of het nummer van de contact . Al deze acties zullen de contactgegevens openen en u zult 5 tabbladen terugvinden:
Let op: wanneer u een nieuw contact aanmaakt, zal u deze tabbladen automatisch zien.

 

Algemeen tabblad

Toont de naam, jobtitel en contactgegevens.

Extra informatie tabblad

Geeft het automatisch gegenereerde contactnummer weer (volgens de regels van uw nummerbereik). Dit tabblad bestaat uit 3 secties:

1. Bedrijfsgegevens lijst het contactnummer en u kunt een extern referentie, contactpersoon en btw-nummer toevoegen. Opmerking: De contactpersoon kan alleen worden gewijzigd door een systeembeheerder.
   
    
2. Contactpersonen lijst minimaal 1 contact weer (hetzelfde als op het tabblad Algemeen), maar u kunt hier extra personen toevoegen. Klik op +Extra contactpersoon toevoegen (optioneel). Er zal een pop-upformulier verschijnen, waarin u een aantal extra naam en adresgegevens moet invullen.
   
    
3. Aanvullende Informatie, binnen het tabblad Aanvullende Informatie, bevat verschillende opties:

• Klantengroep Hiermee kunt u een selectie maken voor dit contact.
• Contact type is belangrijk. Dit bepaalt of je contact een klant, leverancier, architect of aannemer is en heeft dus invloed op het tabblad Contacten waarin dit wordt weergegeven.
• Status kan gekozen worden als actief of niet-actief. Filters kunnen werken op de status om je te helpen contacten te vinden.
• Nieuwsbriefmeldingen kunt u selecteren of marketing-e-mails naar dit contact moeten worden verzonden.
• Extra Informatie is een sectie waar u eventuele andere informatie kunt invoeren die u over dit contact nodig heeft.

Voorwaarden tabblad

Synchroniseert de termen met de bureaublad app. U kunt de korting, levering, betalingsvoorwaarden etc. instellen. Deze termen worden gebruikt bij het maken van verdere documenten in de toepassing.

Aangepaste velden tabblad

Geeft alle velden weer die zijn toegevoegd binnen bedrijfsinstellingen. U kunt aangepaste velden gebruiken om informatie vast te leggen en op te slaan die niet wordt gedekt door standaardvakken. Voor meer Informatie, zie onderstaande gerelateerde artikelen.  

Documenten Tabblad

Geeft een snelle weergave van alle documenten die aan dit contact zijn gekoppeld. Documenten zullen weergegeven worden in een hiërarchie gerelateerd aan de naam en alternatief naam. Vervolgens worden ze weergegeven in hun documenttype, zoals grafische documenten voor grondplannen, verkoopdocumenten, bestellingen of facturen. Voor documenten die in de toepassing zijn gemaakt, zullen hun documenttype automatisch ingesteld krijgen.

Klik op een document om deze selecteren. Vervolgens ziet u de verdere opties in de bovenste werkbalk. Deze opties zijn hetzelfde als u met een document werkt in contacten, in projecten of op het tabblad documenten.

Zie voor meer informatie het artikel Documenten.


 

U kunt contacten verwijderen door het vakje/de vakjes naast het -contactnummer aan te vinken. en klikken op het Contactpersoon verwijderen icoon op de werkbalk.

Opmerking: Als er projecten zijn gekoppeld aan de contact(personen) die u verwijdert, zal u het volgende berichtvenster zien:

 

Als u op OK klikt, zal het contact niet verwijderd worden, maar zal het inactief worden. BELANGRIJK: het contact kan een project hebben dat aan hem is gekoppeld door een andere gebruiker of winkel. Als u het contact inactief maakt, zal zijn/haar project ook niet zichtbaar zijn. Om projecten van inactieve klanten te zien, dient u het filtervakje Inactieve klanten.aan te vinken.

Vanaf versie 12.5a2 zal u de mogelijkheid hebben, om contact en leveranciersdata te exporteren . Dit recht kan worden beperkt via gebruikersrollen; zie het artikel Rollen toewijzen aan gebruikers voor meer Informatie.

1. Selecteer het tabblad Contact.
    
2. Selecteer het tabblad Klanten of Leveranciers indien nodig.
    
3. Klik op het icoon 'Meer opties' en selecteer Exporteren naar Excel.