Flex: Dokumenter

Et globalt dokument er ikke knyttet til et prosjekt eller en kontakt. Et eksempel på et globalt dokument er at du kanskje ønsker å lagre et mal-dokument (med firmainfo) som ikke er knyttet til en kontakt eller et prosjekt, men du vil alltid ha lett tilgang til det. Det er også mulig å koble fra et dokument fra en kontakt eller et prosjekt, og det vil fortsatt vises på dokument fanen. Det er en avmerkingsboks for filter Globale dokumentersom vil vise kun ukoblede dokumenter, slik at du raskt får tilgang til dem.

Filtrerings- og søkealternativer vises på rad over toppen av skjermen, og hjelper deg med å finne dokumenter.

Ethvert dokument(er) kan også lastes opp direkte gjennom Flex-plattformen. Maksimal grense per fil er 50 Mb. Det er to metoder for å gjøre dette.

Metode 1 - legge ved et dokument til et spesifikt prosjekts design

1. Klikk på Prosjekter ikonet i venstre menylinje og åpne prosjektliste visningen. Åpne prosjektet du ønsker å legge til et dokument til.
   
    
2. Klikk på Dokumenter fanen i dette prosjektet og en liste over designene dine kan sees.
   
    
3. Dra og slipp dokumentet over navnet på designet du vil legge det til.
   
    
4. I Last opp filer vinduet vil Prosjekt og Design feltene være forhåndsutfylt basert på hvor du dro og slapp dokumentet. Disse kan imidlertid endres via rullegardinlisten.
   
    
5. Flere dokumenter kan legges til ved å dra og slippe dem inn i dette vinduet eller klikke +Legg ved nytt dokument for å bla gjennom datamaskinen.
   
    
6. Velg dokumenttype fra rullegardinlisten.
   
    
7. Ved å klikke Flere valg du kan knytte dokumentet til et eksisterende Kontakt eller Leverandør ved å bruke nedtrekkslistene.
   
    
8. Klikk Last opp filer for å fullføre dokument opplastingen. Du vil se en fremdrifts dialogboks nederst til høyre på skjermen som vil vise en grønn hake ved hvert dokument som lastes opp.
   
    
9. Dokumentet/dokumentene kan sendes på e-post ved å 
   - Åpne designet du festet dem til
   - kryss av for dokumentet/dokumentene du vil sende på e-post
   - klikk Send e-post på verktøylinjen.
   Du kan sende en e-post med flere dokumenter satt sammen i en pdf eller konvertert til en .ZIP fil. For mer informasjon se avsnittet i denne artikkelen - Slå sammen flere dokumenter til PDF- eller ZIP-fil.

Metode 2 - legge ved et globalt dokument for generell bruk

Noen ganger kan du kreve at firmadokumenter lagres på Flex-plattformen, i så fall vil du ikke at de skal knyttes til et prosjekt eller design. For å gjøre dette:

1. Klikk på Dokumenter ikonet i venstre menylinje, deretter Klikk på Legg ved nytt dokument knappen på den øverste verktøylinjen.
   
    
2. Bla gjennom datamaskinen for å velge filen(e), eller dra og slipp filen.
   Merk: Hvis du vil velge mer enn én fil å laste opp, hold nede Ctrl-tasten på tastaturet til du er ferdig med å velge.
   
    
3. Hvis du har bladd gjennom på datamaskinen klikk Åpne.
   
    
4. Last opp filer vinduet åpnes. Hvis du for eksempel har flere filer på en annen plassering på PC-en din som du ønsker å laste opp, kan du klikke på +Legg ved nytt dokument ved foten av dette vinduet og bla for å velge flere dokumenter. Alternativt kan du dra og slippe filer i vinduet.
   
    
5. Velg de gjenværende egenskapene for dokument(ene):
   Merk: Ved opplasting av flere dokumenter, som kan ha forskjellige individuelle egenskaper, kan disse endres senere via åpne et dokument og redigere dets egenskaper, se mer informasjon om dette i delen Åpne et dokument for redigering i denne artikkelen.
   - Prosjekt: velg prosjektet (fra nedtrekksboksen) du ønsker å vedlegge dokument(er) til.
   - Design: Velg designet (fra nedtrekksboksen) du ønsker å legge ved dokumentet(e) til.
   - Type er dokument typen som synkroniseres med skrivebordsappen din.
   
    
6. Klikk på Flere valg nedtrekk meny og du kan knytte dokumentet til et eksisterende Kontakt eller Leverandør ved å bruke nedtrekkslistene. I Personvern nivå du kan velge hvilke andre brukere som kan få tilgang til dette dokumentet:
   Delt med butikk – Alle brukere i gjeldende butikk har tilgang.
   Delt med selskapet – Alle brukere i denne butikken og alle bedriftsbutikker har tilgang.
   Privat dokument – Bare du, gjeldende bruker, har tilgang. 
   
    
7. Klikk Last opp filer for å fullføre dokument opplastingen. Du vil se en fremdrifts dialogboks nederst til høyre på skjermen som vil vise en grønn hake ved hvert dokument som lastes opp.
   
