Flex: Kontakter

Kontakter fanen viser alle kontaktene som brukes i gjeldende bedrift/butikk (hvis bedriften din har mer enn 1 butikk). De synkroniseres med kontaktene og prosjektene i skrivebordsappen din.

Brukernavnet ditt kan tilordnes mer enn 1 butikk, du kan sjekke hvilken butikk du jobber med ved å klikke på brukernavnet ditt øverst til høyre for å se brukermenyen.

En kontakt kan være en kunde, en leverandør, en ansatt, en arkitekt eller en entreprenør. For detaljer om hvordan du legger til en hovedkontakt for en butikk, se artikkelen Hvordan legger jeg til eller redigerer kontaktpersonen for butikken min?

Disse kontaktene vil bli koblet i de aktuelle prosjektene, men denne listen viser alle kontaktene. Du kan åpne et prosjekt fra kontakten, eller direkte på prosjektfanen. Bruk filterikonet for å administrere denne listen. Se artikkelen Hvor kan jeg se hvilke prosjekter som er knyttet til en kontakt?

I tillegg kan en kontakt ha mer enn 1 kontaktperson knyttet til seg.

Klikk på en kontakt for å velge den og se en forhåndsvisning av detaljene i sidefeltet til høyre. Klikk Kontaktinformasjon på verktøylinjen for å se all informasjon og gjøre endringer.

Det er rask tilgang, på den øverste verktøylinjen, til knappene for å lage en Ny kontakt , og Ny kontaktperson (dette legges til en eksisterende kontakt).

Kontakter-faner

Det er 4 faner øverst på kontaktskjermen;

Kunder – Alle kunder på tvers av alle prosjekter. 

Leverandører – Alle leverandører på tvers av alle prosjekter.

Kontaktpersoner – Alle kontaktpersoner på tvers av alle kontakter.

Ansatte – Alle brukerne av Flex vises her for å gi rask tilgang til kontaktinformasjon.

1. Klikk Ny kontakt i den øverste verktøylinjen (på Kontakter eller Dashbord fanen).
2. Velg kontakttype og om dette er en privatperson eller en bedrift. Hvis du velger firma ser du flere bokser for firmanavn, e-post og telefon.
3. Fyll ut kontaktinformasjon for adresse, stillingstittel og hovedadresse.
4. Klikk på Lagre kontakt knappen på verktøylinjen før du kan fortsette.
5. Når den er lagret, kan du gå gjennom tilleggsfanene som er forklart i Kontaktdetaljer.

For å redigere kontaktdetaljer, klikk på en kontakt for å velge den, og klikk deretter Kontaktdetaljer på den øverste verktøylinjen, eller bare klikk på kontaktnavnet. Begge disse handlingene vil åpne kontakten og ydu vil se 5 faner:
Merk: når du oppretter en ny kontakt vil du se disse fanene automatisk.

Global fanen viser navn, stillingstittel og kontaktinformasjon.

Tilleggsinformasjon fanen viser det automatisk genererte kontaktnummeret (i henhold til reglene for nummerområde). Denne fanen har 3 seksjoner:

1. Firmainformasjon viser kontaktnummer og du kan legge til ekstern ref, kontakteier og mva-nummer. Merk: Kontakteier kan bare endres for en systemadministrator
   
   
2. Kontaktpersoner viser minst 1 kontakt (det samme som på Global-fanen), men du kan legge til flere personer her. Klikk for å legge til en ekstra kontakt, og du vil bli presentert med et popup-skjema for å fylle ut et ekstra sett med navn og adressedetaljer.
   
   
3. Ytterligere informasjon inneholder flere alternativer:

• Kundegruppe lar deg velge et utvalg for denne kontakten.
• Kontakttype er viktig. Det vil definere om din kontakt er en kunde, leverandør, arkitekt eller entreprenør og vil derfor påvirke hvilken fane av Kontakter denne vil vises under .
• Status kan velges som aktiv eller inaktiv. Filtre kan operere på statusen for å hjelpe deg med å finne kontakter.
• Nyhetsbrev varsler lar deg velge om markedsføring e-poster skal sendes til denne kontakten.

Vilkår fanen synkroniserer vilkårene med skrivebordsappen. Du kan angi rabatt, levering, betalingsbetingelser osv. Disse begrepene brukes når du oppretter flere dokumenter i skrivebordsappen.

Egendefinerte felt fanen viser alle felt som er lagt til i Firmainnstillinger. Du kan bruke egendefinerte felt til å fange opp og lagre informasjon som ikke dekkes av noen standardbokser. Se artikkelen Firmainnstillingerer for mer informasjon.

Dokumenter fanen viser en rask oversikt over alle dokumenter som er knyttet til denne kontakten. Dokumenter vil vises i et hierarki knyttet til miljønavn og alternativt navn. De vises da i sine dokument typer, for eksempel grafiske dokumenter for plantegninger, salgsdokumenter, leverandørordrer eller fakturaer. Dokumenter som er opprettet i skrivebordsappen, vil få dokument typen angitt automatisk.

Klikk på et dokumentnavn for å velge det og se de andre alternativene på den øverste verktøylinjen. Disse alternativene er de samme når du arbeider med et dokument i kontakter, i prosjekter eller på dokumentfanen.

For mer informasjon se artikkelen Dokumenter.

Du kan slette kontakter ved å krysse av i boksen(e) ved siden av kontaktnr. og klikk på Slett kontakt ikonet på verktøylinjen.

Merk: Hvis det er prosjekter knyttet til kontakten(e) du sletter, vil du se følgende advarsel:

Hvis du klikker OK vil ikke kontakten bli slettet, men blir inaktiv. VIKTIG: kontakten kan ha et prosjekt tilknyttet seg av en annen bruker eller butikk, ved å gjøre kontakten inaktiv vil heller ikke deres prosjekt være synlig. For å se prosjekter for inaktive kunder, må du bruke filterboksen Inaktive kunder.