Flex: Documenti

Un documento globale non è collegato a un progetto o a un contatto.  Un esempio di documento globale è, potresti voler archiviare un documento modello (con il branding aziendale) che non è collegato a un contatto o a un progetto, ma che desideri sempre poter accedere facilmente. È anche possibile scollegare un documento da un contatto o progetto, e verrà comunque mostrato nella scheda documenti. C'è una casella di filtro Documenti globali che mostrerà solo i documenti scollegati così da poterli accedere rapidamente.

Le opzioni di filtro e ricerca sono mostrate in una riga nella parte superiore dello schermo, e ti aiutano a trovare i documenti.

Qualsiasi documento può essere anche caricato direttamente tramite la piattaforma Flex. Il limite massimo per file è di 50Mb. Ci sono due metodi per farlo.

Metodo 1 - allegare un documento al design di un progetto specifico

1. Clicca sull'icona Progetti nella barra del menu a sinistra e apri la vista elenco dei progetti.  Apri il progetto a cui desideri aggiungere un documento.
    
2. Clicca sulla scheda Documenti all'interno di questo progetto e verrà mostrato un elenco dei tuoi design.
    
3. Trascina e rilascia il documento sopra il nome del design a cui desideri aggiungerlo.
    
4. Nella finestra Carica file i campi Progetto e Design saranno precompilati in base a dove hai trascinato il documento.  Tuttavia questi possono essere modificati tramite l'elenco a discesa.
    
5. Altri documenti possono essere aggiunti trascinandoli e rilasciandoli in questa finestra o cliccando su +Allega nuovo documento per sfogliare il tuo computer.
    
6. Seleziona il Tipo di documento dall'elenco a discesa.
    
7. Cliccando su Altre opzioni puoi associare il documento a un Contatto o Fornitore esistente utilizzando gli elenchi a discesa.
    
8. Clicca su Carica file per completare il caricamento del documento. Vedrai una finestra di dialogo di avanzamento in basso a destra dello schermo che mostrerà un segno di spunta verde accanto a ciascun documento caricato.
    
9. Il/i documento/i possono essere inviati via email 
   - aprendo il design a cui li hai allegati
   - selezionando il/i documento/i che vuoi inviare
   - cliccando su Invia Email nella barra degli strumenti.
   Nota: l'opzione Invia Email funziona solo quando si accede a Flex tramite Winner e non tramite browser. 
   Puoi inviare più documenti uniti in un unico pdf o convertiti in un file .ZIP.  Per maggiori informazioni vedi la sezione in questo articolo - Unire più documenti in PDF o file ZIP.

Metodo 2 - allegare un documento globale per uso generale

A volte potresti aver bisogno di archiviare documenti aziendali sulla piattaforma Flex senza associarli a un progetto o un design.  Per farlo:

1. Clicca sull'icona Documenti nella barra del menu a sinistra, poi clicca sul pulsante Allega nuovo documento nella barra degli strumenti in alto.
    
2. Sfoglia il tuo computer per selezionare il/i file, o trascina e rilascia il file.
   Nota: Se vuoi selezionare più di un file da caricare tieni premuto il tasto Ctrl sulla tastiera finché non hai terminato la selezione.
    
3. Se hai sfogliato il tuo computer clicca su Apri.
    
4. Si aprirà la finestra Carica file. Se, ad esempio, hai altri file in una posizione diversa sul tuo PC che desideri caricare, puoi cliccare su +Allega nuovo documento in fondo a questa finestra e sfogliare per selezionare documenti aggiuntivi.  In alternativa puoi trascinare e rilasciare i file nella finestra.
    
5. Seleziona le restanti proprietà per questo/i documento/i:
   Nota: Nel caso di caricamento di più documenti, che potrebbero avere diverse proprietà individuali, queste possono essere modificate successivamente aprendo un documento e modificando le sue proprietà, vedi maggiori informazioni nella sezione Aprire un Documento per la Modifica di questo articolo.
   - Progetto: seleziona il progetto (dal menu a discesa) a cui desideri allegare il/i documento/i.
   - Design: seleziona il design (dal menu a discesa) a cui desideri allegare il/i documento/i.
   - Tipo è il tipo di documento che si sincronizza con la tua app desktop.
    
6. Cliccando sul menu a discesa Altre opzioni puoi associare il documento a un Contatto o Fornitore esistente utilizzando gli elenchi a discesa.  In Livello di privacy puoi selezionare quali altri utenti possono accedere a questo/i documento/i:
   Condiviso con il negozio – Tutti gli utenti nel negozio attuale hanno accesso.
   Condiviso con l'azienda – Tutti gli utenti di questo negozio e di tutti i negozi dell'azienda hanno accesso.
   Documento privato – Solo tu, l'utente attuale, hai accesso. 
    
