Flex: Asiakirjat

Yleinen asiakirja ei ole linkitetty projektiin tai yhteystietoon. Esimerkki yleisestä asiakirjasta on, että saatat haluta tallentaa mallidokumentin (yrityksen brändäyksellä), jota ei ole linkitetty yhteystietoon tai projektiin, mutta haluat aina käyttää sitä helposti. On myös mahdollista poistaa asiakirjan linkitys yhteystietoon tai projektiin, ja se näkyy edelleen Asiakirjat-välilehdellä. Siellä on suodatinvalintaruutu Yleiset asiakirjatjoka näyttää vain linkittämättömät asiakirjat, joten voit käyttää niitä nopeasti.

Suodatus- ja hakuvaihtoehdot näkyvät rivillä näytön yläreunassa, ja ne auttavat sinua löytämään asiakirjoja.

 Kaikki asiakirjat voidaan myös ladata suoraan Flex-alustan kautta. Tiedoston enimmäiskoko on 50 Mt. On kaksi tapaa tehdä tämä.

Tapa 1 - asiakirjan liittäminen tietyn projektin suunnitelmaan

1. Klikkaa Projektit -kuvaketta vasemmalla valikkorivissä ja avaa projektiluettelonäkymä. Avaa projekti, johon haluat lisätä asiakirjan.
   
   
2. Klikkaa Asiakirjat -välilehti tässä projektissa ja luettelo suunnitelmistasi näkyy.
   
   
3. Vedä ja pudota asiakirja sen suunnitelman nimen päälle, johon haluat lisätä sen.
   
   
4. Lataa tiedostoja ikkunassa Projekti ja Suunnitelma kentät täytetään valmiiksi sen mukaan, mihin vedit ja pudotit asiakirjan. Näitä voidaan kuitenkin muuttaa pudotusvalikosta.
   
   
5. Lisää asiakirjoja voidaan lisätä vetämällä ja pudottamalla ne tähän ikkunaan tai klikkaamalla +Liitä uusi asiakirja selataksesi tiedostoja tietokoneeltasi.
   
   
6. Valitse asiakirjan tyyppi pudotusvalikosta.
   
   
7. Klikkaamalla Lisää vaihtoehtoja voit liittää asiakirjan olemassa olevaan Yhteyshenkilöön tai Toimittajaan käyttämällä pudotusvalikkoja.
   
   
8. Klikkaa Lataa tiedostoja suorittaaksesi asiakirjan latauksen loppuun. Näet edistymis ikkunan näytön oikeassa alakulmassa, jossa näkyy vihreä rasti jokaisen ladatun asiakirjan kohdalla.
   
   
9. Asiakirja(t) voidaan lähettää sähköpostitse
   - avaa suunnitelma, johon liitit ne
   - rastittamalla asiakirja(t), jotka haluat lähettää sähköpostitse
   - klikkaamalla Lähetä sähköposti työkalupalkissa.
   Voit lähettää sähköpostitse useita asiakirjoja yhdistettynä yhdeksi pdf-tiedostoksi tai muutettuna .ZIP-tiedostoksi. Katso lisätietoja tämän artikkelin osiosta - Yhdistä useita asiakirjoja PDF- tai ZIP-tiedostoksi.

Tapa 2 - yleisen asiakirjan liittäminen yleiseen käyttöön

Joskus saatat vaatia yrityksen asiakirjojen tallentamista Flex-alustalle, jolloin et halua yhdistää niitä projektiin tai suunnitelmaan. Tehdäksesi tämän:

1. Klikkaa Asiakirjat -kuvaketta vasemmalla valikkorivissä Klikkaa Liitä uusi asiakirja -painiketta ylätyökalupalkissa.
   
   
2. Selaa tietokonettasi valitaksesi tiedosto(t), tai vedä ja pudota tiedosto.
   Huomautus: Jos haluat valita ladattavaksi useamman kuin yhden tiedoston, pidä näppäimistön Ctrl-näppäintä painettuna, kunnes olet valinnut haluamasi.
   
