Flex: Documents

Un document global n'est pas lié à un projet ou à un contact. Un exemple de document global est que vous souhaiterez peut-être stocker un modèle de document (avec la marque de l'entreprise) qui n'est pas lié à un contact ou à un projet, mais vous souhaitez toujours y accéder facilement. Il est également possible de dissocier un document d'un contact ou d'un projet, et il sera toujours affiché dans l'onglet Documents. Il y a une case à cocher dans les filtres Documents globaux qui n'affichera que les documents non liés afin que vous puissiez y accéder rapidement.

Les options de filtre et de recherche sont affichées sur une ligne en haut de l'écran et vous aident à localiser les documents.

 Tout document peut également être téléchargé directement via la plateforme Flex. La limite maximale par fichier est de 50 Mo. Il existe deux méthodes pour procéder.

Méthode 1 - joindre un document à la conception d'un projet spécifique

1. Clique sur Projets dans la barre de menu de gauche et ouvrez la vue de la liste des projets. Ouvrez le projet auquel vous souhaitez ajouter un document.
   
   
2. Clique sur Documents dans ce projet, une liste de vos conceptions peut être vue.
   
   
3. Faites glisser et déposez le document sur le nom du design auquel vous souhaitez l'ajouter.
   
   
4. Dans la fenêtre Télécharger des fichiers le Projet et la Conception les champs seront préremplis en fonction de l'endroit où vous avez faites glisser et déposé le document. Cependant, ceux-ci peuvent être modifiés via la liste déroulante.
   
   
5. D'autres documents peuvent être ajoutés en les faisant glisser et en les déposant dans cette fenêtre ou en cliquant sur +Joindre un nouveau document en parcourant votre ordinateur.
   
   
6. Sélectionner le type de document dans la liste déroulante.
   
   
7. En cliquant Plus d'options il est possible d'associer le document à un document existant Contact ou Fournisseur en utilisant les listes déroulantes.
   
   
8. Cliquer sur Télécharger des fichiers pour terminer le téléchargement du document. Vous verrez une boîte de dialogue de progression en bas à droite de votre écran qui affichera une coche verte à côté de chaque document téléchargé.
   
   
9. Le ou les documents peuvent être envoyés par e-mail en
   - en ouvrant le dessin auquel vous les avez attachés
   - cochant le(s) document(s) que l'on veut envoyer par e-mail
   - cliquant sur Envoyer un e-mail dans la barre d'outils.
   Il est possible d'envoyer par e-mail plusieurs documents fusionnés en un seul PDF ou convertis en un fichier .ZIP. Pour plus d'informations, voir la section de cet article - Fusionnez plusieurs documents dans un fichier PDF ou ZIP.

Méthode 2 - joindre un document à usage général

Parfois, vous pouvez exiger que les documents de l'entreprise soient stockés sur la plateforme Flex, auquel cas vous ne souhaitez pas qu'ils soient associés à un projet ou à une conception. Pour faire cela :

1. Clique sur l'icône Documents dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le bouton Joindre un nouveau document dans la barre d’outils supérieure.
   
   
2. Parcourir votre ordinateur pour sélectionner votre ou vos fichiers, ou faites glisser et déposer le fichier.
   Remarque: si vous souhaitez sélectionner plus d'un fichier à télécharger, maintenir la touche Ctrl de votre clavier enfoncée jusqu'à ce que la sélection soit terminée.
   
   
3. Si vous avez parcouru votre ordinateur Cliquer sur Ouvrir.
   
   
4. La fenêtre Télécharger des fichiers s'ouvrira. Si, par exemple, vous avez plus de fichiers à un emplacement différent sur votre PC que vous souhaitez télécharger, vous pouvez cliquer sur +Joindre un nouveau document au bas de cette fenêtre et naviguez pour sélectionner des documents supplémentaires. Vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers dans la fenêtre.
   
   
5. Sélectionner les propriétés restantes pour ce(s) document(s) :
   Remarque: en cas de téléchargement de plusieurs documents, qui peuvent avoir des propriétés individuelles différentes, celles-ci peuvent être modifiées ultérieurement par l'intermédiaire d'ouvrir un document et modifier ses propriétés, voir plus d'informations dans la section Ouvrir un document pour l'éditer dans cet article.
   - Projet: sélectionner le projet (dans la liste déroulante) auquel vous souhaitez joindre le(s) document(s).
   - Conception: Sélectionnez le modèle (dans la liste déroulante) auquel vous souhaitez joindre le(s) document(s).
   - Type est le type de document qui se synchronise avec votre application de bureau.
   
   
6. En cliquant sur le menu déroulant Plus d'options vous pouvez associer le document à un document existant Contact ou Fournisseur en utilisant les listes déroulantes. Dans Niveau de confidentialité vous pouvez sélectionner les autres utilisateurs qui peuvent accéder à ce(s) document(s) :
   Partagé avec le magasin – Tous les utilisateurs du magasin y ont accès.
   Partagé avec l'entreprise – Tous les utilisateurs de ce magasin ainsi que tous les autres magasins de l'entreprise y ont accès.
   Document privé – Vous seul avez accès. (utilisateur actuel) 
   
   
7. Cliquer sur Télécharger des fichiers pour terminer le téléchargement du document. Vous verrez une boîte de dialogue de progression en bas à droite de votre écran qui affichera une coche verte à côté de chaque document téléchargé.
   
