Flex Cloud: Area amministrativa

Ci sono 2 schede in questa prima vista:

 

Scheda Azienda

Le principali informazioni sull'azienda possono essere modificate qui, inclusi il nome dell'azienda, l'indirizzo e i dettagli di contatto. 

Scheda Impostazioni

Sono presenti 4 aree a discesa:

1. Valuta: È possibile modificare le impostazioni della valuta, impostare una valuta predefinita.
    
2. Logo: puoi caricare il logo dell'azienda. 
    
3. Impostazioni di sicurezza: Limita l'accesso a uno o più indirizzi IP specifici. Gli amministratori di sistema possono accedere da qualsiasi luogo.

Per accedere fare clic sull'ingranaggio delle impostazioni in alto a destra della piattaforma Flex e, sotto Area amministrativa a sinistra, seleziona Negozi.

Qui puoi creare un nuovo negozio o attivare un negozio eliminato. Cliccando sulla riga del negozio è possibile visualizzare i dettagli del negozio, ad esempio indirizzo, email, utenti assegnati.

All'interno di un'azienda si può avere più di 1 negozio. Leggere anche Creazione del primo negozio e Come posso modificare le impostazioni del mio negozio? 

 

Per accedere cliccare sull'icona a forma di ingranaggio delle impostazioni nella parte inferiore della barra di menu di sinistra e, in Area amministrativa selezionare Utenti.

La pagina Utenti mostra un elenco di tutti gli utenti ed i loro indirizzi e-mail, insieme alle autorizzazioni impostate per ogni negozio. In questa visualizzazione ad elenco è possibile fare clic sull'intestazione di una colonna per modificare l'ordinamento dell'elenco.

È possibile esportare l'elenco degli utenti come file CSV facendo clic in alto a destra nella pagina Utenti. 

Nota per gli utenti Winner Flex: con la sincronizzazione abilitata in Flex i ruoli vengono sincronizzati dal software desktop alla piattaforma Flex. Tutti i profili sono visibili all'interno della piattaforma Flex, tuttavia dovrai tornare all'app desktop Winner per impostare eventuali nuovi ruoli. Vedi Creare/modificare di un ruolo per maggiori informazioni.

Creare un nuovo utente

1. Fai clic sul pulsante nella barra degli strumenti in alto per creare un nuovo utente.
    
2. Inserisci i dettagli per il titolo, il nome (incluse le iniziali altrimenti i dati non appariranno nel campo Nostro riferimento) e i dettagli di contatto.
   Nota: Fai attenzione quando inserisci l'indirizzo e-mail, questo verrà utilizzato per ricevere l'e-mail di registrazione Flex. Il nuovo utente dovrà seguire le istruzioni sull'e-mail per attivare il proprio account.

Modificare un utente

1. Fare clic su un nome utente esistente per visualizzare le informazioni sull'utente e modificarle.
   Oppure
    
2. Fai clic tra il nome utente e l'e-mail per selezionare la riga.
    
3. Clicca Modifica l'utente nella barra degli strumenti in alto per visualizzare e modificare i dettagli dell'utente. 
    

Disattivare un utente
 

Fai clic tra il nome utente e l'e-mail per selezionare la riga.
Clicca Disabilita l'utente nella barra degli strumenti in alto per disabilitare l'utente. Questo impedirà all'utente di accedere alla piattaforma Flex o all'app desktop. Un utente disabilitato avrà alcuni campi di testo nell'elenco utenti scritti in grigio chiaro. Verrà anche visualizzato il pulsante Abilita utente se l'utente è stato in precedenza disabilitato. L'applicazione della modifica dello status potrebbe richiedere fino a 5 minuti di tempo. 

 

Inviare nuovamente l'invito
 

Fai clic tra il nome utente e l'e-mail per selezionare la riga.
Clicca Invia di nuovo l'invito per inviare nuovamente l'e-mail di invito all'account utente Flex. E' possibile farlo nel caso in cui l'invito non sia stato ricevuto correttamente.

 

Eliminare un utente

1. Fai clic tra il nome utente e l'e-mail per selezionare la riga.
   
    
2. Clicca il pulsante Elimina utente dall'icona nella barra degli strumenti in alto.
   Nota: Se elimini un utente inattivo/in attesa di attivazione, questa sarà un'eliminazione permanente. Se elimini un utente attivo l'eliminazione sarà parziale, ciò vuol dire che se ricrei un altro utente con la stessa e-mail, l'utente verrà riattivato esattamente com'era.
   
    

Ruoli utente è il luogo in cui crei i gruppi che definiscono i ruoli per gli utenti della piattaforma Flex. Ad esempio, un venditore e un manager necessitano diversi tipi di accesso. Vedi anche Creare/modificare un ruolo utente

Per accedere clicca su Impostazioni nella parte inferiore della barra di menu di sinistra nella piattaforma Flex e, sotto Area amministrativa, seleziona Ruoli utente.

