Flex: Asiakirjat

Globaali asiakirja ei ole liitetty projektiin tai yhteystietoon. Esimerkkinä globaalista asiakirjasta: saatat haluta tallentaa malliasiakirjan (yrityksen brändäyksellä), jota ei ole liitetty yhteystietoon tai projektiin, mutta haluat aina päästä siihen helposti käsiksi. On myös mahdollista poistaa asiakirjan linkitys yhteystietoon tai projektiin, ja se näkyy silti asiakirjat-välilehdellä. Yläreunan suodatusruudussa on valintaruutu Globaalit asiakirjat , joka näyttää vain linkittämättömät asiakirjat, jotta pääset niihin nopeasti käsiksi.

Suodatus- ja hakuvaihtoehdot näkyvät rivissä näytön yläosassa ja auttavat sinua löytämään asiakirjoja.

Kaikki asiakirjat voidaan myös ladata suoraan Flex-alustan kautta. Tiedoston enimmäiskoko on 50 Mt. Tähän on kaksi tapaa.

Tapa 1 – asiakirjan liittäminen tietyn projektin suunnitelmaan

1. Napsauta vasemman reunan valikkopalkissa Projektit-kuvaketta ja avaa projektien luettelonäkymä. Avaa projekti, johon haluat lisätä asiakirjan.
    
2. Napsauta tämän projektin Asiakirjat-välilehteä, jolloin näet suunnitelmiesi luettelon.
    
3. Vedä ja pudota asiakirja sen suunnitelman nimen päälle, johon haluat lisätä sen.
    
4. Tiedostojen lataus -ikkunassa Projekti ja Suunnitelma -kentät täyttyvät automaattisesti sen mukaan, mihin vedät ja pudotat asiakirjan. Näitä voi kuitenkin muuttaa avattavasta valikosta.
    
5. Lisää asiakirjoja voidaan lisätä vetämällä ja pudottamalla ne tähän ikkunaan tai napsauttamalla +Liitä uusi asiakirja selataksesi tietokonettasi.
    
6. Valitse asiakirjan tyyppi avattavasta valikosta.
    
7. Napsauttamalla Lisää asetuksia voit liittää asiakirjan olemassa olevaan Yhteystietoon tai Toimittajaan käyttämällä avattavia valikoita.
    
8. Napsauta Lataa tiedostot viimeistelläksesi asiakirjan latauksen. Näytön oikeassa alakulmassa näkyy edistymisikkuna, jossa jokaisen ladatun asiakirjan kohdalla näkyy vihreä valintamerkki.
    
9. Asiakirjat voidaan lähettää sähköpostitse
   - avaamalla suunnitelma, johon ne on liitetty
   - rastittamalla asiakirjat, jotka haluat lähettää sähköpostitse
   - napsauttamalla työkaluriviltä Lähetä sähköposti.
   Huom: Lähetä sähköposti -vaihtoehto toimii vain, kun käytät Flexiä Winnerin kautta, ei selaimessa.
   Voit lähettää useita asiakirjoja yhdistettynä yhdeksi pdf-tiedostoksi tai pakattuna .ZIP-tiedostoksi. Lisätietoja löydät tämän artikkelin osiosta - Yhdistä useita asiakirjoja PDF- tai ZIP-tiedostoksi.

Tapa 2 – globaalin asiakirjan liittäminen yleiseen käyttöön

Joskus saatat tarvita yrityksen asiakirjoja tallennettavaksi Flex-alustalle, jolloin et halua liittää niitä projektiin tai suunnitelmaan. Toimi näin:

1. Napsauta vasemman reunan valikkopalkissa Asiakirjat-kuvaketta ja napsauta ylätyökalurivin Liitä uusi asiakirja -painiketta.
    
2. Selaa tietokonettasi valitaksesi tiedostot tai vedä ja pudota tiedosto.
   Huom: Jos haluat valita useamman kuin yhden tiedoston ladattavaksi, pidä Ctrl-näppäintä painettuna kunnes olet valinnut kaikki haluamasi tiedostot.
    