    

Siden du kan bruke Flex på forskjellige enheter (inkludert nettbrett), er det nyttig å laste inn eller ta et bilde og legge til mål og notater. Det er også nyttig å bruke når du er sammen med en kunde for å skissere ideer.

Med tavlefunksjonen kan du skrive eller tegne noe raskt og fremheve innhold på et bilde. Få tilgang til dokumentet senere fra hvor som helst via Flex-plattformen. 
Merk: for mer detaljert informasjon om verktøyene og hva de gjør, se relaterte artikler nedenfor.

 

I dokument fanen kan du legge til et nytt notat som er som en notisblokk. Hvis du legger til et notat i dokumentene, kan du tilordne det til et prosjekt ved å bruke egenskaps-fanen i høyre sidelinje. Du kan også tilordne notatet til en kontakt eller et spesifikt design. 

Et notat kan også legges direkte inn i et prosjekt ved å gå til Dokument fanen i prosjektet du ønsker å legge notatet til. 

Slik viser du dokumenter knyttet til et bestemt prosjekt eller design:

1. Klikk på Prosjekter ikonet i menylinjen til venstre, sørg for at du er i listevisning - dette viser alle prosjekter på Flex-plattformen.
   
    
2. Søk etter navn eller nummer på prosjektet, og klikk på det for å åpne.
   
    
3. Klikk på Dokumenter fanen innenfor denne prosjektvisningen.
   
    
4. Dette åpner prosjektet og under overskriften Prosjekt dokumenter vises alle dokumenter knyttet til prosjektet.
   Merk: for å se dokumenter knyttet til design(er) innenfor prosjektet, klikk på rullegardin menyen under Design fanen.

Klikk på boksen ved siden av et dokument i listen for å velge det, og du vil se en rask forhåndsvisning i sidefeltet til høyre på skjermen. Hvis du klikker på Egenskaper fanen kan du endre egenskapene til dokumentet, for eksempel endre Type av dokument, dets navn og mange andre egenskaper.

For å se hele dokumentet, klikk på Åpne på den øverste verktøylinjen, eller klikk på navnet på dokumentet.

Når det er åpent, avhengig av dokument type, vil det være noen kontroller øverst for rask redigering (f.eks. redigering av en PDF-fil), utskrift og lagring.

 

Kanskje ønsker du å sende mer enn ett dokument om gangen til en kunde via e-post. Det er mulig å gjøre dette ved enten å slå sammen dokumentene i én pdf eller lage en zippet fil med dem alle i for å laste ned og sende til kunden:

1. Klikk på Prosjekter ikonet i menylinjen til venstre og sørg for at du er i prosjektliste visningen. Åpne prosjektet som inneholder dokumentene som skal sendes til e-post.
   
    
2. Klikk på fanen Dokumenter i prosjektet.
   
    
3. Åpne dokumentmappen til alternativet som inneholder dokumentene du ønsker å sende via e-post.
   
    
4. Kontroller avmerkningsboksene for å velge dokumentene som skal sendes via e-post, dette åpner en sidefane med en liste over valgte dokumenter i den rekkefølgen du valgte dem.
   Merk: det er mulig å velge dokumenter fra mer enn ett design, men disse kan kun sendes som en .ZIP-fil.
5. Klikk på knappen for flere alternativer i sidefeltet og klikk på filtypen du vil sende e-post til - enten Slå sammen til én PDF eller Lagre som ZIP.
   Merk: Rekkefølgen du velger dokumenter å slå sammen i, er rekkefølgen de vil vises i det nye sammenslåtte dokumentet.
   
    
6. Gi det nye dokumentet eller zip-filen et navn og klikk på Lagre.
   
    
7. Denne filen vises nå i dokumentlisten.

For å se en fullstendig visning av dokumentet kan du bruke Last ned-knappen:

1. Klikk på avmerkningsboksen for å velge dokumentet.
   Merk: ikke klikk på dokumentnavnet da dette åpner dokumentet.
   
    
2. Klikk på Last ned knappen på den øverste verktøylinjen.
   Merk: Hvis du klikker på nedlastingsknappen (uten å velge en fil) vil den laste ned alle filene fra gjeldende design/prosjekt og åpne deretter den lokale eksport katalogen.

Nettleseren din laster ned filen og lar deg se den i riktig applikasjon på PC-en. Du kan ha mer kontroll for å se, zoome og navigere i dokumentet på denne måten.

1. Klikk på avmerkningsboksen for å velge dokumentet. 
   Merk: ikke klikk på dokumentnavnet da dette åpner dokumentet.
   
    
2. Klikk på Slett knappen på den øverste verktøylinjen

Merk: Hvis du sletter en fil lokalt, det vil si i eksportmappen, vil den bli lastet ned igjen, men hvis du sletter filen på Flex-plattformen vil den bli flyttet til en undermappe for sikkerhetskopiering lokalt, kalt Backup/DeletedInFlex.

For mer informasjon om sletting av fakturaer, se Slette en allerede utskrevet faktura