Flex: Dokumente

Ein globales Dokument ist nicht mit einem Projekt oder Kontakt verknüpft. Ein Beispiel für ein globales Dokument ist, dass Sie ein Vorlagendokument (mit Firmenbranding) speichern möchten, das nicht mit einem Kontakt oder Projekt verknüpft ist, auf das Sie jedoch immer leicht zugreifen möchten. Es ist auch möglich, ein Dokument von einem Kontakt oder Projekt zu entkoppeln, und es wird weiterhin auf der Registerkarte Dokumente angezeigt. Es gibt ein Filter-Kontrollkästchen Globale Dokumente, das nur nicht verknüpfte Dokumente anzeigt, sodass Sie schnell darauf zugreifen können.

Filter- und Suchoptionen werden in einer Zeile oben auf dem Bildschirm angezeigt und helfen Ihnen, Dokumente zu finden.

Jedes Dokument kann auch direkt über die Flex-Plattform hochgeladen werden. Das maximale Limit pro Datei beträgt 50 MB. Es gibt zwei Methoden dafür.

Methode 1 – Ein Dokument an das Design eines bestimmten Projekts anhängen

1. Klicken Sie auf das Projekte-Symbol in der linken Menüleiste und öffnen Sie die Projektlistenansicht. Öffnen Sie das Projekt, dem Sie ein Dokument hinzufügen möchten.
    
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente innerhalb dieses Projekts und eine Liste Ihrer Designs wird angezeigt.
    
3. Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop über den Namen des Designs, dem Sie es hinzufügen möchten.
    
4. Im Fenster Dateien hochladen sind die Felder Projekt und Design basierend darauf, wohin Sie das Dokument gezogen haben, vorausgefüllt. Diese können jedoch über die Dropdown-Liste geändert werden.
    
5. Weitere Dokumente können hinzugefügt werden, indem Sie sie in dieses Fenster ziehen und ablegen oder auf +Neues Dokument anhängen klicken, um Ihren Computer zu durchsuchen.
    
6. Wählen Sie den Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste aus.
    
7. Durch Klicken auf Weitere Optionen können Sie das Dokument einem bestehenden Kontakt oder Lieferanten mithilfe der Dropdown-Listen zuordnen.
    
8. Klicken Sie auf Dateien hochladen, um den Upload des Dokuments abzuschließen. Unten rechts auf Ihrem Bildschirm wird ein Fortschrittsdialogfeld angezeigt, das bei jedem hochgeladenen Dokument ein grünes Häkchen anzeigt.
    
9. Das/die Dokument(e) können per E-Mail versendet werden,
   - indem Sie das Design öffnen, dem Sie sie angehängt haben
   - markieren Sie das/die Dokument(e), das/die Sie per E-Mail senden möchten
   - klicken Sie auf E-Mail senden in der Symbolleiste.
   Hinweis: Die Option E-Mail senden funktioniert nur beim Zugriff auf Flex über Winner und nicht im Browser.
   Sie können mehrere Dokumente zu einer PDF zusammenführen oder in eine .ZIP-Datei umwandeln und per E-Mail versenden. Für weitere Informationen siehe Abschnitt in diesem Artikel – Mehrere Dokumente zu einer PDF- oder ZIP-Datei zusammenführen.

Methode 2 – Ein globales Dokument für die allgemeine Nutzung anhängen

Manchmal müssen Firmendokumente auf der Flex-Plattform gespeichert werden, in diesem Fall möchten Sie sie nicht mit einem Projekt oder Design verknüpfen. So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie auf das Dokumente-Symbol in der linken Menüleiste und dann auf die Schaltfläche Neues Dokument anhängen in der oberen Symbolleiste.
    
2. Durchsuchen Sie Ihren Computer, um Ihre Datei(en) auszuwählen, oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop.
   Hinweis: Wenn Sie mehr als eine Datei zum Hochladen auswählen möchten, halten Sie die Strg-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt, bis Sie die Auswahl abgeschlossen haben.
    
