Flex: Dokumente

Ein globales Dokument ist nicht mit einem Projekt oder Kontakt verknüpft. Ein Beispiel für ein globales Dokument ist ein Vorlagedokument (mit Firmenlogo), das nicht mit einem Kontakt oder Projekt verknüpft ist, auf das Sie aber immer leicht zugreifen können möchten. Es ist auch möglich, die Verknüpfung eines Dokuments mit einem Kontakt oder einem Projekt aufzuheben, wobei das Dokument weiterhin im Reiter Dokumente angezeigt wird. Mit dem Filter Globale Dokumente werden nur nicht verknüpfte Dokumente angezeigt, sodass Sie schnell darauf zugreifen können.

Die Filter- und Suchoptionen werden in einer Reihe am oberen Rand des Bildschirms angezeigt und helfen Ihnen, Dokumente zu finden.

 Alle Dokumente können auch direkt über die Flex-Plattform hochgeladen werden. Die Höchstgrenze pro Datei beträgt 50 MB. Hierfür gibt es zwei Methoden.

Methode 1 - Anhängen eines Dokuments an das Design eines bestimmten Projekts

1. Klicken Sie auf das Symbol Projekte in der linken Menüleiste und öffnen Sie die Projektlistenansicht. Öffnen Sie das Projekt, dem Sie ein Dokument hinzufügen möchten.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente in diesem Projekt, um eine Liste Ihrer Designs zu sehen.
   
   
3. Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop über den Namen des Designs, zu dem Sie es hinzufügen möchten.
   
   
4. Im Fenster Dateien hochladen werden die Felder Projekt und Design vorausgefüllt, je nachdem, wohin Sie das Dokument gezogen und abgelegt haben. Diese können jedoch über die Dropdown-Liste geändert werden.
   
   
5. Weitere Dokumente können durch Drag und Drop in dieses Fenster oder durch Klicken auf +Neues Dokument hinzufügen hinzugefügt werden, um Ihren Computer zu durchsuchen.
   
   
6. Wählen Sie den Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste aus.
   
   
7. Wenn Sie auf Weitere Optionen klicken, können Sie das Dokument mithilfe der Dropdown-Listen mit einem vorhandenen Kontakt oder Lieferanten verknüpfen.
   
   
8. Klicken Sie auf Datei hochladen um den Dokumenten-Upload abzuschließen. Unten rechts auf dem Bildschirm wird ein Fortschrittsdialogfeld angezeigt, in dem jedes hochgeladene Dokument mit einem grünen Häkchen versehen ist.
   
   
9. Das/die Dokument(e) kann/können per E-Mail versandt werden in dem Sie
   - Öffnen Sie das Design, an das Sie sie angehängt haben
   - kreuzen Sie das/die Dokument(e) an, das/die Sie per E-Mail versenden möchten
   - klicken Sie auf E-Mail senden in der Symbolleiste.
   Sie können mehrere Dokumente per E-Mail versenden, die zu einem PDF-Dokument zusammengeführt oder in eine ZIP-Datei konvertiert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt in diesem Artikel - Zusammenführen mehrerer Dokumente in eine PDF- oder ZIP-Datei.

Möglichkeit 2 – Anhängen eines globalen Dokuments zur allgemeinen Verwendung

Gelegentlich kann es vorkommen, dass Unternehmensdokumente auf der Flex-Plattform gespeichert werden müssen, ohne dass sie mit einem Projekt oder Design in Verbindung gebracht werden sollen. Gehen Sie hier wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Symbol Dokumente in der linken Menüleiste und dann auf die Schaltfläche Neues Dokument hinzufügen in der oberen Symbolleiste.
   
   
2. Durchsuchen Sie Ihren Computer, um Ihre Datei(en) auszuwählen, oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop.
   Hinweis: Wenn Sie mehr als eine Datei zum Hochladen auswählen möchten, halten Sie die Strg-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt, bis Sie mit der Auswahl fertig sind.
   
