Flex: Contacts

L'icône Contacts répertorie tous les contacts utilisés dans l'entreprise/boutique actuelle (si votre entreprise possède plus d'une boutique). Ils sont synchronisés avec les contacts et les projets de votre application de bureau.

Votre nom d'utilisateur peut être attribué à plus d'une boutique, vous pouvez modifier la boutique avec laquelle vous travaillez en cliquant sur votre nom d'utilisateur en haut à droite pour voir le menu utilisateur.

Un contact peut être un client ou un fournisseur. Pour savoir comment ajouter un contact principal pour une boutique, veuillez consulter les articles connexes ci-dessous.

Vous pouvez ouvrir un projet à partir du contact ou directement sur l'onglet projet. Utilisez l'icône de filtre pour vous aider à gérer cette liste. Pour plus d’informations, consultez les articles connexes ci-dessous. De plus, un contact peut avoir plus d'une personne de contact qui lui est liée.

Cliquer sur un contact pour le sélectionner et voir un aperçu des détails dans la barre latérale à droite. Cliquer sur Détails du contact dans la barre d'outils pour voir toutes les informations et apporter des modifications.

 

Il y a un accès rapide, sur la barre d'outils supérieure, pour créer un Nouveau contact.

Onglets de contacts

Il y a 2 onglets en haut de l'écran Contacts;

Les clients – Tous les clients sur tous les projets. 

Fournisseurs – Tous les fournisseurs sur tous les projets.

1. Cliquez sur Nouveau contact dans la barre d'outils supérieure (sur Contacts ou Tableau de bord).
   
    
2. Sélectionnez le type de contact (la valeur par défaut est Client) et s'il s'agit d'un particulier ou d'une entreprise (la valeur par défaut est privée). Si vous sélectionnez une entreprise, vous voyez des cases supplémentaires pour le nom de l'entreprise, l'e-mail et le téléphone.
   
    
3. Complétez les coordonnées si nécessaire.
   
    
4. Cliquez sur Enregistrer le contact dans la barre d'outils avant de pouvoir continuer.
   
    
5. Une fois enregistré, vous pouvez parcourir les onglets supplémentaires expliqués dans la section de cet article Modifier les coordonnées.
   
    

Pour modifier les détails du contact, cochez la case pour sélectionner un contact, puis cliquez sur Détails du contact dans la barre d'outils supérieure, ou cliquez simplement sur le nom ou le numéro du contact. Toutes ces actions ouvriront le contact et vous verrez 5 onglets :
Remarque: lors de la création d'un nouveau contact, ces onglets s'affichent automatiquement.

 

Onglet Général

Affiche le nom, le titre du poste et les coordonnées.

Onglet Informations Complémentaires

Affiche le numéro de contact généré automatiquement (selon vos règles de tranche de numéros). Cet onglet comporte 3 sections :

1. Informations sur la société répertorie le numéro de contact et vous pouvez ajouter une référence externe, le propriétaire du contact et le numéro de TVA. Note: Le propriétaire du contact ne peut être modifié que par un utilisateur administrateur système
   
    
2. Contacter des personnes répertorie au moins 1 contact (le même que sur l'onglet Général) mais vous pouvez ajouter des personnes supplémentaires ici. Cliquez sur +Ajouter un contact supplémentaire en option et un formulaire contextuel vous sera présenté pour compléter un ensemble supplémentaire de détails de nom et d'adresse.
   
    
3. Informations Complémentaires, dans l'onglet Informations complémentaires, contient plusieurs options:

• Groupe de clients vous permet de choisir une sélection pour ce contact.
• Le Type de contact est important. Il définira si votre contact est un client, un fournisseur, un architecte ou un entrepreneur et affectera donc l'onglet de Contacts sous lequel il apparaîtra. .
• Statut peut être sélectionné comme actif ou inactif. Les filtres peuvent fonctionner sur le statut pour vous aider à localiser les contacts.
• Les notifications de la lettre d'information vous permettent de choisir si des courriels de marketing doivent être envoyés à ce contact.
• Informations supplémentaires est une section pour saisir tout ce que vous pourriez avoir besoin de savoir sur ce contact.

Onglet Termes

Synchronise les termes avec l'application de bureau. Vous pouvez définir la remise, la livraison, les conditions de paiement, etc. Ces termes sont utilisés lors de la création d'autres documents dans l'application de bureau.

Onglet Les champs personnalisés

Affiche tous les champs qui ont été ajoutés dans paramètres de l'entreprise . Vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour capturer et stocker des informations qui ne disposent pas de champs dans le modèle par défaut. Pour plus d’informations, consultez les articles connexes ci-dessous.  

Onglet Documents

Affiche un aperçu rapide de tous les documents joints à ce contact. Les documents seront affichés dans une hiérarchie relative au nom de l'espace et au nom alternatif. Ils sont ensuite affichés dans leurs types de documents, tels que les documents graphiques pour les plans, les documents de vente, les commandes fournisseurs ou les factures. Les documents créés dans l'application de bureau verront leur type de document défini automatiquement.

Cliquer sur un nom de document pour le sélectionner, puis consulter les autres options de la barre d'outils supérieure. Ces options sont les mêmes lorsque vous travaillez avec un document dans les contacts, dans les projets ou sur l'onglet Documents.

Pour plus d'informations voir l'article Documents.


 

Vous pouvez supprimer des contacts en cochant la ou les cases à côté de N° de contact. et en cliquant sur l'icône Effacer le contact dans la barre d'outils.

Note: S'il existe des projets liés au(x) contact(s) que vous supprimez, vous verrez le message d'avertissement suivant:

 

Si vous cliquez OK le contact ne sera pas supprimé mais deviendra inactif. IMPORTANT: le contact peut avoir un projet qui lui est associé par un autre utilisateur ou boutique, en rendant le contact inactif son projet ne sera pas visible non plus. Pour voir les projets des clients inactifs, vous devez cocher la case filtre Clients inactifs.