3. Wenn Sie Ihren Computer durchsucht haben, klicken Sie auf Öffnen.
    
4. Das Fenster Dateien hochladen wird geöffnet. Wenn Sie beispielsweise weitere Dateien an einem anderen Ort auf Ihrem PC haben, die Sie hochladen möchten, können Sie unten in diesem Fenster auf +Neues Dokument anhängen klicken und weitere Dokumente auswählen. Alternativ können Sie Dateien in das Fenster ziehen und ablegen.
    
5. Wählen Sie die restlichen Eigenschaften für dieses/diese Dokument(e) aus:
   Hinweis: Beim Hochladen mehrerer Dokumente, die unterschiedliche Eigenschaften haben können, können diese später durch Öffnen eines Dokuments und Bearbeiten seiner Eigenschaften geändert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Ein Dokument zur Bearbeitung öffnen in diesem Artikel.
   - Projekt: Wählen Sie das Projekt (aus der Dropdown-Box), dem Sie das/die Dokument(e) zuordnen möchten.
   - Design: Wählen Sie das Design (aus der Dropdown-Box), dem Sie das/die Dokument(e) zuordnen möchten.
   - Typ ist der Dokumenttyp, der mit Ihrer Desktop-App synchronisiert wird.
    
6. Klicken Sie auf das Weitere Optionen-Dropdown, um das Dokument einem bestehenden Kontakt oder Lieferanten mithilfe der Dropdown-Listen zuzuordnen. Unter Datenschutzstufe können Sie auswählen, welche anderen Benutzer auf dieses/diese Dokument(e) zugreifen können:
   Mit Shop teilen – Alle Benutzer im aktuellen Shop haben Zugriff.
   Mit Unternehmen teilen – Alle Benutzer in diesem Shop und allen Unternehmensshops haben Zugriff.
   Privates Dokument – Nur Sie, der aktuelle Benutzer, haben Zugriff.
    
7. Klicken Sie auf Dateien hochladen, um den Upload des Dokuments abzuschließen. Unten rechts auf Ihrem Bildschirm wird ein Fortschrittsdialogfeld angezeigt, das bei jedem hochgeladenen Dokument ein grünes Häkchen anzeigt.
    

Da Sie Flex auf verschiedenen Geräten (einschließlich Tablets) verwenden können, ist es hilfreich, ein Foto zu laden oder zu machen und Maße sowie Notizen hinzuzufügen. Es ist auch nützlich, wenn Sie mit einem Kunden zusammen sind, um Ideen zu skizzieren.

Mit der Whiteboard-Funktion können Sie schnell etwas schreiben oder zeichnen und Inhalte auf einem Bild hervorheben. Später können Sie überall über die Flex-Plattform auf das Dokument zugreifen.
Hinweis: Für detaillierte Informationen zu den Werkzeugen und deren Funktionen siehe Verwandte Artikel unten.

 

In der Registerkarte Dokumente können Sie eine Neue Notiz hinzufügen, die wie ein Notizblock ist. Wenn Sie eine Notiz in Dokumente hinzufügen, können Sie sie anschließend einem Projekt über die Registerkarte Eigenschaften in der rechten Seitenleiste zuweisen. Sie können die Notiz auch einem Kontakt oder einem bestimmten Design zuweisen.

Eine Notiz kann auch direkt in ein Projekt eingefügt werden, indem Sie zur Registerkarte Dokumente im gewünschten Projekt gehen.

So zeigen Sie Dokumente an, die einem bestimmten Projekt oder Design zugeordnet sind:

1. Klicken Sie auf das Projekte-Symbol in der linken Menüleiste und stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Listenansicht befinden – dies listet alle Projekte auf der Flex-Plattform auf.
    
2. Suchen Sie nach Name oder Nummer des Projekts und klicken Sie darauf, um es zu öffnen.
    
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente innerhalb dieser Projektansicht.
    
4. Dies öffnet das Projekt und unter der Überschrift Projektdokumente werden alle dem Projekt zugeordneten Dokumente aufgelistet.
   Hinweis: Um Dokumente anzuzeigen, die dem Design/die Designs innerhalb des Projekts zugeordnet sind, klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter der Registerkarte Designs.