   
3. Wenn Sie Ihren Computer durchsucht haben klicken Sie auf Öffnen.
   
   
4. Das Fenster Datei hochladen öffnet sich. Wenn Sie z. B. weitere Dateien an einem anderen Ort auf Ihrem PC haben, die Sie hochladen möchten, können Sie auf +Neues Dokument hinzufügen am Fuß dieses Fensters klicken und weitere Dokumente auswählen. Alternativ können Sie Dateien per Drag & Drop in das Fenster ziehen.
   
   
5. Wählen Sie die verbleibenden Eigenschaften für dieses Dokument bzw. diese Dokumente aus:
   Hinweis: Wenn Sie mehrere Dokumente hochladen, die möglicherweise unterschiedliche individuelle Eigenschaften haben, können Sie diese später ändern, indem Sie ein Dokument öffnen und seine Eigenschaften bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Öffnen eines Dokuments zur Bearbeitung in diesem Artikel.
   - Projekt: Wählen Sie das Projekt (aus dem Dropdown-Menü) aus, an das Sie das/die Dokument(e) anhängen möchten.
   - Design: Wählen Sie (aus dem Dropdown-Menü) das Design aus, an das Sie das/die Dokument(e) anhängen möchten.
   - Typ ist der Dokumenttyp, der mit Ihrer Desktop-App synchronisiert wird.
   
   
6. Klicken Sie auf das Dropdown Weitere Optionen, um das Dokument mit einem bestehenden Kontakt oder Lieferanten zu verknüpfen, indem Sie die Dropdown-Listen verwenden. Unter Zugriffberechtigung können Sie festlegen, welche anderen Benutzer auf dieses Dokument bzw. diese Dokumente zugreifen können:
   Nur Benutzer in diesem Shop – Alle Benutzer im aktuellen Shop haben Zugriff.
   Jeder(Benutzer im gesamten Unternehmen) – Alle Benutzer in diesem Shop und in allen Firmenshops haben Zugriff.
   Privates Dokument – Nur Sie, der aktuelle Benutzer, haben Zugriff. 
   
   
7. Klicken Sie auf Datei hochladen um den Dokumenten-Upload abzuschließen. Unten rechts auf dem Bildschirm wird ein Fortschrittsdialogfeld angezeigt, in dem jedes hochgeladene Dokument mit einem grünen Häkchen versehen ist.
   
   

Da Sie Flex auf verschiedenen Geräten (einschließlich Tablet-Geräten) verwenden können, ist es hilfreich, ein Foto hochzuladen oder aufzunehmen und Maße und Notizen hinzuzufügen. Es ist auch nützlich, wenn Sie bei einem Kunden sind, um Ideen zu skizzieren.

Mit der Whiteboard-Funktion können Sie schnell etwas schreiben oder zeichnen und Inhalte auf einem Bild markieren. Über die Flex-Plattform können Sie später von überall auf das Dokument zugreifen. 
Hinweis: Ausführlichere Informationen zu den Werkzeugen und ihren Funktionen finden Sie in den nachstehenden verwandten Artikeln.

Auf der Registerkarte „Dokumente“ können Sie eine neue Notiz hinzufügen, die einem Notizblock ähnelt. Wenn Sie in den Dokumenten eine Notiz hinzufügen, können Sie diese anschließend über die Registerkarte „Eigenschaften“ in der rechten Seitenleiste einem Projekt zuordnen. Sie können die Notiz auch einem Kontakt oder einem bestimmten Design zuordnen. 

Eine Notiz kann auch direkt in ein Projekt eingefügt werden, indem Sie auf die Registerkarte "Dokument" des Projekts gehen, dem Sie die Notiz hinzufügen möchten. 

So zeigen Sie Dokumente an, die einem bestimmten Projekt oder Design angehängt: sind

1. Klicken Sie auf das Symbol Projekte in der linken Menüleiste. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Listenansicht befinden, in der alle Projekte auf der Flex-Plattform aufgelistet sind.
   
   
2. Suchen Sie nach dem Namen oder der Nummer des Projekts und klicken Sie darauf, um es zu öffnen.
   
   
3. Klicken Sie in dieser Projektansicht auf die Registerkarte Dokumente.
   
   
4. Dadurch wird das Projekt geöffnet und unter der Überschrift Projektdokumente werden alle an das Projekt angehängten Dokumente aufgelistet.
   Hinweis: Um die Dokumente anzuzeigen, die dem Design (den Designs) innerhalb des Projekts beigefügt sind, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter der Registerkarte Designs.

