Flex: documenti

Un documento globale non è collegato a un progetto o ad un contatto. Un esempio di documento globale è, potresti voler archiviare un documento modello (con marchio aziendale) che non è collegato a un contatto o progetto, ma vuoi sempre accedervi facilmente. È anche possibile scollegare un documento da un contatto o un progetto che verrà comunque visualizzato nella scheda Documenti. C'è una casella di controllo del filtro Documenti globali che mostrerà solo i documenti non collegati in modo da potervi accedere rapidamente.

Le opzioni di filtro e ricerca vengono visualizzate in una riga nella parte superiore dello schermo e consentono di individuare i documenti.

 Tutti i documenti possono anche essere caricati direttamente tramite la piattafroma Flex. Il limite massimo per file è di 50Mb. Ci sono due metodi per farlo.

Metodo 1: allegare un documento alla variante di un progetto specifico

1. Sulla scheda Progetti apri il progetto a cui desideri aggiungere un documento.
   
   
2. Clicca sulla scheda Documenti all'interno di questo progetto ed è possibile visualizzare un elenco delle varianti.
   
   
3. Trascina e rilascia il documento, sopra il nome della variante a cui desideri aggiungerlo.
   
   
4. Nella fienstra Caricare files i campi Progetto e Design verranno precompilati in base a dove hai trascinato e rilasciato il documento. Tuttavia, questi possono essere modificati tramite l'elenco a discesa.
   
   
5. È possibile aggiungere altri documenti trascinandoli e rilasciandoli in questa finestra o facendo clic + Allega nuovo documento per navigare sul tuo computer.
   
   
6. Selezionare il tipo di documento dall'elenco a discesa.
   
   
7. Cliccando Più opzioni è possibile associare il documento a un file esistente Contatto O Venditore utilizzando gli elenchi a discesa.
   
   
8. Clicca Caricare file per completare il caricamento del documento. Vedrai una finestra di dialogo di avanzamento in basso a destra dello schermo che mostrerà un segno di spunta verde per ogni documento caricato.
   
   
9. I documenti possono essere inviati tramite e-mail
   - aprendo la variante a cui li hai allegati
   - selezionare il/i documento/i che si desidera inviare tramite e-mail
   - clicca Invia una email sulla barra degli strumenti.
   Puoi inviare per e-mail più documenti uniti in un unico pdf o convertiti in un file .ZIP. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione in questo articolo - Invia più documenti via e-mail.

Metodo 2: allegare un documento globale per uso generale

Occasionalmente potrebbe essere necessario che i documenti aziendali vengano archiviati sulla piattaforma Flex, nel qual caso non desideri che vengano associati a un progetto o a una variante. Per fare questo:

1. Nella scheda Documenti fare clic sul pulsante Allega nuovo documento sulla barra degli strumenti in alto.
   
   
2. Naviga nel tuo computer per selezionare i tuoi file, oppure trascina e rilascia il file.
   Nota: Se desideri selezionare più di un file da caricare, tieni premuto il tasto Ctrl sulla tastiera fino a quando non hai finito di selezionare.
   
   
3. Se hai navigato sul tuo computer clicca Apri.
   
   
4. Si aprirà la finestra Caricare file. Se, ad esempio, hai più file in una posizione diversa sul tuo PC che desideri caricare, puoi fare clic su +Allega nuovo documento in fondo a questa finestra e sfogliare per selezionare altri documenti. In alternativa puoi trascinare e rilasciare i file nella finestra.
   
   
5. Seleziona le restanti proprietà per questo/i documento/i:
   Nota: In caso di caricamento di più documenti, che possono avere proprietà individuali diverse, questi possono essere modificati successivamente tramite aprendo un documento e modificandone le proprietà, vedere maggiori informazioni nella sezione Apri un documento per la modifica di questo articolo.
   - Progetto: selezionare il progetto (dalla casella a discesa) a cui si desidera allegare il/i documento/i.
   - Progetto: selezionare la variante (dalla casella a discesa) a cui si desidera allegare il/i documento/i.
   - Tipo è il tipo di documento che si sincronizza con l'app desktop.
   
   
6. Cliccando sull'elenco a discesa Più opzioni è possibile associare il documento ad un file esistente Contatto O Venditore utilizzando gli elenchi a discesa. In Livello di privacy puoi selezionare quali altri utenti possono accedere a questo/i documento/i:
   Condiviso con negozio – Tutti gli utenti del negozio corrente hanno accesso.
   Condiviso con l'azienda – Tutti gli utenti in questo negozio e tutti i negozi dell'azienda hanno accesso.
   Documento privato – Solo tu, l'utente corrente, ha accesso. 
   
   
7. Clicca Caricare file per completare il caricamento del documento. Vedrai una finestra di dialogo di avanzamento in basso a destra dello schermo che mostrerà un segno di spunta verde per ogni documento caricato.
   