7. Clicca su Carica file per completare il caricamento del documento. Vedrai una finestra di dialogo di avanzamento in basso a destra dello schermo che mostrerà un segno di spunta verde accanto a ciascun documento caricato.
    

Poiché puoi usare Flex su diversi dispositivi (inclusi tablet), è utile caricare o scattare una foto e aggiungere misurazioni e note.  È anche utile da usare quando sei con un cliente per abbozzare idee.

Con la funzione lavagna, puoi scrivere o disegnare rapidamente e evidenziare contenuti su un'immagine.  Accedi al documento successivamente da qualsiasi luogo tramite la piattaforma Flex. 
Nota: per informazioni più dettagliate sugli strumenti e sulle loro funzioni, vedi gli articoli correlati sotto.

 

Nella scheda documenti puoi aggiungere una Nuova Nota che funziona come un blocco note. Se aggiungi una nota nei Documenti puoi poi assegnarla a un progetto usando la scheda proprietà nella barra laterale destra. Puoi anche assegnare la nota a un contatto o a un design specifico. 

Una nota può anche essere aggiunta direttamente in un progetto andando nella scheda documenti del progetto a cui vuoi aggiungere la nota. 

Per visualizzare i documenti allegati a un progetto o design specifico:

1. Clicca sull'icona Progetti nella barra del menu a sinistra, assicurati di essere nella vista elenco - questa mostra tutti i progetti sulla piattaforma Flex.
    
2. Cerca per nome o numero del progetto e cliccaci sopra per aprirlo.
    
3. Clicca sulla scheda Documenti all'interno di questa vista progetto.
    
4. Questo apre il progetto e sotto l'intestazione Documenti di Progetto elenca tutti i documenti allegati al progetto.
   Nota: per vedere i documenti allegati ai Design all'interno del progetto, clicca sul menu a discesa sotto la scheda Design.

Nell'elenco seleziona la casella accanto a un documento per selezionarlo e vedrai un'anteprima rapida nella barra laterale a destra dello schermo.  Se clicchi sulla scheda Proprietà puoi modificare le proprietà del documento, ad esempio cambiare il Tipo di documento, il suo nome e molte altre proprietà.

Per vedere la visualizzazione completa del documento, clicca sul pulsante Apri nella barra degli strumenti in alto, oppure clicca sul nome del documento.

Una volta aperto, a seconda del tipo di documento, ci saranno alcuni controlli in alto per la modifica rapida (ad esempio la modifica di un file PDF), la stampa e il salvataggio.

 

Potresti voler inviare più di un documento alla volta a un cliente tramite email.  È possibile farlo unendo i documenti in un unico pdf o creando un file zip con tutti i documenti da scaricare e inviare al cliente:

1. Clicca sull'icona Progetti nella barra del menu a sinistra e assicurati di essere nella vista elenco progetti.  Apri il progetto che contiene i documenti da inviare via email.
    
2. Clicca sulla scheda Documenti all'interno del progetto.
    
3. Apri la cartella dei documenti del design che contiene i documenti che desideri inviare via email.
    
4. Seleziona le caselle per selezionare i documenti da inviare via email, questo aprirà una barra laterale che elenca i documenti selezionati nell'ordine in cui li hai selezionati.
   Nota: è possibile selezionare documenti da più di un design ma questi possono essere inviati solo come file .ZIP.
5. Nella barra laterale clicca sul pulsante altre opzioni e clicca sul tipo di file che vuoi inviare - Unisci in un unico PDF oppure Salva come ZIP.
   Nota: L'ordine in cui selezioni i documenti da unire è l'ordine in cui appariranno nel nuovo documento unito.
    
6. Dai un nome al nuovo documento o file zip e clicca su Salva.
    
7. Questo file ora apparirà nell'elenco dei documenti.

Per visualizzare il documento completo puoi usare il pulsante Scarica:

1. Clicca la casella per selezionare il documento.
   Nota: non cliccare sul nome del documento poiché questo apre il documento.
    
2. Clicca sul pulsante Scarica nella barra degli strumenti in alto.
   Nota: Se clicchi sul pulsante scarica (senza selezionare un file) verranno scaricati tutti i file dal Design/Progetto attuale e poi si aprirà la Directory di Esportazione locale. 

Il tuo browser scaricherà il file e ti permetterà di visualizzarlo nell'applicazione corretta sul tuo PC. Potresti avere più controllo per visualizzare, zoomare e navigare nel documento in questo modo.

1. Clicca la casella per selezionare il documento. 
   Nota: non cliccare sul nome del documento poiché questo apre il documento.
    
2. Clicca sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti in alto

Nota: Se elimini un file localmente, cioè all'interno della cartella Export, verrà scaricato nuovamente, tuttavia se elimini il file sulla piattaforma Flex verrà spostato in una sottocartella di backup locale, chiamata Backup/DeletedInFlex.

Per ulteriori informazioni sull'eliminazione delle fatture vedi Eliminazione di una fattura già stampata