Flex: Documenti

Un documento globale non è collegato a un progetto o ad un contatto. Un esempio di documento globale è, potresti voler archiviare un documento modello (con marchio aziendale) che non è collegato a un contatto o progetto, ma vuoi sempre accedervi facilmente. È anche possibile scollegare un documento da un contatto o un progetto che verrà comunque visualizzato nella scheda Documenti. C'è una casella di controllo del filtro Documenti globali che mostrerà solo i documenti non collegati in modo da potervi accedere rapidamente.

Le opzioni di filtro e ricerca vengono visualizzate in una riga nella parte superiore dello schermo e consentono di individuare i documenti.

 Qualsiasi documento può anche essere caricato direttamente tramite la piattaforma Flex. Il limite massimo per file è 50Mb. Esistono due metodi per farlo.

Metodo 1: allegare un documento al disegno di un progetto specifico

1. Clicca sull'icona Progetti nella barra di menu di sinistra e apri la schermata dell'elenco dei progetti. Apri il progetto a cui desideri aggiungere un documento.
   
   
2. Clicca sulla tab Documenti all'interno di questo progetto ed è possibile visualizzare l'elenco delle tue configurazioni.
   
   
3. Trascina e rilascia il documento sul nome del disegno a cui desideri aggiungerlo.
   
   
4. Nella finestra Carica file i campi Progetto e Design verranno precompilati in base a dove hai trascinato e rilasciato il documento. Tuttavia, questi possono essere modificati tramite l'elenco a discesa.
   
   
5. È possibile aggiungere altri documenti trascinandoli e rilasciandoli in questa finestra o facendo clic + Allega nuovo documento per navigare sul tuo computer.
   
   
6. Selezionare il tipo di documento dall'elenco a discesa.
   
   
7. Cliccando Più opzioni è possibile associare il documento a un file esistente Contatto O Venditore utilizzando gli elenchi a discesa.
   
   
8. Clicca Caricare file per completare il caricamento del documento. Vedrai una finestra di dialogo di avanzamento in basso a destra dello schermo che mostrerà un segno di spunta verde per ogni documento caricato.
   
   
9. I documenti possono essere inviati tramite e-mail
   - aprendo il disegno a cui li hai allegati
   - seleziona il/i documento/i che si desidera inviare tramite e-mail
   - clicca Invia una email sulla barra degli strumenti.
   Puoi inviare per e-mail più documenti uniti in un unico pdf o convertiti in un file .ZIP. Per ulteriori informazioni vedere la sezione in questo articolo - Unisci più documenti in un file PDF o ZIP.

Metodo 2: allegare un documento globale per uso generale

In alcuni casi potresti aver necessità che i documenti aziendali siano archiviati sulla piattaforma Flex, nel qual caso non desideri che siano associati a un progetto o disegno. Per fare questo:

1. Clicca sull'icona dei Documenti nella barra di menu di sinistra, quindi clicca il pulsante Allega nuovo documento nella barra degli strumenti in alto.
   
   
2. Cerca e seleziona i tuoi file nel tuo computer, oppure trascina e rilascia il file.
   Nota: Se desideri selezionare più di un file da caricare, tieni premuto il tasto Ctrl sulla tastiera fino a quando non hai completato la selezione.
   
   
3. Se hai navigato sul tuo computer clicca Apri.
   
   
4. Si aprirà la finestra Caricare file. Se, ad esempio, hai più file in una posizione diversa sul tuo PC che desideri caricare, puoi fare clic su +Allega nuovo documento in fondo a questa finestra e sfogliare per selezionare altri documenti. In alternativa puoi trascinare e rilasciare i file nella finestra.
   
   
5. Seleziona le restanti proprietà per questo/i documento/i:
   Nota: In caso di caricamento di più documenti, che possono avere proprietà individuali diverse, questi possono essere modificati successivamente tramite aprendo un documento e modificandone le proprietà, vedere maggiori informazioni nella sezione Apri un documento per la modifica di questo articolo.
   - Progetto: selezionare il progetto (dalla casella a discesa) a cui desideri allegare il/i documento/i.
   - Disegno: seleziona il disegno (dalla casella a discesa) a cui desideri allegare i documenti.
   - Tipo è il tipo di documento che si sincronizza con l'app desktop.
   
   
6. Cliccando sull'elenco a discesa Più opzioni è possibile associare il documento ad un file esistente Contatto O Venditore utilizzando gli elenchi a discesa. In Livello di privacy puoi selezionare quali altri utenti possono accedere a questo/i documento/i:
   Condiviso con negozio – Tutti gli utenti del negozio corrente hanno accesso.
   Condiviso con l'azienda – Tutti gli utenti in questo negozio e tutti i negozi dell'azienda hanno accesso.
   Documento privato – Solo tu, l'utente corrente, ha accesso. 
   
   
7. Clicca Caricare file per completare il caricamento del documento. Vedrai una finestra di dialogo di avanzamento in basso a destra dello schermo che mostrerà un segno di spunta verde per ogni documento caricato.
   