   

Étant donné que vous pouvez utiliser Flex sur différents appareils (y compris les tablettes), il est utile de charger ou de prendre une photo et d'ajouter des mesures et des notes. Il peut également être utile de l'utiliser lorsque vous êtes avec un client pour esquisser des idées.

Avec la fonction tableau blanc, il est possible d'écrire ou de dessiner quelque chose rapidement et de mettre en évidence le contenu d'une image. Accédez ultérieurement au document depuis n'importe où via la plateforme Flex. 
Note: pour des informations plus détaillées sur les outils et ce qu'ils font, voir les articles connexes ci-dessous.

Dans l'onglet Documents, vous pouvez ajouter une nouvelle note qui ressemble à un bloc-notes. Si vous ajoutez une note dans les documents, vous pouvez ensuite l'attribuer à un projet à l'aide de l'onglet Propriétés dans la barre latérale droite. Vous pouvez également attribuer la note à un contact ou à un design spécifique. 

Une note peut également être ajoutée directement dans un projet en accédant à l'onglet document du projet auquel vous souhaitez ajouter la note. 

Pour afficher les documents joints à un projet ou une conception spécifique :

1. Cliquez sur l'icône Projets dans la barre de menu de gauche, assurez-vous d'être en vue liste - celle-ci répertorie tous les projets sur la plateforme Flex.
   
   
2. Recherchez par nom ou numéro de projet et cliquez dessus pour l'ouvrir.
   
   
3. Clique sur l'onglet Documents dans cette vue de projet.
   
   
4. Cela ouvre le projet et sous la rubrique Documents il répertorie tous les documents joints au projet.
   Note: pour voir les documents joints aux conceptions au sein du projet, cliquez sur le menu déroulant sous la languette Dessins.

Dans la liste, cliquer sur un document pour le sélectionner, un aperçu rapide s'affiche dans la barre latérale à droite de l'écran. Si vous cliquez sur l'onglet Propriétés vous pouvez modifier les propriétés du document, par exemple changer le Type de document, son nom et bien d'autres propriétés.

Pour voir une vue complète du document, cliquer sur Ouvrir dans la barre d'outils supérieure ou cliquer sur le nom du document.

Une fois ouvert, selon le type de document, il y aura des icônes en haut pour une édition rapide (par exemple, l'édition d'un fichier PDF), l'impression et l'enregistrement.

Il se peut que l'on veuille envoyer plus d'un document à la fois à un client par e-mail. Il est possible de le faire soit en fusionnant les documents en un seul pdf, soit en créant un fichier zippé avec tous les documents à télécharger et à envoyer au client :

1. Cliquez sur l'icône Projets dans la barre de menu de gauche et assurez-vous que vous êtes dans la vue de la liste des projets. Ouvrez le projet contenant les documents à envoyer par email.
   
   
2. Cliquer sur l'onglet Documents dans le projet.
   
   
3. Ouvrir le dossier de documents de l'alternative contenant les documents que l'on souhaite envoyer par e-mail.
   
   
4. Cocher les cases pour sélectionner les documents à envoyer par e-mail. Une barre latérale s'ouvre alors, listant les documents sélectionnés dans l'ordre où vous les avez choisis.
   Note: il est possible de sélectionner des documents issus de plusieurs modèles mais ceux-ci ne peuvent être envoyés que sous forme de fichier .ZIP.
5. Dans la barre latérale, cliquez sur le bouton Plus d'options et cliquez sur le type de fichier que vous souhaitez envoyer par e-mail - soit Fusionner en un seul PDF ou Enregistrez au format ZIP.
   Note: L'ordre dans lequel vous sélectionnez les documents à fusionner est l'ordre dans lequel ils apparaîtront dans le nouveau document fusionné.
   
   
6. Donner un nom au nouveau document ou fichier zip et cliquer sur Enregistrer.
   
   
7. Ce fichier apparaît alors dans la liste des documents.

Pour une vue complète du document, il est possible d'utiliser le bouton Télécharger :

1. Cliquer sur la case à cocher pour sélectionner le document.
   Remarque: ne pas cliquer sur le nom du document car cela ouvre le document.
   
   
2. Cliquer sur le bouton Télécharger dans la barre d'outils supérieure.
   Remarque : Si vous cliquez sur le bouton de téléchargement (sans sélectionner de fichier), tous les fichiers de la conception/projet actuel seront téléchargés. puis ouvrez le répertoire d'exportation local.

Votre navigateur téléchargera le fichier et vous permettra de le visualiser dans l'application appropriée sur votre PC. Vous aurez un meilleur contrôle pour afficher, zoomer et naviguer dans un document comme celui-ci.

1. Cliquer sur la case à cocher pour sélectionner le document. 
   Remarque: ne pas cliquer sur le nom du document car cela ouvre le document.
   
   
2. Cliquer le bouton Supprimer dans la barre d'outils supérieure

Note: Si vous supprimez un fichier localement, c'est-à-dire dans le dossier Export, il sera à nouveau téléchargé. Cependant, si vous supprimez le fichier sur la plateforme Flex, il sera déplacé vers un sous-dossier de sauvegarde localement, nommé Documents supprimés.

Pour plus d'informations sur la suppression des factures, voir Supprimer une facture déjà imprimée