Lorsque vous créez un projet dans Flex, un numéro de projet lui est attribué. Lorsqu'un design est ajouté, tous les fichiers associés à ce design seront numérotés comme suit : numéro de projet - numéro d'espace - numéro de design.
Par exemple, (34-1-1) correspond au projet numéro 34, à l'espace numéro 1 et au design numéro 1.
Flex attribue des numéros uniques aux nouveaux projets, contacts, factures et paiements pour faciliter l'organisation. Les numéros attribués peuvent être personnalisés à l'aide de règles de plage de numéros.
Explication des règles de plage de numéros
Une règle de plage de numéros est un paramètre applicable aux projets ou aux contacts. Une règle définit la façon dont les nouveaux projets et contacts seront numérotés dans Flex.
Il est utile de définir ces règles dès le début de l'utilisation de Flex si, par exemple, vous souhaitez avoir différentes boutiques avec des règles de numérotation distinctes.
REMARQUE ! Ces paramètres sont uniquement disponibles pour les utilisateurs administrateurs système.
IMPORTANT ! Même si la même règle est créée pour différentes boutiques, celles-ci ne peuvent pas avoir de projets utilisant le même numéro au sein d'une même entreprise.
Pour y accéder, cliquez sur la roue des paramètresen bas de la barre de menu de gauche sur la plateforme Flex et, sous Espace administrateur, sélectionnez
Règles de plage de numéros.
Créer une nouvelle règle
- Dans la barre d'outils supérieure, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle règle de plage de numéros.
- Saisissez un nom que vous reconnaîtrez facilement.
- Dans la liste déroulante Classification, indiquez si cette règle s'applique aux projets ou aux contacts.
- Une rangée de cases apparaîtra, affichant tous les éléments pouvant constituer une règle. Cliquez sur une case pour l'ajouter à une nouvelle ligne. Pour supprimer une case, cliquez sur le x.
- Répétez l'opération pour ajouter plusieurs cases à votre règle. L'ID automatique est remplacé par le numéro d'ID que vous avez défini au point 6. Créez la règle en ajoutant ces champs et des séparateurs, tels que les caractères – ou _, afin que votre numéro soit facile à lire.
- Dans Début de l'ID automatique, vous pouvez modifier le numéro. Par exemple, si votre ancienne documentation de commande en était au numéro 2985, vous souhaiterez peut-être que Flex commence à compter à partir de 3000.
Si vous créez une règle affichant Année – N° boutique – ID automatique, votre premier numéro sera 2022-1-3000.
Remarque : Si vous saisissez un numéro dans Fin de l'ID automatique, un message d'erreur s'affichera dans l'application de bureau lorsque ce numéro aura été dépassé. S'il existe plusieurs règles portant sur la même plage de numéros (dans notre exemple, nous avons utilisé la règle de projet), il est très important de saisir un numéro dans Fin de l'ID automatique, sinon les règles se contrediront.
Exemple :
Règle de projet par défaut
Début de l'ID automatique : 1000
Fin de l'ID automatique : 1366
Règle de projet 2
Début de l'ID automatique : 1367
Fin de l'ID automatique : 1500
Attribuer une règle à une boutique
Les boutiques se trouvent dans l'Espace administrateur, accessible en cliquant sur l'icône de roue des Paramètres en bas de la barre de menu de gauche sur la plateforme Flex.
REMARQUE ! Ces paramètres sont uniquement disponibles pour les utilisateurs administrateurs système.
- Cliquez sur l'icône Boutiques
- Sélectionnez la boutique à laquelle vous souhaitez appliquer la règle et cliquez sur Modifier la boutique dans la barre d'outils supérieure.
- Sélectionnez l'onglet Plage de numéros.
- Cliquez sur le champ déroulant Contacts ou Projets et sélectionnez le nom de la règle que vous souhaitez appliquer à cette boutique.
Modifier une règle
Comme pour toutes les listes dans Flex, cliquez sur le nom d'une règle pour en afficher un aperçu dans la barre latérale à droite de l'écran.
Pour afficher plus de détails et modifier la règle, cliquez sur Modifier la règle de plage de numéros dans la barre d'outils supérieure.
Vous pouvez également dupliquer une règle pour gagner du temps, via l'icône de la barre d'outils supérieure. Modifiez ensuite la règle dupliquée.
Supprimer une règle
Une règle peut être supprimée en la sélectionnant et en cliquant sur l'icône Supprimer la règle de plage de numéros.
Remarque : Les règles par défaut ne peuvent pas être supprimées.