Flex: Dokumenter

Et globalt dokument er ikke koblet til et prosjekt eller en kontakt.  Et eksempel på et globalt dokument kan være at du ønsker å lagre en mal (med firmaprofilering) som ikke er koblet til en kontakt eller et prosjekt, men som du alltid vil ha enkel tilgang til. Det er også mulig å fjerne koblingen mellom et dokument og en kontakt eller et prosjekt, og det vil fortsatt vises på dokumentfanen. Det finnes en filter-avkrysningsboks Globale dokumenter som kun viser dokumenter uten kobling, slik at du raskt får tilgang til dem.

Filter- og søkealternativer vises i en rad øverst på skjermen, og hjelper deg å finne dokumenter.

Ethvert dokument kan også lastes opp direkte via Flex-plattformen. Maksimal filstørrelse per fil er 50Mb. Det finnes to metoder for å gjøre dette.

Metode 1 – legge ved et dokument til et spesifikt prosjekts design

1. Klikk på Prosjekter-ikonet i venstremenyen og åpne prosjektlisten.  Åpne prosjektet du vil legge til et dokument i.
    
2. Klikk på Dokumenter-fanen i dette prosjektet, og en liste over dine design vises.
    
3. Dra og slipp dokumentet over navnet på designet du vil legge det til.
    
4. I Last opp filer-vinduet vil feltene Prosjekt og Design være forhåndsutfylt basert på hvor du dro og slapp dokumentet.  Disse kan imidlertid endres via rullegardinlisten.
    
5. Flere dokumenter kan legges til ved å dra og slippe dem inn i dette vinduet eller ved å klikke +Legg ved nytt dokument for å bla gjennom datamaskinen din.
    
6. Velg dokumenttype fra rullegardinlisten.
    
7. Ved å klikke på Flere alternativer kan du knytte dokumentet til en eksisterende Kontakt eller Leverandør ved å bruke rullegardinlistene.
    
8. Klikk Last opp filer for å fullføre opplastingen av dokumentet. Du vil se en fremdriftsdialogboks nederst til høyre på skjermen som viser et grønt merke ved hvert opplastet dokument.
    
9. Dokumentet(ene) kan sendes på e-post ved 
   - å åpne designet du la dem til i
   - krysse av for dokumentene du vil sende på e-post
   - klikke Send e-post på verktøylinjen.
   Merk: Send e-post-alternativet fungerer kun når du bruker Flex gjennom Winner og ikke i nettleseren. 
   Du kan sende flere dokumenter slått sammen til én pdf eller konvertert til en .ZIP-fil.  For mer informasjon, se avsnittet i denne artikkelen - Slå sammen flere dokumenter til PDF- eller ZIP-fil.

Metode 2 – legge ved et globalt dokument for generell bruk

Noen ganger kan det være nødvendig å lagre bedriftsdokumenter på Flex-plattformen, og da ønsker du ikke at de skal være tilknyttet et prosjekt eller design.  For å gjøre dette:

1. Klikk på Dokumenter-ikonet i venstremenyen, og klikk deretter på Legg ved nytt dokument-knappen på toppverktøylinjen.
    
2. Bla gjennom datamaskinen for å velge filene dine, eller dra og slipp filen.
   Merk: Hvis du vil velge flere filer for opplasting, hold Ctrl-tasten nede på tastaturet til du er ferdig med å velge.
    
3. Hvis du har bladd gjennom datamaskinen, klikk Åpne.
    
4. Last opp filer-vinduet åpnes. Hvis du for eksempel har flere filer på et annet sted på PC-en du vil laste opp, kan du klikke på +Legg ved nytt dokument nederst i dette vinduet og bla for å velge flere dokumenter.  Alternativt kan du dra og slippe filer inn i vinduet.
    
5. Velg de resterende egenskapene for dette dokumentet(dokumentene):
   Merk: Ved opplasting av flere dokumenter, som kan ha ulike individuelle egenskaper, kan disse endres senere ved å åpne et dokument og redigere dets egenskaper, se mer informasjon i avsnittet Åpne et dokument for redigering i denne artikkelen.
   - Prosjekt: velg prosjektet (fra rullegardinboksen) du ønsker å legge dokumentet(ene) til.
   - Design: Velg designet (fra rullegardinboksen) du ønsker å legge dokumentet(ene) til.
   - Type er dokumenttypen som synkroniseres med din skrivebordsapplikasjon.
    
6. Klikk på Flere alternativer-rullegardinmenyen, du kan knytte dokumentet til en eksisterende Kontakt eller Leverandør ved å bruke rullegardinlistene.  I Personvernnivå kan du velge hvilke andre brukere som skal ha tilgang til dette dokumentet(ene):
   Delt med butikk – Alle brukere i nåværende butikk har tilgang.
   Delt med firma – Alle brukere i denne butikken og alle firmaets butikker har tilgang.
   Privat dokument – Kun du, nåværende bruker, har tilgang. 
    