Markieren Sie in der Liste das Kästchen neben einem Dokument, um es auszuwählen. In der Seitenleiste auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie eine kurze Vorschau. Wenn Sie auf den Reiter Eigenschaften klicken, können Sie die Eigenschaften des Dokuments ändern, z. B. die Art des Dokuments, seinen Namen und viele andere Eigenschaften.

Um eine Vollansicht des Dokuments zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der oberen Symbolleiste oder auf den Namen des Dokuments.

Sobald das Dokument geöffnet ist, gibt es je nach Dokumententyp oben einige Steuerelemente für die schnelle Bearbeitung (z. B. Bearbeitung einer PDF-Datei), das Drucken und das Speichern.

Möglicherweise möchten Sie mehr als ein Dokument auf einmal per E-Mail an einen Kunden senden. Dies ist möglich, indem man entweder die Dokumente in einem einzigen PDF zusammenfasst oder eine gezippte Datei mit allen Dokumenten zum Herunterladen und Versenden an den Kunden erstellt:

1. Klicken Sie auf das Symbol Projekte in der linken Menüleiste und stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Projektlistenansicht befinden. Öffnen Sie das Projekt, das die per E-Mail zu versendenden Dokumente enthält.
   
   
2. Klicken Sie im Projekt auf die Registerkarte Dokumente.
   
   
3. Öffnen Sie den Dokumentenordner der Alternative, die die Dokumente enthält, die Sie per E-Mail versenden möchten.
   
   
4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Dokumente auszuwählen, die per E-Mail versendet werden sollen. Dadurch wird eine Seitenleiste geöffnet, in der die ausgewählten Dokumente in der Reihenfolge aufgeführt sind, in der Sie sie ausgewählt haben.
   Hinweis: Es ist möglich, Dokumente aus mehreren Designs auszuwählen, diese können jedoch nur als ZIP-Datei gesendet werden.
5. Klicken Sie in der Seitenleiste auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“. und klicken Sie auf den Dateityp, den Sie per E-Mail versenden möchten – entweder In einer PDF zusammenführen oder Als ZIP speichern.
   Hinweis: Die Reihenfolge, in der Sie die zusammenzuführenden Dokumente auswählen, ist die Reihenfolge, in der sie im neuen zusammengeführten Dokument erscheinen werden.
   
   
6. Geben Sie dem neuen Dokument oder der ZIP-Datei einen Namen und klicken Sie Speichern.
   
   
7. Diese Datei erscheint nun in der Dokumentenliste.

Um eine Vollansicht des Dokuments zu sehen, können Sie die Schaltfläche Download verwenden:

1. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um das Dokument auszuwählen.
   Hinweis: Klicken Sie nicht auf den Dokumentennamen, da dies das Dokument öffnet.
   
   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Download in der oberen Symbolleiste.
   Hinweis: Wenn Sie auf die Schaltfläche Download klicken (ohne eine Datei auszuwählen), werden alle Dateien aus dem aktuellen Design/Projekt heruntergeladen und dann das lokale Exportverzeichnis geöffnet.

Ihr Browser lädt die Datei herunter und ermöglicht es Ihnen, sie in der richtigen Anwendung auf Ihrem PC anzuzeigen. So haben Sie mehr Kontrolle über die Anzeige, den Zoom und die Navigation im Dokument.

1. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um das Dokument auszuwählen. 
   Hinweis: Klicken Sie nicht auf den Dokumentennamen, da dies das Dokument öffnet.
   
   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der oberen Symbolleiste

Hinweis: Wenn Sie eine Datei lokal löschen, also im Exportordner, wird sie erneut heruntergeladen. Wenn Sie die Datei jedoch auf der Flex-Plattform löschen, wird sie lokal in einen Backup-Unterordner mit dem Namen Backup/GelöschtInFlex verschoben.

Weitere Informationen zum Löschen von Rechnungen finden Sie unter Löschen einer bereits gedruckten Rechnung