Markieren Sie in der Liste das Kontrollkästchen neben einem Dokument, um es auszuwählen, und Sie sehen eine Schnellvorschau in der Seitenleiste auf der rechten Seite des Bildschirms. Wenn Sie auf die Registerkarte Eigenschaften klicken, können Sie die Eigenschaften des Dokuments ändern, z. B. den Typ des Dokuments, seinen Namen und viele andere Eigenschaften.

Um eine vollständige Ansicht des Dokuments zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der oberen Symbolleiste oder auf den Namen des Dokuments.

Sobald das Dokument geöffnet ist, gibt es je nach Dokumenttyp einige Schaltflächen oben für die Schnellbearbeitung (z. B. Bearbeiten einer PDF-Datei), Drucken und Speichern.

 

Sie möchten möglicherweise mehr als ein Dokument gleichzeitig an einen Kunden per E-Mail senden. Es ist möglich, dies zu tun, indem Sie entweder die Dokumente zu einer PDF zusammenführen oder eine ZIP-Datei mit allen Dokumenten erstellen, um sie herunterzuladen und an den Kunden zu senden:

1. Klicken Sie auf das Projekte-Symbol in der linken Menüleiste und stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Projektlistenansicht befinden. Öffnen Sie das Projekt, das die zu versendenden Dokumente enthält.
    
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente im Projekt.
    
3. Öffnen Sie den Dokumentenordner des Designs, das die zu versendenden Dokumente enthält.
    
4. Markieren Sie die Kontrollkästchen, um zu versendende Dokumente auszuwählen. Dadurch wird eine Seitenleiste geöffnet, in der die ausgewählten Dokumente in der Reihenfolge ihrer Auswahl aufgelistet werden.
   Hinweis: Es ist möglich, Dokumente aus mehr als einem Design auszuwählen, aber diese können nur als .ZIP-Datei versendet werden.
5. Klicken Sie in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Weitere Optionen und wählen Sie den Dateityp, den Sie per E-Mail versenden möchten – entweder Zu einer PDF zusammenfügen oder Als ZIP speichern.
   Hinweis: Die Reihenfolge, in der Sie Dokumente zum Zusammenführen auswählen, ist die Reihenfolge, in der sie im neuen zusammengeführten Dokument erscheinen.
    
6. Geben Sie dem neuen Dokument oder der ZIP-Datei einen Namen und klicken Sie auf Speichern.
    
7. Diese Datei erscheint nun in der Dokumentenliste.

Um eine vollständige Ansicht des Dokuments zu sehen, können Sie die Schaltfläche Herunterladen verwenden:

1. Markieren Sie das Kontrollkästchen, um das Dokument auszuwählen.
   Hinweis: Klicken Sie nicht auf den Dokumentnamen, da dies das Dokument öffnet.
    
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Herunterladen in der oberen Symbolleiste.
   Hinweis: Wenn Sie auf die Schaltfläche Herunterladen klicken (ohne eine Datei auszuwählen), werden alle Dateien aus dem aktuellen Design/Projekt heruntergeladen und dann das lokale Exportverzeichnis geöffnet.

Ihr Browser lädt die Datei herunter und ermöglicht es Ihnen, sie in der richtigen Anwendung auf Ihrem PC anzuzeigen. Sie haben so mehr Kontrolle über die Ansicht, das Zoomen und die Navigation im Dokument.

1. Markieren Sie das Kontrollkästchen, um das Dokument auszuwählen.
   Hinweis: Klicken Sie nicht auf den Dokumentnamen, da dies das Dokument öffnet.
    
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der oberen Symbolleiste

Hinweis: Wenn Sie eine Datei lokal, also im Export-Ordner, löschen, wird sie erneut heruntergeladen. Wenn Sie die Datei jedoch auf der Flex-Plattform löschen, wird sie lokal in einen Backup-Unterordner mit dem Namen Backup/DeletedInFlex. verschoben.

Weitere Informationen zum Löschen von Rechnungen finden Sie unter Löschen einer bereits gedruckten Rechnung