Creare un nuovo ruolo utente
 

1. Clicca su Crea nuovo ruolo nella barra degli strumenti in alto per iniziare.
    
2. Inserisci nel campo Nome del ruolo un nome riconoscibile.
    
3. Seleziona a quali sezioni della piattaforma Flex questo ruolo utente fornisce accesso. Le principali aree sono:
   - Contatti, selezionando questa casella vi sono le opzioni Può vedere o Può modificare
   - Progetti, selezionando questa casella vi sono le opzioni Può vedere o Può modificare
   - Progetti di altri utenti, selezionando questa casella vi sono le opzioni Può vedere o Può modificare
   - Documenti, selezionando questa casella vi sono le opzioni Può vedere o Può modificare
   - Report
   - Gestione negozio
   - Registri di utilizzo
   - Nota per gli utenti Winner Flex: Flex supporta sia i ruoli di sicurezza predefiniti impostati nell'app desktop Winner sia quelli creati appositamente dall'amministratore. Questi possono quindi essere selezionati, se necessario, spuntando la casella Winner Design e selezionando dal campo a discesa. Per ulteriori informazioni, vedi Creare/modificare un ruolo Winner.
    
4. Clicca l'icona Salva ruolo.
   Nota: Per limitare l'accesso ad un componente, lasciare la casella deselezionata.
    

Modificare i ruoli utente

1. Fai clic una volta sul nome di un ruolo utente per aprirlo
   Oppure
2. Seleziona la riga facendo clic a lato del nome del ruolo utente e vedrai una barra laterale con un elenco dei diritti di accesso per quel ruolo utente.
    
3. Se desideri vedere maggiori informazioni e modificare i permessi, seleziona la riga cliccando a lato del nome del ruolo utente e clicca sul pulsante Modifica ruolo sulla barra degli strumenti in alto.
    

Assegnazione degli utenti ad un ruolo utente

Una volta creato almeno 1 ruolo utente:

1. Vai all'icona dell'ingranaggio delle impostazioni nella parte inferiore della barra dei menu a sinistra e, sotto Area amministrativa, seleziona Utenti.
    
2. In questo elenco di utenti, se fai clic sotto la colonna del negozio pertinente, è presente una casella a discesa, che per impostazione predefinita è Tutti i diritti, utilizzala per selezionare un ruolo utente per un utente.
    
3. Ogni negozio ha una colonna in modo che un utente possa avere ruoli utente diversi in negozi diversi.
   Per ulteriori informazioni vedi Come assegnare ruoli agli utenti in Flex
    

Per accedere clicca sull'ingranaggio delle Impostazioni nella parte inferiore della barra di menu di sinistra nella piattaforma Flex e, sotto Area amministrativa, seleziona Regole per l'intervallo di numeri.

Una regola per l'intervallo numerico è un'impostazione per pagamenti, progetti, contatti o fatture. Una regola definisce come verranno numerati i nuovi pagamenti, progetti, contatti e fatture in Flex.

È utile impostare queste regole all'inizio dell'utilizzo di Flex in modo che i numeri degli ordini e delle fatture possano seguire gli ordini e le fatture esistenti. Si può decidere di avere negozi diversi con regole per gli intervalli diverse.
Per istruzioni dettagliate su come Creare, Modificare e Eliminare una regola clicca qui.

 

Per accedere clicca sull'ingranaggio delle impostazioni nella parte inferiore della barra dei menu di sinistra nella piattaforma Flex e, sotto Area amministrativa, seleziona Impostazioni personalizzate.

I campi personalizzati possono essere utilizzati per acquisire informazioni aggiuntive non già integrate nella piattaforma Flex, per contatti, progetti e progettazioni. Quando si aggiunge un campo, questo sarà disponibile per tutti i contatti, progetti o disegni. Ad esempio, si può sempre voler acquisire informazioni speciali su un contatto ma non ci sono caselle disponibili in Flex di default. È necessario utilizzare un campo personalizzato per memorizzare tali informazioni.

La vista principale è suddivisa in 3 categorie a discesa: Contatti, Progetti e Disegni.

Creare un campo personalizzato

1. Fare clic su + Aggiungi campo personalizzato nel relativo menu a discesa.
    
2. Nella prima colonna digitare un nome per il campo.
    
3. Nella colonna Tipo selezionare un tipo tra;
   Campo testo: l'input è una casella di testo che accetta lettere e numeri
   Casella di spunta: l'input è una casella di controllo (per impostazione predefinita non è spuntata)
   Campo data: l'input è una data (con un calendario a scomparsa)
    
4. Clicca il Salva campi personalizzati pulsante sulla barra degli strumenti in alto.

Eliminare un campo personalizzato
Per eliminare un campo personalizzato esistente, fare semplicemente clic sull'icona del cestino sulla riga pertinente.

 

Per accedere clicca sull'ingranaggio delle Impostazioni nella parte inferiore della barra di menu di sinistra nella piattaforma Flex e, sotto Area amministrativa, seleziona Blocchi.

In questo modo verrà mostrato un elenco di tutti i progetti che sono attualmente bloccati, il che significa che il progetto è aperto per la modifica da un altro computer. Vedi Quando viene bloccato un progetto?

Per informazioni su come sbloccare i progetti vedi Flex: sblocca un progetto e l'alternativa

Licenze: Per informazioni dettagliate vedi l'articolo Flex: Gestire le licenze

 

Licenze utente: Per informazioni dettagliate vedi l'articolo Flex: Gestire le licenze

 

Registro di utilizzo: Per informazioni dettagliate vedi l'articolo Flex: Registro di utilizzo