7. Klikk Last opp filer for å fullføre opplastingen av dokumentet. Du vil se en fremdriftsdialogboks nederst til høyre på skjermen som viser et grønt merke ved hvert opplastet dokument.
    

Siden du kan bruke Flex på ulike enheter (inkludert nettbrett), er det nyttig å laste inn eller ta et bilde og legge til mål og notater.  Det er også nyttig å bruke når du er sammen med en kunde for å skissere ideer.

Med whiteboard-funksjonen kan du raskt skrive eller tegne noe og fremheve innhold på et bilde.  Få tilgang til dokumentet senere fra hvor som helst via Flex-plattformen. 
Merk: for mer detaljert informasjon om verktøyene og hva de gjør, se Relaterte artikler nedenfor.

 

I dokumentfanen kan du legge til et nytt notat som fungerer som en notisblokk. Hvis du legger til et notat i Dokumenter, kan du deretter tilordne det til et prosjekt ved å bruke egenskapsfanen i høyre sidefelt. Du kan også tilordne notatet til en kontakt eller et spesifikt design. 

Et notat kan også legges til direkte i et prosjekt ved å gå til dokumentfanen i prosjektet du ønsker å legge til notatet i. 

For å se dokumenter som er lagt ved et spesifikt prosjekt eller design:

1. Klikk på Prosjekter-ikonet i venstremenyen, sørg for at du er i listevisning – dette viser alle prosjekter på Flex-plattformen.
    
2. Søk etter navn eller nummer på prosjektet og klikk for å åpne det.
    
3. Klikk på Dokumenter-fanen i denne prosjektvisningen.
    
4. Dette åpner prosjektet, og under overskriften Prosjektdokumenter vises alle dokumenter som er lagt ved prosjektet.
   Merk: for å se dokumenter som er lagt ved design i prosjektet, klikk på rullegardinmenyen under Design-fanen.

I listen kan du merke avkrysningsboksen ved siden av et dokument for å velge det, og du vil se en hurtigforhåndsvisning i sidefeltet til høyre på skjermen.  Hvis du klikker på Egenskaper-fanen, kan du endre egenskapene til dokumentet, for eksempel endre Type dokument, navn og mange andre egenskaper.

For å se hele dokumentet, klikk på Åpne-knappen på toppverktøylinjen, eller klikk på navnet til dokumentet.

Når det er åpent, avhengig av dokumenttype, vil det være noen kontroller øverst for hurtigredigering (f.eks. redigering av en PDF-fil), utskrift og lagring.

 

Du ønsker kanskje å sende mer enn ett dokument om gangen til en kunde via e-post.  Det er mulig å gjøre dette ved enten å slå sammen dokumentene til én pdf eller lage en zip-fil med dem alle for å laste ned og sende til kunden:

1. Klikk på Prosjekter-ikonet i venstremenyen og sørg for at du er i prosjektlistevisning.  Åpne prosjektet som inneholder dokumentene som skal sendes på e-post.
    
2. Klikk på Dokumenter-fanen i prosjektet.
    
3. Åpne dokumentmappen til designet som inneholder dokumentene du ønsker å sende på e-post.
    
4. Merk avkrysningsboksene for å velge dokumenter som skal sendes på e-post, dette åpner et sidefelt som viser de valgte dokumentene i den rekkefølgen du valgte dem.
   Merk: det er mulig å velge dokumenter fra mer enn ett design, men disse kan kun sendes som en .ZIP-fil.
5. I sidefeltet klikker du på flere alternativer-knappen og klikker på filtypen du vil sende – enten Slå sammen til én PDF eller Lagre som ZIP.
   Merk: Rekkefølgen du velger dokumentene for sammenslåing, er rekkefølgen de vil vises i det nye sammenslåtte dokumentet.
    
6. Gi det nye dokumentet eller zip-filen et navn og klikk Lagre.
    
7. Denne filen vil nå vises i dokumentlisten.

For å se hele dokumentet kan du bruke Last ned-knappen:

1. Klikk avkrysningsboksen for å velge dokumentet.
   Merk: ikke klikk på dokumentnavnet, da dette åpner dokumentet.
    
2. Klikk på Last ned-knappen på toppverktøylinjen.
   Merk: Hvis du klikker på last ned-knappen (uten å velge en fil), vil alle filer fra nåværende design/prosjekt bli lastet ned, og deretter åpnes den lokale eksportmappen. 

Nettleseren din vil laste ned filen og la deg åpne den i riktig program på PC-en. Du kan ha mer kontroll over visning, zoom og navigering av dokumentet på denne måten.

1. Klikk avkrysningsboksen for å velge dokumentet. 
   Merk: ikke klikk på dokumentnavnet, da dette åpner dokumentet.
    
2. Klikk på Slett-knappen på toppverktøylinjen

Merk: Hvis du sletter en fil lokalt, altså i eksportmappen, vil den bli lastet ned igjen, men hvis du sletter filen på Flex-plattformen, vil den bli flyttet til en lokal sikkerhetskopimappe, kalt Backup/DeletedInFlex.

For mer informasjon om å slette fakturaer, se Slette en allerede skrevet ut faktura