Flex: Zone d'administration

Il y a 2 onglets dans cette première vue :

l'onglet Entreprise

Les informations principales de l'entreprise peuvent être modifiées ici, y compris le nom, l'adresse et les coordonnées de l'entreprise. 

l'onglet Réglages

Il y a 4 zones déroulantes:

1. Devise - Vous pouvez modifier les paramètres de devise, définir une devise par défaut.
   
   
2. Logo - vous pouvez télécharger le logo de l'entreprise. 
   
   
3. Les paramètres de sécurité - Restreint l'accès à une ou plusieurs adresses IP spécifiques. Les administrateurs système peuvent accéder de n'importe où.
   
   
4. Paramètres des contacts - Il y a deux cases à cocher qui, si elles sont sélectionnées, limitent l'affichage des utilisateurs et des contacts à chaque boutique.

Pour y accéder, cliquez sur le rouage des paramètres en haut à droite de la plateforme Flex et, sous Zone d'administration à gauche, sélectionnez Magasins.

Ici, vous pouvez créer un nouveau magasin ou activer une boutique supprimée. En cliquant sur la ligne magasins, vous pouvez afficher les détails du magasin, par exemple l'adresse, l'e-mail, les utilisateurs affectés.

Au sein d'une entreprise, vous pouvez avoir plus d'un magasin. Voir également Création de votre premier magasin et Comment puis-je modifier les paramètres de mon magasin ? 

Pour y accéder cliquez sur le rouage Paramètres en bas de la barre de menu de gauche et, sous Zone d'administration sélectionner Utilisateurs.

La page Utilisateurs affiche une liste de tous les utilisateurs et leurs adresses e-mail, ainsi que les autorisations définies par magasin. Dans cette liste, vous pouvez cliquer sur une en-tête de colonne pour modifier l'ordre de tri.

Vous pouvez exporter la liste des utilisateurs sous forme de fichier CSV en cliquant en haut à droite de la page Utilisateurs. 

Remarque destinée aux utilisateurs de Winner Flex - avec la synchronisation activée dans Flex, les rôles sont synchronisés depuis votre logiciel de bureau vers la plateforme Flex. Les rôles sont tous visibles sur la plateforme Flex, mais vous devez revenir à l'application de bureau Winner pour configurer de nouveaux rôles. Voir Créer / Modifier un rôle pour plus d'informations.

Créer nouvel utilisateur

1. Cliquez sur l'icône dans la barre d'outils supérieure pour créer un nouvel utilisateur.
   
   
2. Entrez les détails pour le titre, les noms (y compris les initiales ou les données n'apparaîtront pas dans le champ notre référence) et les coordonnées.
   Note: Attention lors de la saisie de l'adresse e-mail, celle-ci sera utilisée pour recevoir l'e-mail d'inscription Flex. Le nouvel utilisateur devra suivre les instructions sur le mail pour activer son compte.

Editer utilisateur

1. Cliquez sur un nom d'utilisateur existant pour afficher les informations de l'utilisateur et les modifier.
   OU
2. Cliquez entre le nom d'utilisateur et l'e-mail pour sélectionner la ligne.
   
   
3. Cliquez sur Editer utilisateur dans la barre d'outils supérieure pour afficher et modifier les informations de l'utilisateur. 
   
   

Désactiver l'utilisateur

Cliquez entre le nom d'utilisateur et l'e-mail pour sélectionner la ligne.
Cliquez sur Désactiver utilisateur dans la barre d'outils supérieure pour désactiver l'utilisateur. Cela empêche l'utilisateur de se connecter à la plateforme Flex ou à l'application de bureau. Un utilisateur qui est désactivé aura certains champs de la liste des utilisateurs en texte gris clair. Le bouton affichera Activer utilisateur si l'utilisateur est déjà désactivé. La modification du statut peut prendre jusqu'à 5 minutes pour être appliquée. 

Renvoyer l'invitation

Cliquez entre le nom d'utilisateur et l'e-mail pour sélectionner la ligne.
Cliquez sur Renvoyer l'invitation pour renvoyer l'e-mail d'invitation au compte utilisateur Flex. Vous pouvez le faire au cas où il n'aurait pas été reçu.

Supprimer utilisateur

1. Cliquez entre le nom d'utilisateur et l'e-mail pour sélectionner la ligne.
   
   
2. Clique l'icône Supprimer utilisateur dans la barre d'outils supérieure.
   Remarque: Si vous supprimez un utilisateur inactif, il s'agit d'une suppression définitive. Si vous supprimez un utilisateur actif, il s'agit d'une suppression réversible, cela signifie que si vous recréez un utilisateur avec le même e-mail, l'utilisateur est réactivé exactement tel qu'il était.
   
   

Les rôles d'utilisateur sont l'endroit où vous créez un groupe qui définit les rôles des utilisateurs de la plateforme Flex. Par exemple, un vendeur et un responsable auront besoin de différents types d'accès. Voir également Créer/Modifier un rôle

Pour y accéder cliquez sur l'icône Paramètres en bas de la barre de menu de gauche sur la plateforme Flex et, sous Zone d'administration, sélectionner Rôles des utilisateurs.

