Flex: Contacten

De Contacten icon toont alle contacten die gebruikt worden in het huidige bedrijf/winkel (als uw bedrijf meer dan 1 winkel heeft). Ze worden gesynchroniseerd met de contacten en projecten in uw desktop-app.

Uw gebruikersnaam kan aan meer dan 1 winkel worden toegewezen, u kunt wijzigen met welke winkel u werkt door rechtsboven op uw gebruikersnaam te klikken om het gebruikersmenu te zien.

Een contactpersoon kan een klant of leverancier. Voor deVoor meer informatie over het toevoegen van een hoofdcontact voor een winkel kunt u de gerelateerde artikelen hieronder raadplegen.

Je kunt een project openen vanuit de contactpersoon of rechtstreeks op het tabblad Project. Gebruik het filterpictogram om deze lijst te beheren. Voor meer informatie, zie gerelateerde artikelen hieronder. Bovendien kan er meer dan 1 contact aan een contactpersoon gekoppeld zijn.

Klik op een contact om het te selecteren en een voorbeeld van de details te zien in de zijbalk aan de rechterkant. Om alle informatie te zien en wijzigingen aan te brengen, klik je op de knop Contactgegevens op de werkbalk.

 

Er is snelle toegang via de bovenste werkbalk om een Nieuw contact.

Tabblad Contacten

Er zijn twee tabbladen bovenaan het scherm Contacten;

Klanten - Alle klanten van alle projecten. 

Leveranciers – Alle leveranciers over alle projecten heen.

1. Klik Nieuw contact in de bovenste werkbalk (op de Contacten of Dashboard schermen).
   
    
2. Selecteer het contacttype (standaard is Klant) en of dit een particulier of een bedrijf is (standaard is privé). Als je bedrijf selecteert, zie je extra vakken voor bedrijfsnaam, e-mail en telefoon.
   
    
3. Vul indien nodig de contactgegevens in.
   
    
4. Klik op de knop Contact opslaan op de werkbalk voordat je verder kunt gaan.
   
    
5. Eenmaal opgeslagen, kunt u door de extra tabbladen werken die worden uitgelegd in Contactgegevens bewerken gedeelte van dit artikel.
   
    

Om contactgegevens te bewerken, klikt u op het selectievakje om een ​​contactpersoon te selecteren en klikt u vervolgens op Contact details in de bovenste werkbalk, of klik gewoon op de naam of het nummer van de contactpersoon. Al deze acties openen het contact en yU ziet 5 tabbladen:
Opmerking: bij het creëren van een Nieuw contact, zul je deze tabbladen automatisch zien.

 

Globaal tabblad

Toont de naam, functietitel en contactgegevens.

Extra informatie tabblad

Toont het automatisch gegenereerde contactnummer (volgens uw nummerbereikregels). Dit tabblad heeft 3 secties:

1. Bedrijfsinformatie geeft het cs contactnummer, laat je toe een exteren ref. toe te voegen, evenals de contacteigenaar en het BTW-nummer. Opmerking: Contacteigenaar kan alleen worden gewijzigd door een systeembeheerder
   
    
2. Contactpersonen toont minstens 1 contact (hetzelfde als op het globale tabblad) maar je kunt hier bijkomend mensen toevoegen. Klik +Extra contactpersoon toevoegen Optioneel en u krijgt een pop-upformulier te zien waarin u een extra set naam- en adresgegevens kunt invullen.
   
    
3. Extra informatie, binnen het tabblad Aanvullende informatie, bevat verschillende opties:

• Klantengroep laat je toe een selectie uit te kiezen voor dit contact.
• Contact type is belangrijk. Dit bepaalt of je contact een klant, leverancier, architect of aannemer is en heeft dus invloed op het tabblad Contacten waarin dit wordt weergegeven..
• Status kan gekozen worden als actief of niet-actief. Filters kunnen werken op de status om je te helpen contacten te vinden.
• Met nieuwsbriefmeldingen kun je aangeven of er marketing-e-mails naar dit contact moeten worden gestuurd.
• Extra informatie is een sectie waarin u al het overige kunt invoeren dat u mogelijk over dit contact moet weten.

Voorwaarden tabblad

Synchroniseert de voorwaarden met de desktop-app. U kunt de kortings-, leverings- en betalingsvoorwaarden enz. instellen. Deze termen worden gebruikt bij het maken van verdere documenten in de desktop-app.

Aangepaste velden tabblad

Geeft alle velden weer die zijn toegevoegd binnen bedrijfsinstellingen . Je kunt aangepaste velden gebruiken om informatie vast te leggen en op te slaan die niet wordt gedekt door standaardvakken. Zie gerelateerde artikelen hieronder voor meer informatie.  

Documenten tabblad

Toont een snel overzicht van alle documenten die aan deze contactpersoon zijn gekoppeld. Documenten worden weergegeven in een hiërarchie met betrekking tot de ruimtenaam en alternatieve naam. Ze worden dan weergegeven in hun documenttypes, zoals grafische documenten voor plannen, verkoopdocumenten, leverancierorders of facturen. Voor documenten die in de desktop-app zijn gemaakt, wordt het documenttype automatisch ingesteld.

Klik op een documentnaam om hem te selecteren en zie dan de verdere opties op de bovenste werkbalk. Deze opties zijn hetzelfde als u met een document werkt in contacten, in projecten of op het tabblad documenten.

Zie voor meer informatie het artikel Documenten.


 

U kunt contacten verwijderen door de vakjes naast de aan te vinken Contact nr. en klik op de Verwijder contact pictogram op de werkbalk.

Opmerking: Als er projecten zijn gekoppeld aan de contactpersoon(en) die u verwijdert, ziet u het volgende waarschuwingsbericht:

 

Als je op OK klikt, wordt het contact niet verwijderd maar wordt het inactief. BELANGRIJK: aan het contact kan een project gekoppeld zijn door een andere gebruiker of winkel, door het contact inactief te maken zal hun project ook niet zichtbaar zijn. Om projecten voor inactieve klanten te zien, moet u het filtervakje aanvinken Inactieve klanten.