Quando cria um Project no Flex, é atribuído um número de Project. Quando é adicionado um Design, todos os ficheiros associados a esse design serão numerados da seguinte forma: número do Project - número do Space - número do Design.
Por exemplo, (34-1-1) é o número do Project 34, número do Space 1 e número do Design 1.
O Flex atribui números exclusivos a novos projects, contactos, faturas e pagamentos para facilitar a organização. Os números atribuídos podem ser personalizados usando regras de intervalos numéricos.
Explicação das regras de intervalos numéricos
Uma regra de intervalo numérico é uma definição para projects ou contactos. Uma regra define como os novos projects e contactos serão numerados no Flex.
É útil definir estas regras no início da utilização do Flex se, por exemplo, quiser ter diferentes lojas com diferentes regras de numeração.
NOTA! Estas definições estão disponíveis apenas para utilizadores administradores do sistema.
IMPORTANTE! Mesmo que a mesma regra seja criada para diferentes lojas, as lojas não podem ter projects com o mesmo número dentro de uma empresa.
Para aceder, clique na roda dentada de definiçõesna parte inferior da barra de menu à esquerda na plataforma Flex e, em Área de administração, selecione
Regras de intervalos numéricos.
Criar uma nova regra
- Na barra de ferramentas superior, clique no botão Criar nova regra de intervalo numérico.
- Introduza um nome que reconheça facilmente.
- Na caixa Classificação, selecione se esta regra é para projetos ou contactos.
- Será apresentada uma linha de caixas, mostrando todos os elementos que podem constituir uma regra. Clique numa caixa e ela será adicionada a uma nova linha. Para remover uma caixa, clique no x.
- Repita para adicionar várias caixas à sua regra. O Auto ID é substituído pelo número de ID que definir no ponto 6. Crie a regra adicionando estes campos e separadores, como os caracteres – ou _, para que o seu número seja fácil de ler.
- Em Início de Auto ID pode alterar o número. Por exemplo, se a sua documentação de encomendas antiga estava no número 2985, poderá querer que o Flex comece a contar a partir de 3000.
Se criar uma regra que mostre Ano – Nº da loja – Auto ID, então o seu primeiro número será 2022-1-3000.
Nota: Se introduzir um número em Fim de Auto ID, quando esse número for ultrapassado, surgirá uma mensagem de erro na aplicação de secretária. Se houver mais do que uma regra relacionada com o mesmo intervalo numérico (no nosso exemplo utilizámos a regra de projeto), é muito importante introduzir um número em Fim de Auto ID ou as regras vão entrar em conflito entre si.
Exemplo:
Regra de Projecto Padrão
Início do ID Automático: 1000
Fim do ID Automático: 1266
Regra de Projecto 2
Início do ID Automático: 1267
Fim do ID Automático: 1500
Atribuir uma regra a uma loja
As lojas encontram-se na área de Administração, a que se acede clicando no ícone de roda dentada de Definições na parte inferior da barra de menu do lado esquerdo na plataforma Flex.
NOTA! Estas definições estão apenas disponíveis para utilizadores administradores do sistema.
- Clique no ícone Lojas
- Selecione a Loja à qual pretende aplicar a regra e clique em Editar Loja na barra de ferramentas superior.
- Selecione o separador Intervalo Numérico.
- Clique no campo de lista pendente Contactos ou Projetos e selecione o nome da regra que pretende aplicar a esta loja.
Editar uma regra
Tal como em todas as listas no Flex, clique no nome de uma regra para ver uma pré-visualização na barra lateral do lado direito do ecrã.
Para ver mais detalhes e modificar a regra, clique em Editar Regra de Intervalo Numérico na barra de ferramentas superior.
Também pode duplicar uma regra para poupar tempo, através do ícone na barra de ferramentas superior. Depois edite a regra duplicada.
Eliminar uma regra
Uma regra pode ser eliminada selecionando-a e clicando no ícone Eliminar regra de intervalo numérico.
Nota: As regras padrão não podem ser eliminadas.