3. Jos olet selannut tietokonettasi, napsauta Avaa.
    
4. Tiedostojen lataus -ikkuna avautuu. Jos esimerkiksi haluat ladata lisää tiedostoja toisesta sijainnista tietokoneellasi, voit napsauttaa tämän ikkunan alareunassa +Liitä uusi asiakirja ja selata valitaksesi lisää asiakirjoja. Vaihtoehtoisesti voit vetää ja pudottaa tiedostoja ikkunaan.
    
5. Valitse tämän asiakirjan (tai asiakirjojen) loput ominaisuudet:
   Huom: Jos lataat useita asiakirjoja, joilla voi olla eri yksilöllisiä ominaisuuksia, näitä voi muokata myöhemmin avaamalla asiakirjan ja muokkaamalla sen ominaisuuksia, katso lisätietoja tämän artikkelin kohdasta Avaa asiakirja muokattavaksi.
   - Projekti: valitse projekti (avattavasta valikosta), johon haluat liittää asiakirjan.
   - Suunnitelma: valitse suunnitelma (avattavasta valikosta), johon haluat liittää asiakirjan.
   - Tyyppi on asiakirjan tyyppi, joka synkronoituu työpöytäsovelluksesi kanssa.
    
6. Napsauttamalla Lisää asetuksia -valikkoa voit liittää asiakirjan olemassa olevaan Yhteystietoon tai Toimittajaan avattavien valikoiden kautta. Tietosuojataso -kohdassa voit valita, mitkä muut käyttäjät voivat käyttää tätä asiakirjaa:
   Jaettu myymälän kanssa – Kaikki nykyisen myymälän käyttäjät voivat käyttää.
   Jaettu yrityksen kanssa – Kaikki tämän myymälän ja yrityksen kaikkien myymälöiden käyttäjät voivat käyttää.
   Yksityinen asiakirja – Vain sinä, nykyinen käyttäjä, voit käyttää.
    
7. Napsauta Lataa tiedostot viimeistelläksesi asiakirjan latauksen. Näytön oikeassa alakulmassa näkyy edistymisikkuna, jossa jokaisen ladatun asiakirjan kohdalla näkyy vihreä valintamerkki.
    

Koska voit käyttää Flexiä eri laitteilla (mukaan lukien tablettilaitteet), on kätevää ladata tai ottaa kuva ja lisätä mittoja sekä muistiinpanoja. Se on myös hyödyllinen asiakkaan kanssa ideoiden luonnosteluun.

Whiteboard-toiminnolla voit kirjoittaa tai piirtää nopeasti ja korostaa sisältöä kuvassa. Pääset asiakirjaan myöhemmin mistä tahansa Flex-alustan kautta.
Huom: tarkempia tietoja työkaluista ja niiden toiminnoista löydät alta Liittyvät artikkelit -osiosta.

 

Asiakirjat-välilehdellä voit lisätä uuden muistiinpanon, joka toimii kuin muistio. Jos lisäät muistiinpanon Asiakirjoihin, voit liittää sen projektiin ominaisuudet-välilehdellä oikeassa sivupalkissa. Voit myös liittää muistiinpanon yhteystietoon tai tiettyyn suunnitelmaan.

Muistiinpano voidaan lisätä suoraan projektiin siirtymällä asiakirjat-välilehdelle siinä projektissa, johon haluat lisätä muistiinpanon.

Näin tarkastelet tiettyyn projektiin tai suunnitelmaan liitettyjä asiakirjoja:

1. Napsauta vasemman reunan valikkopalkissa Projektit-kuvaketta ja varmista, että olet luettelonäkymässä – tämä näyttää kaikki Flex-alustan projektit.
    
2. Etsi projektin nimi tai numero ja napsauta sitä avataksesi projektin.
    
3. Napsauta tämän projektinäkymän Asiakirjat-välilehteä.
    
4. Tämä avaa projektin ja Projektin asiakirjat -otsikon alla näkyvät kaikki projektiin liitetyt asiakirjat.
   Huom: nähdäksesi projektiin liitetyt Suunnitelmien asiakirjat, napsauta Suunnitelmat-välilehden alla olevaa avattavaa valikkoa.