   

Dal momento che puoi utilizzare Flex su diversi dispositivi (compresi i tablet), è utile caricare o scattare una foto e aggiungere misurazioni e note. È anche utile da usare quando sei con un cliente per abbozzare idee.

Con la funzione lavagna, puoi scrivere o disegnare qualcosa velocemente ed evidenziare il contenuto su un'immagine. Accedi al documento in un secondo momento da qualsiasi luogo tramite la piattaforma Flex. 
Nota: per informazioni più dettagliate sugli strumenti e sulla loro funzione, vedi gli articoli correlati di seguito.

Nella scheda documenti puoi aggiungere una Nuova Nota che funge da blocco note. Se aggiungi una nota nei Documenti puoi successivamente assegnarla ad un progetto utilizzando la scheda delle proprietà nella barra laterale destra. Puoi anche assegnare la nota a un contatto o a un disegno specifico. 

Una nota può anche essere aggiunta direttamente a un progetto accedendo alla scheda del documento nel progetto a cui desideri aggiungere la nota. 

Per visualizzare i documenti allegati a un progetto o disegno specifico:

1. Clicca sull'icona dei Progetti nella barra di menu a sinistra, assicurati di essere nella vista ad elenco: elenca tutti i progetti sulla piattaforma Flex.
   
   
2. Cerca per nome o numero del progetto e fai clic per aprirlo.
   
   
3. Clicca la scheda Documenti all'interno di questa vista del progetto.
   
   
4. In questo modo si apre il progetto e sotto l'intestazione Documenti del progetto sono elencati tutti i documenti allegati al progetto.
   Nota: per vedere i documenti allegati ai disegni all'interno del progetto, fare clic sul menu a discesa nella tab Disegni.

Nell'elenco seleziona la casella di spunta accanto a un documento per selezionarlo e vedrai una rapida anteprima nella barra laterale sulla destra dello schermo. Se clicchi sulla scheda Proprietà è possibile modificare le proprietà del documento, ad esempio modificare il file Tipo di documento che è, il suo nome e molte altre proprietà.

Per vedere tutta una vista completa del documento, fare clic su Apri nella barra degli strumenti in alto o fare clic sul nome del documento.

Una volta aperto, a seconda del tipo di documento, nella parte superiore saranno presenti dei pulsanti per la modifica rapida (es. modifica di un file PDF), la stampa e il salvataggio.

Potresti voler inviare più di un documento alla volta a un cliente tramite e-mail. È possibile farlo unendo i documenti in un unico pdf o creando un file zippato contenente tutti i documenti da scaricare e inviare al cliente:

1. Clicca sull'icona dei Progetti nella barra di menu di sinistra e assicurati di essere nella vista elenco progetti. Apri il progetto contenente i documenti da inviare via email.
   
   
2. Clicca sulla tab Documenti all'interno del progetto.
   
   
3. Apri la cartella dei documenti dell'alternativa contenente i documenti che desideri inviare tramite e-mail.
   
   
4. Spunta le caselle per selezionare i documenti da inviare via e-mail, in questo modo si aprirà una barra laterale in cui sono elencati i documenti nell'ordine in cui li hai selezionati.
   Nota: è possibile selezionare documenti da più disegni ma possono essere inviati solo come file .ZIP.
5. Nella barra laterale fai clic sul pulsante Altre opzioni e fai clic sul tipo di file che desideri inviare tramite e-mail Unisci in un unico PDF O Salva come ZIP.
   Nota: L'ordine in cui selezioni i documenti da unire è l'ordine in cui appariranno nel nuovo documento unito.
   
   
6. Assegna un nome al nuovo documento o file zip e fai clic Salva.
   
   
7. Questo file verrà ora visualizzato nell'elenco dei documenti.

Per vedere una visione completa del documento è possibile utilizzare il pulsante Download:

1. Fare clic sulla casella di controllo per selezionare il documento.
   Nota: non fare clic sul nome del documento poiché questo apre il documento.
   
   
2. Clicca il pulsante Scarica nella barra degli strumenti in alto.
   Nota: Se si fa clic sul pulsante scarica (senza selezionare un file), verranno scaricati tutti i file dal disegno/progetto corrente e si aprirà la directory di esportazione locale.

Il tuo browser scaricherà il file e ti consentirà di visualizzarlo con l'applicazione corretta del tuo PC. Potresti avere più controllo per visualizzare, ingrandire e navigare nel documento in questo modo.

1. Fare clic sulla casella di controllo per selezionare il documento. 
   Nota: non fare clic sul nome del documento poiché questo apre il documento.
   
   
2. Clicca sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti in alto

Nota: Se elimini un file localmente, cioè all'interno della cartella Export, verrà scaricato nuovamente, tuttavia se elimini il file sulla Piattaforma Flex verrà spostato in una sottocartella locale di backup, denominata Backup/DeletedInFlex.

Per ulteriori informazioni sull'eliminazione delle fatture, vedi Eliminare una fattura già stampata