   
3. Jos olet selannut tietokonettasi klikkaaAvaa.
   
   
4. Lataa tiedostoja ikkuna avautuu. Jos sinulla on esimerkiksi useampia tiedostoja eri paikassa tietokoneellasi, jotka haluat ladata, voit klikata +Lisää uusi asiakirja tämän ikkunan alaosassa ja selaamalla voit valita muita asiakirjoja. Vaihtoehtoisesti voit vetää ja pudottaa tiedostoja ikkunaan.
   
   
5. Valitse tämän asiakirjan (asiakirjojen) muut ominaisuudet:
   Huomautus: Jos lähetät useita asiakirjoja, joilla voi olla erilaisia yksittäisiä ominaisuuksia, niitä voidaan muuttaa myöhemmin käyttämällä asiakirjan avaaminen ja sen ominaisuuksien muokkaaminen, katso lisätietoja osiosta Avaa asiakirja muokattavaksi tästä artikkelista.
   - Projekti: valitse (pudotusvalikosta) projekti, johon haluat liittää asiakirjat.
   - Suunnitelma: Valitse suunnitelma (pudotusvalikosta), johon haluat liittää asiakirjat.
   - Tyyppi on asiakirjatyyppi, joka synkronoidaan työpöytäsovelluksesi kanssa.
   
   
6. Klikkaa Lisää toimintoja ja voit liittää asiakirjan olemassa olevaan Yhteyshenkilöön tai Toimittajaan käyttämällä pudotusvalikkoja. Yksityisyystaso, tästä voit valita, ketkä muut käyttäjät voivat käyttää näitä asiakirjoja:
   Jaettu myymälän kanssa – Kaikilla nykyisen myymälän käyttäjillä on pääsy.
   Jaettu yrityksen kanssa – Kaikilla tämän kaupan käyttäjillä ja kaikilla yrityksen liikkeillä on pääsy.
   Yksityinen asiakirja – Vain sinä, nykyinen käyttäjä voi käyttää.  
   
   
7. Klikkaa Lataa tiedostoja suorittaaksesi asiakirjan latauksen loppuun. Näet edistymis ikkunan näytön oikeassa alakulmassa, jossa näkyy vihreä rasti jokaisen ladatun asiakirjan kohdalla.
   
   

Koska voit käyttää Flexiä eri laitteilla (myös tablet-laitteilla), on hyödyllistä ladata tai ottaa valokuva ja lisätä mittoja ja muistiinpanoja. Se on myös hyödyllinen, kun olet asiakkaan kanssa ja haluat luonnostella ideoita.

Valkotaulutoiminnolla voit kirjoittaa tai piirtää jotain nopeasti ja korostaa kuvan sisältöä. Käytä asiakirjaa myöhemmin mistä tahansa Flex-alustan kautta. 
Huomautus: saadaksesi lisätietoja työkaluista ja niiden toiminnasta, katso aiheeseen liittyvät artikkelit alla.

Asiakirjat-välilehteen voit lisätä uuden muistiinpanon, joka on kuin muistilehtiö. Jos lisäät huomautuksen asiakirjoihin, voit liittää sen projektiin oikeanpuoleisen palkin Ominaisuudet-välilehdellä. Voit myös liittää muistiinpanon yhteystietoon tai tiettyyn suunnitelmaan. 

Muistiinpano voidaan lisätä myös suoraan projektiin siirtymällä sen projektin asiakirja-välilehteen, johon haluat lisätä muistiinpanon. 

Tarkastellaksesi tiettyyn projektiin tai suunnitelmaan liitettyjä asiakirjoja:

1. Klikkaa Projektit -kuvaketta vasemmalla valikkorivissä, varmista, että olet luettelonäkymässä - tässä luetellaan kaikki Flex-alustalla olevat projektit.
   
   
2. Hae projektin nimellä tai numerolla ja klikkaa sitä avataksesi sen.
   
   
3. Klikkaa Asiakirjat -välilehti tässä projektinäkymässä.
   
   
4. Tämä avaa projektin ja otsikon Projektiasiakirjat alapuolella luetellaan kaikki projektiin liitetyt asiakirjat.
   Huomautus: nähdäksesi projektin suunnitelmaan liitetyt asiakirjat klikkaa pudotusvalikkoa Suunnitelmat -välilehdellä.

