Flex: Kontakter

Kontakter-ikonet Kontakter viser alle kontaktene som brukes i det nåværende selskapet/butikken (hvis selskapet ditt har mer enn 1 butikk). De er synkronisert med kontaktene og prosjektene i skrivebordsappen din.

Brukernavnet ditt kan bli tildelt mer enn 1 butikk, du kan endre hvilken butikk du jobber med ved å klikke på brukernavnet ditt øverst til høyre for å se brukermenyen.

En kontakt kan være en kunde eller en leverandør.  For detaljer om hvordan du legger til en hovedkontakt for en butikk, vennligst se relaterte artikler nedenfor.

Du kan åpne et prosjekt fra kontakten, eller direkte på prosjektfanen. Bruk filterikonet for å hjelpe deg med å administrere denne listen. For mer informasjon, se relaterte artikler nedenfor.  I tillegg kan en kontakt ha mer enn 1 kontaktperson knyttet til seg.

Klikk på en kontakt for å velge den og se en forhåndsvisning av detaljene i sidepanelet til høyre. Klikk Kontaktopplysninger på verktøylinjen for å se all informasjonen og gjøre endringer.

 

Det er rask tilgang, på verktøylinjen øverst, for å opprette en Ny Kontakt.

Kontakter-faner

Det er 2 faner øverst på Kontakter-skjermen;

Kunder – Alle kunder på tvers av alle prosjekter. 

Leverandører – Alle leverandører på tvers av alle prosjekter.

1. Klikk Ny Kontakt i verktøylinjen øverst (på Kontakter eller Dashbord skjermene).
   
    
2. Velg kontakttype (du kan velge flere typer) og om dette er en privatperson eller et selskap (standard er privat). Hvis du velger selskap, ser du ekstra bokser for firmanavn, e-post og telefon.
   
    
3. Fullfør kontaktopplysningene som nødvendig.
   
    
4. Klikk på Lagre Kontakt knappen på verktøylinjen før du kan fortsette.
   
    
5. Når det er lagret, kan du jobbe gjennom de ekstra fanene som er forklart i Rediger Kontaktopplysninger seksjonen av denne artikkelen.
   
    

For å redigere kontaktopplysninger, klikk avkrysningsboksen for å velge en kontakt, klikk deretter Kontaktopplysninger på verktøylinjen øverst, eller klikk bare på kontaktens navn eller nummer.  Alle disse handlingene vil åpne kontakten, og du vil se 5 faner:.
Merk: når du oppretter en Ny Kontakt, vil du se disse fanene automatisk.

 

Global fane

Viser navn, stillingstittel og kontaktopplysninger.

Tilleggsinformasjon fane

Viser det automatisk genererte kontaktnummeret (i henhold til reglene for nummerområdet ditt).  Denne fanen har 3 seksjoner:

1. Firmaopplysninger lister kontaktnummeret, og du kan legge til ekstern referanse, kontaktansvarlig og MVA-nummer.  Merk: Kontaktansvarlig kan bare endres av en systemadministrator bruker
   
    
2. Kontaktpersoner lister minst 1 kontakt (den samme som på Global-fanen), men du kan legge til flere personer her. Klikk +Legg til ekstra kontakt (valgfritt), og du vil få opp et popup-skjema for å fullføre et ekstra sett med navn og adresseopplysninger.
   
    
3. Tilleggsinformasjon, innen fanen Tilleggsinformasjon, inneholder flere alternativer:

• Kundegruppe lar deg velge et utvalg for denne kontakten.
• Kontakttype er viktig.  Det vil definere om kontakten din er en kunde, leverandør, arkitekt eller entreprenør, og derfor vil påvirke hvilken fane av Kontakter dette vil vises under.
• Status kan velges som aktiv eller inaktiv. Filtre kan operere på status for å hjelpe deg med å finne kontakter.
• Nyhetsbrevvarsler lar deg velge om markedsførings-e-poster skal sendes til denne kontakten.
• Ekstra informasjon er en seksjon for å skrive inn hva som helst annet du måtte trenge å vite om denne kontakten.

Vilkår fane

Synkroniserer vilkårene med skrivebordsappen. Du kan sette rabatt, leveringsbetingelser, betalingsbetingelser osv. Disse vilkårene brukes når du oppretter ytterligere dokumenter i skrivebordsappen.

Egendefinerte felt fane

Viser eventuelle felt som har blitt lagt til innenfor firmainnstillinger. Du kan bruke egendefinerte felt for å fange og lagre informasjon som ikke dekkes av noen standardbokser.  For mer informasjon, se relaterte artikler nedenfor.  

Dokumenter fane

Viser en rask oversikt over eventuelle dokumenter som er vedlagt denne kontakten. Dokumenter vil bli vist i en hierarki relatert til romnavn og alternativt navn. De vises deretter i sine dokumenttyper, som grafiske dokumenter for planer, salgsdokumenter, leverandørbestillinger eller fakturaer. Dokumenter som er opprettet i skrivebordsappen, vil automatisk få sin dokumenttype satt.

Klikk på dokumentnavnet for å velge det, og se deretter de videre alternativene på verktøylinjen øverst. Disse alternativene er de samme når du jobber med et dokument i kontakter, i prosjekter eller på dokumentfanen.

For mer informasjon, se artikkelen Dokumenter.


 

Du kan slette kontakter ved å krysse av boksene ved siden av Kontakt Nr. og klikke på Slett Kontakt ikonet på verktøylinjen.

Merk:  Hvis det er prosjekter knyttet til kontaktene du sletter, vil du se følgende advarselmelding:

 

Hvis du klikker OK, vil ikke kontakten bli slettet, men bli inaktiv.  VIKTIG: kontakten kan ha et prosjekt assosiert med seg av en annen bruker eller butikk, ved å gjøre kontakten inaktiv, vil prosjektet deres heller ikke være synlig.  For å se prosjekter for inaktive kunder, må du krysse av filterboksen Inaktive Kunder.