Créer un nouveau rôle d'utilisateur

1. Cliquez sur Créer un nouveau rôle dans la barre d'outils supérieure pour commencer.
   
   
2. Entrez un nom que vous reconnaîtrez dans Nom de rôle.
   
   
3. Cochez les sections de la plateforme Flex auxquelles ce rôle d'utilisateur donne accès. Les principaux domaines sont :
   - Contacts, si vous cochez cette case il y a des options de Peut voir ou Peut éditer
   - Projets, si vous cochez cette case il y a des options de Peut voir ou Peut éditer
   - Autres projets utilisateurs, si vous cochez cette case il y a des options de Peut voir ou Peut éditer
   - Documents, si vous cochez cette case il y a des options de Peut voir ou Peut éditer
   - Reports
   - GShop Management
   - Journaux d'utilisation
   - Remarque destinée aux utilisateurs de Winner Flex: Flex gère à la fois les rôles de sécurité par défaut définis dans l'application de bureau Winner et ceux spécifiquement créés par l'administrateur. Ceux-ci peuvent ensuite être sélectionnés si nécessaire en cochant la case Winner Design et en sélectionnant dans le champ déroulant. Pour plus d'informations, voir Winner Création / Modification d'un rôle.
   
   
4. Cliquez sur l'icône Enregistrer le rôle.
   Remarque: Pour restreindre l'accès, laissez la case décochée.
   
   

Modifier les rôles des utilisateurs

1. Cliquez une fois sur le nom d'un rôle utilisateur pour l'ouvrir
   OU
2. Sélectionnez la ligne en cliquant à côté du nom du rôle d'utilisateur et vous verrez une barre latérale avec une liste rapide des droits d'accès pour ce rôle d'utilisateur.
   
   
3. Si vous souhaitez voir plus d'informations et modifier les autorisations, sélectionnez la ligne en cliquant à côté du nom du rôle utilisateur et cliquez sur le bouton Modifier le rôle dans la barre d'outils supérieure.
   
   

Affectation d'utilisateurs à un rôle d'utilisateur

Une fois que vous avez créé au moins un rôle utilisateur:

1. Accédez à l'icône en forme de rouage des paramètres en bas de la barre de menu de gauche et, sous Zone d'administration, sélectionner Utilisateurs.
   
   
2. Dans cette liste d'utilisateurs, si vous cliquez sous la colonne de la boutique concernée, il y a une liste déroulante, qui est par défaut Tous les droits, utilisez-la pour sélectionner un rôle d'utilisateur pour un utilisateur.
   
   
3. Chaque boutique dispose d'une colonne afin qu'un utilisateur puisse avoir différents rôles d'utilisateur dans différentes boutiques.
   Pour plus d'informations, voir Comment attribuer des rôles aux utilisateurs dans Flex
   
   

Pour y accéder cliquez sur l'icône Paramètres en bas de la barre de menu de gauche sur la plateforme Flex et, sous Zone d'administration, sélectionner Numérotations.

Une règle de tranche de numéros est un paramètre pour les paiements, les projets, les contacts ou les factures. Une règle définit comment les nouveaux paiements, projets, contacts et factures seront numérotés dans Flex.

Il est utile de définir ces règles au début de l'utilisation de Flex afin que vos numéros de commande et vos numéros de facture puissent suivre après vos commandes et factures existantes. Vous pouvez choisir une numérotation différente pour vos magasins.
Pour des instructions détaillées sur la façon de Créer, Éditer et Effacer une règle Cliquez ici.

Pour y accéder cliquez sur le rouage Paramètres en bas de la barre de menu de gauche sur la plateforme Flex et, sous Zone d'administration, sélectionner Paramètres personnalisés.

Les champs personnalisés peuvent être utilisés pour capturer des informations supplémentaires qui ne sont pas déjà intégrées à la plateforme Flex, pour les contacts, les projets et les conceptions. Lorsque vous ajoutez un champ, il sera disponible sur tous les contacts, projets ou conceptions. Par exemple, vous pouvez toujours vouloir capturer des informations spéciales sur un contact et aucune case n'est disponible dans Flex par défaut. Vous devez utiliser un champ personnalisé pour stocker ces informations.

La vue principale est divisée en 3 lignes déroulantes - Contacts, Projets et Conceptions.

Créer un champ personnalisé

1. Cliquez sur + Ajouter un champ personnalisé sous le menu déroulant correspondant.
   
   
2. Dans la première colonne, saisissez un nom pour le champ.
   
   
3. Dans la colonne Type sélectionnez:
   Texte - C'est un champ libre qui accepte des lettres et des chiffres
   Case à cocher - L'entrée est une case à cocher (par défaut non cochée)
   Champ de date - L'entrée est formatée comme une date (avec un calendrier contextuel)
   
   
4. Cliquez sur le bouton Sauvegarder champs personnalisés dans la barre d'outils supérieure.

Supprimer un champ personnalisé
Pour supprimer un champ personnalisé existant, cliquez simplement sur l'icône de corbeille sur la ligne correspondante.

Pour y accéder cliquez sur le rouage Paramètres en bas de la barre de menu de gauche sur la plateforme Flex et, sous Zone d'administration, sélectionner Verrouillés.

Cela montre une vue de tous les projets qui sont actuellement verrouillés, ce qui signifie que le projet est ouvert pour modification sur un autre ordinateur. Voir Quand un projet est-il verrouillé?

Pour plus d'informations sur la façon de débloquer des projets, voir Flex: débloquez un projet et une option

Licences - Pour des informations détaillées, voir l'article Flex : Gérer les licences

Licences utilisateur - Pour des informations détaillées, voir l'article Flex : Gérer les licences

Journal d'utilisation - Pour des informations détaillées, voir l'article Flex : Journal d'utilisation