Valitse luettelosta asiakirjan vieressä oleva valintaruutu, niin näet esikatselun näytön oikealla puolella olevassa sivupalkissa. Jos klikkaat Ominaisuudet -välilehdellä voit muuttaa asiakirjan ominaisuuksia esimerkiksi muuttaa asiakirjan Tyyppiä, nimeä ja muita ominaisuuksia.

Jos haluat nähdä koko asiakirjan koko näkymän, klikkaa Avaa -painiketta ylätyökalupalkissa tai klikkaa asiakirjan nimeä.

Kun asiakirja on avattu, yläosassa on joitain toimintoja nopeaa muokkausta (esim. PDF-tiedoston muokkaamista), tulostamista ja tallentamista varten.

Voit halutessasi lähettää useamman kuin yhden asiakirjan kerrallaan asiakkaalle sähköpostitse. Tämä on mahdollista joko yhdistämällä asiakirjat yhdeksi pdf-tiedostoksi tai luomalla zip-tiedosto, jossa ne ovat kaikki ladattavissa ja lähetettäväksi asiakkaalle:

1. Klikkaa Projektit -kuvaketta vasemmalla valikkorivissä ja varmista, että olet projektiluettelonäkymässä. Avaa projekti, joka sisältää sähköpostilla lähetettävät asiakirjat.
   
   
2. Klikkaa Asiakirjat välilehti projektin sisällä.
   
   
3. Avaa vaihtoehdon asiakirjakansio, joka sisältää asiakirjat, jotka haluat lähettää sähköpostitse.
   
   
4. Valitse sähköpostilla lähetettävät asiakirjat valitsemalla valintaruudut. Tämä avaa sivupalkin, jossa näkyvät valitut asiakirjat valitsemassasi järjestyksessä.
   Huomautus: on mahdollista valita asiakirjoja useammasta kuin yhdestä suunnitelmasta, mutta ne voidaan lähettää vain .ZIP-tiedostona.
5. Klikkaa sivupalkissa Lisää toimintoja-painiketta ja klikkaa tiedoston tyyppiä, jonka haluat lähettää sähköpostilla – joko Yhdistä yhdeksi PDF-tiedostoksi tai Tallenna ZIP-muodossa.
   Huomaa: Järjestys, jossa valitset yhdistettävät asiakirjat, on siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät uudessa yhdistetyssä asiakirjassa.
   
   
6. Anna uudelle asiakirjalle tai zip-tiedostolle nimi ja klikkaa Tallenna.
   
   
7. Tämä tiedosto näkyy nyt asiakirjaluettelossa.

Nähdäksesi asiakirjan kokonaan käytä Lataa-painiketta:

1. Valitse asiakirja klikkaamalla valintaruutua.
   Huomaa: älä klikkaa asiakirjan nimeä, koska tämä avaa asiakirjan.
   
   
2. Klikkaa Lataa -painiketta työkalupalkissa.
   Huomautus: Jos klikkaat latauspainiketta (valitsematta tiedostoa), se lataa kaikki tiedostot nykyisestä suunnitelmasta/projektista ja avaa sitten paikallisen vientihakemiston.

Selaimesi lataa tiedoston ja antaa sinun tarkastella sitä siihen soveltuvassa sovelluksessa tietokoneellasi. Näin voit paremmin tarkastella, zoomata ja navigoida asiakirjaa.

1. Valitse asiakirja klikkaamalla valintaruutua. 
   Huomaa: älä klikkaa asiakirjan nimeä, koska tämä avaa asiakirjan.
   
   
2. Klikkaa Poista -painiketta työkalupalkissa

Huomautus: Jos poistat tiedoston paikallisesti, joka on Export-kansiossa, se ladataan uudelleen, mutta jos poistat tiedoston Flex alustalla, se siirretään paikallisesti varmuuskopiointialikansioon, jonka nimi on Backup/DeletedInFlex.

Löydä lisätietoja laskujen poistamisesta artikkelissa Jo tulostetun laskun poistaminen