Luettelossa rastita asiakirjan vieressä oleva valintaruutu valitaksesi sen, jolloin näet pikalukuesikatselun näytön oikean reunan sivupalkissa. Jos napsautat Ominaisuudet-välilehteä, voit muuttaa asiakirjan ominaisuuksia, esimerkiksi muuttaa Tyyppiä, nimeä ja monia muita ominaisuuksia.

Nähdäksesi asiakirjan koko näkymän, napsauta ylätyökalurivin Avaa-painiketta tai asiakirjan nimeä.

Kun asiakirja on avattu, asiakirjatyypistä riippuen yläosassa on joitakin pikanäppäimiä muokkaamiseen (esim. PDF-tiedoston muokkaus), tulostukseen ja tallennukseen.

 

Saatat haluta lähettää useamman kuin yhden asiakirjan asiakkaalle sähköpostitse. Tämä on mahdollista joko yhdistämällä asiakirjat yhdeksi pdf-tiedostoksi tai luomalla niistä zip-paketti, jonka voit ladata ja lähettää asiakkaalle:

1. Napsauta vasemman reunan valikkopalkissa Projektit-kuvaketta ja varmista, että olet projektien luettelonäkymässä. Avaa projekti, joka sisältää sähköpostitettavat asiakirjat.
    
2. Napsauta projektin Asiakirjat-välilehteä.
    
3. Avaa sen suunnitelman asiakirjakansio, joka sisältää sähköpostitettavat asiakirjat.
    
4. Rastita valintaruudut valitaksesi sähköpostitettavat asiakirjat, jolloin sivupalkki avautuu ja näyttää valitut asiakirjat siinä järjestyksessä kuin valitsit ne.
   Huom: voit valita asiakirjoja useammasta kuin yhdestä suunnitelmasta, mutta ne voidaan lähettää vain .ZIP-tiedostona.
5. Sivupalkissa napsauta lisää vaihtoehtoja -painiketta ja valitse tiedostotyyppi, jonka haluat lähettää sähköpostitse – joko Yhdistä yhdeksi PDF:ksi tai Tallenna ZIP:inä.
   Huom: Asiakirjat yhdistetään uuteen tiedostoon siinä järjestyksessä, jossa valitset ne.
    
6. Anna uudelle asiakirjalle tai zip-tiedostolle nimi ja napsauta Tallenna.
    
7. Tämä tiedosto ilmestyy nyt asiakirjaluetteloon.

Voit tarkastella asiakirjaa kokonaisuudessaan käyttämällä Lataa-painiketta:

1. Rastita valintaruutu valitaksesi asiakirjan.
   Huom: älä napsauta asiakirjan nimeä, sillä se avaa asiakirjan.
    
2. Napsauta ylätyökalurivin Lataa-painiketta.
   Huom: Jos napsautat latauspainiketta (ilman tiedoston valintaa), kaikki nykyisen suunnitelman/projektin tiedostot ladataan ja paikallinen Vientikansio avautuu.

Selaimesi lataa tiedoston ja voit tarkastella sitä oikeassa sovelluksessa tietokoneellasi. Näin sinulla on enemmän hallintaa asiakirjan tarkasteluun, zoomaukseen ja selaamiseen.

1. Rastita valintaruutu valitaksesi asiakirjan.
   Huom: älä napsauta asiakirjan nimeä, sillä se avaa asiakirjan.
    
2. Napsauta ylätyökalurivin Poista-painiketta

Huom: Jos poistat tiedoston paikallisesti eli Vientikansiosta, se ladataan uudelleen, mutta jos poistat tiedoston Flex-alustalla, se siirretään paikallisesti varmuuskopioalihakemistoon nimeltä Backup/DeletedInFlex.

Lisätietoja laskujen poistamisesta katso Tulostetun laskun poistaminen