Flex: Kontakter

Kontakter ikonet viser alle kontaktene som brukes i gjeldende firma/butikk (hvis bedriften din har mer enn 1 butikk). De synkroniseres med kontaktene og prosjektene i skrivebordsappen din.

Ditt brukernavn kan tilordnes mer enn 1 butikk, du kan endre hvilken butikk du jobber med ved å klikke på brukernavnet ditt øverst til høyre for å se brukermenyen.

En kontakt kan være en kunde eller leverandør. For informasjon om hvordan du legger til en hovedkontakt for en butikk, se relaterte artikler nedenfor.

Du kan åpne et prosjekt fra kontakten, eller direkte på prosjektfanen. Bruk filterikonet for å administrere denne listen. For mer informasjon se relaterte artikler nedenfor. I tillegg kan en kontakt ha mer enn 1 kontaktperson knyttet til seg.

Klikk på en kontakt for å velge den og se en forhåndsvisning av detaljene i sidefeltet til høyre. Klikk Kontaktdetaljer på verktøylinjen for å se all informasjon og gjøre endringer.

 

Det er rask tilgang, på den øverste verktøylinjen, for å lage en Ny kontakt.

Kontakter-faner

Det er 2 faner øverst på kontaktskjermen;

Kunder – Alle kunder på tvers av alle prosjekter. 

Leverandører – Alle leverandører på tvers av alle prosjekter.

1. Klikk Ny kontakt i den øverste verktøylinjen (på Kontakter eller Kontrollpanel skjermer).
   
    
2. Velg kontakttype (du kan velge flere typer) og om dette er en privatperson eller et firma (standard er privat). Hvis du velger firma ser du flere bokser for firmanavn, e-post og telefon.
   
    
3. Fyll ut kontakt informasjonen etter behov.
   
    
4. Klikk på Lagre kontakt knappen på verktøylinjen før du kan fortsette.
   
    
5. Når den er lagret, kan du gå gjennom tilleggsfanene som er forklart i Rediger kontaktdetaljer delen av denne artikkelen.
   
    

For å redigere kontaktdetaljer, klikk i avmerkingsboksen for å velge en kontakt, og klikk deretter Kontaktdetaljer på den øverste verktøylinjen, eller bare klikk på kontaktnavnet eller -nummeret. Alle disse handlingene vil åpne kontakten og du vil se 5 faner:
Merk: når du oppretter en ny kontakt vil du se disse fanene automatisk.

 

Globalt fanen

Viser navn, stillingstittel og kontaktinformasjon.

Tilleggsinformasjon fanen

Viser det automatisk genererte kontaktnummeret (i henhold til reglene for nummerområde). Denne fanen har 3 seksjoner:

1. Firmainformasjon viser kontaktnummer og du kan legge til ekstern ref, kontakteier og mva-nummer. Merk: Kontakteier kan bare endres av en systemadministrator bruker
   
    
2. Kontaktpersoner viser minst 1 kontakt (det samme som på Global-fanen), men du kan legge til flere personer her. Klikk +Legg til ekstra kontakt valgfritt og du vil bli presentert med et popup-skjema for å fylle ut et ekstra sett med navn og adresse detaljer.
   
    
3. Tilleggsinformasjon, fanen Tilleggsinformasjon, inneholder flere alternativer:

• Kundegruppe lar deg velge et utvalg for denne kontakten.
• Kontakttype er viktig. Det vil definere om din kontakt er en kunde, leverandør, arkitekt eller entreprenør og vil derfor påvirke hvilken fane av Kontakter denne vil vises under .
• Status kan velges som aktiv eller inaktiv. Filtre kan operere på statusen for å hjelpe deg med å finne kontakter.
• Nyhetsbrev/varslinger lar deg velge om markedsføring e-poster skal sendes til denne kontakten.
• Tilleggsinformasjon er en seksjon for å legge inn alt annet du trenger å vite om denne kontakten.

Vilkår fanen

Synkroniserer vilkårene med skrivebordsappen. Du kan angi rabatt, levering, betalingsbetingelser osv. Disse begrepene brukes når du oppretter flere dokumenter i skrivebordsappen.

Egendefinerte felt fanen

Viser alle felt som er lagt til i Firmainnstillinger . Du kan bruke egendefinerte felt til å fange opp og lagre informasjon som ikke dekkes av noen standardbokser. For mer informasjon se relaterte artikler nedenfor.  

Dokumenter fanen

Viser en rask oversikt over alle dokumenter som er knyttet til denne kontakten. Dokumenter vil bli vist i et hierarki knyttet til rom navnet og design navnet. De vises da i sine dokument typer, for eksempel grafiske dokumenter for plantegninger, salgsdokumenter, leverandør ordrer eller fakturaer. Dokumenter som er opprettet i skrivebordsappen, vil få dokument typen angitt automatisk.

Klikk på et dokumentnavn for å velge det og se de andre alternativene på den øverste verktøylinjen. Disse alternativene er de samme når du arbeider med et dokument i kontakter, i prosjekter eller på dokument fanen.

For mer informasjon se artikkelen Dokumenter.


 

Du kan slette kontakter ved å krysse av i boksen(e) ved siden av Kontakt nr. og klikke på Slett kontakt ikonet på verktøylinjen.

Merk: Hvis det er prosjekter knyttet til kontakten(e) du sletter, vil du se følgende advarsel:

 

Hvis du klikker OK vil ikke kontakten bli slettet, men blir inaktiv. VIKTIG: kontakten kan ha et prosjekt tilknyttet seg av en annen bruker eller butikk, ved å gjøre kontakten inaktiv vil heller ikke deres prosjekt være synlig. For å se prosjekter for inaktive kunder, må du krysse av i filterboksen Inaktive kunder.

Fra versjon 12.5a2 vil du ha muligheten til å eksportere kontakt- og leverandør data. Denne rettigheten kan begrenses via brukerroller. Se artikkel Hvordan tilordne roller til brukere for mer informasjon.

1. Velg fanen Kontakter.
    
2. Velg fanen Kunder eller Leverandører etter behov.
    
3. Klikk på ikonet for flere alternativer og velg Eksporter til Excel.