   

   Nota per gli utenti Winner Flex: Se desideri portare le fatture esistenti da un database Winner locale per conservarle nel file Flex piattaforma vedi articolo Flex Migrazione delle fatture
   
   

Dal momento che puoi usare Flex su diversi dispositivi (compresi i tablet), è utile caricare o scattare una foto e aggiungere misurazioni e note. È anche utile da usare quando sei con un cliente per abbozzare idee.

Con la funzione lavagna, puoi scrivere o disegnare qualcosa velocemente ed evidenziare il contenuto su un'immagine. Accedi al documento in un secondo momento da qualsiasi luogo tramite il file della piattaforma Flex. 
Nota: per informazioni più dettagliate sugli strumenti e su cosa fanno, vedere l'articolo Qual è la funzione lavagna?

Nella scheda documenti puoi aggiungere una nuova nota che è come un blocco note. Se aggiungi una nota nei Documenti puoi quindi assegnarla a un progetto utilizzando la scheda delle proprietà nella barra laterale. Puoi anche assegnare la nota a un contatto o a un disegno specifico. 

Una nota può anche essere aggiunta direttamente a un progetto accedendo alla scheda del documento nel progetto a cui desideri aggiungere la nota. 

Per visualizzare i documenti allegati ad un progetto specifico o alternativo:

1. Clicca la scheda Progetti , che elenca tutti i progetti sul file della piattaforma Flex.
   
   
2. Cerca per nome o numero del progetto e fai clic per aprirlo.
   
   
3. Clicca la scheda Documenti entro questa visione del progetto.
   
   
4. Questo apre il progetto e sotto l'intestazione Documenti di progetto elenca tutti i documenti allegati al progetto.
   Nota: per vedere i documenti allegati alle Varianti all'interno del progetto, fare clic sul menu a discesa sotto l'intestazione Disegni.

Nell'elenco seleziona la casella di spunta accanto a un documento per selezionarlo e vedrai una rapida anteprima nella barra laterale sulla destra dello schermo. Se clicchi sulla scheda Proprietà è possibile modificare le proprietà del documento, ad esempio modificare il file Tipo di documento che è, il suo nome e molte altre proprietà.

Per vedere tutta una vista completa del documento, fare clic su Apri nella barra degli strumenti in alto o fare clic sul nome del documento.

Una volta aperto, a seconda del tipo di documento, nella parte superiore saranno presenti dei pulsanti per la modifica rapida (es. modifica di un file PDF), la stampa e il salvataggio.

Potresti voler inviare più di un documento alla volta a un cliente tramite e-mail. È possibile farlo unendo i documenti in un unico pdf o creando un file zippato con tutti loro da scaricare e inviare al cliente:

1. Clicca la scheda Progetto e aprire il progetto contenente i documenti da inviare via email.
   
   
2. Clicca il Documenti scheda all'interno del progetto.
   
   
3. Apri la cartella dei documenti dell'alternativa contenente i documenti che desideri inviare tramite e-mail.
   
   
4. Seleziona le caselle di spunta per selezionare i documenti da inviare via e-mail, questo aprirà una barra laterale che elenca i documenti selezionati nell'ordine in cui li hai selezionati.
   Nota: è possibile selezionare documenti tra più varianti ma questi possono essere inviati solo come file .ZIP.
5. Nella barra laterale fai clic sul pulsante Altre opzioni e fai clic sul tipo di file che desideri inviare tramite e-mail Unisci in un unico PDF O Salva come ZIP.
   Nota: L'ordine in cui selezioni i documenti da unire è l'ordine in cui appariranno nel nuovo documento unito.
   
   
6. Assegna un nome al nuovo documento o file zip e fai clic Salva.
   
   
7. Questo file verrà ora visualizzato nell'elenco dei documenti.

Per vedere una visione completa del documento è possibile utilizzare il pulsante Download:

1. Fare clic sulla casella di controllo per selezionare il documento.
   Nota: non fare clic sul nome del documento poiché questo apre il documento.
   
   
2. Clicca il pulsante Scarica nella barra degli strumenti in alto.
   Nota: se si fa clic sul pulsante di download (senza selezionare un file), verranno scaricati tutti i file dall'alternativa/progetto corrente e quindi si aprirà la directory di esportazione locale. 

Il tuo browser scaricherà il file e ti consentirà di visualizzarlo nell'applicazione corretta sul tuo PC. Potresti avere più controllo per visualizzare, ingrandire e navigare nel documento in questo modo.

1. Fare clic sulla casella di controllo per selezionare il documento. 
   Nota: non fare clic sul nome del documento poiché questo apre il documento.
   
   
2. Clicca sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti in alto

Nota: Se elimini un file localmente, cioè all'interno della cartella Esporta, verrà scaricato nuovamente, invece se elimini il file sulla piattaforma Flex verrà spostato in una sottocartella di backup locale, denominata Backup/EliminatoInFlex.

Per ulteriori informazioni sull'eliminazione delle fatture, vedere Eliminazione di una fattura già stampata