Flex Cloud: Yhteystiedot

Yhteystiedot kuvake listaa kaikki yhteystiedot, joita käytetään nykyisessä yrityksessä/myymälässä (jos yritykselläsi on useampi kuin 1 myymälä). Ne synkronoidaan työpöytäsovelluksesi yhteystietojen ja projektien kanssa.

Käyttäjätunnuksesi voidaan määrittää useammalle kuin yhdelle myymälälle, voit vaihtaa myymälää, jossa työskentelet, klikkaamalla käyttäjätunnustasi oikeassa yläkulmassa nähdäksesi käyttäjävalikon.

Yhteyshenkilö voi olla asiakas tai toimittaja. Katso lisätietoja myymälän pääyhteyshenkilön lisäämisestä alla olevista artikkeleista.

Voit avata projektin yhteystiedon sisällä tai suoraan projektivälilehdeltä. Käytä suodatinkuvaketta tämän luettelon hallintaan. Katso lisätietoja alla olevista aiheeseen liittyvistä artikkeleista. Lisäksi yhteystietoon voi olla linkitetty useampi kuin yksi yhteyshenkilö.

Paina yhteystietoa valitaksesi sen ja näet sen tietojen esikatselun oikealla olevassa sivupalkissa. Klikkaa Yhteystiedot työkalupalkissa nähdäksesi kaikki tiedot ja tehdäksesi muutoksia.

 

Ylätyökalurivillä on nopea pääsy Uusi yhteystieto.

Yhteystiedot-välilehdet

Yhteystiedot-näytön yläosassa on 2 välilehteä.

Asiakkaat – Kaikki asiakkaat kaikissa projekteissa. 

Toimittajat – Kaikki toimittajat kaikissa projekteissa.

1. Klikkaa Uusi yhteystieto ylätyökaluriviltä ( Yhteystiedot tai Koontinäyttö näytöiltä).
   
    
2. Valitse yhteystietotyyppi (voit valita useita tyyppejä) ja onko kyseessä yksityinen henkilö vai yritys (oletus on yksityinen). Jos valitset yrityksen, näet lisäruudut yrityksen nimelle, sähköpostiosoitteelle ja puhelinnumerolle.
   
    
3. Täytä yhteystiedot tarpeen mukaan.
   
    
4. Klikkaa Tallenna yhteystieto -painiketta työkaluriviltä, ennen kuin jatkat.
   
    
5. Kun olet tallentanut, voit käsitellä lisävälilehtiä, jotka on kuvattu Muokkaa yhteystietoja tämän artikkelin osiossa.
   
    

Jos haluat muokata yhteystietoja, valitse yhteystieto klikkaamalla valintaruutua ja klikkaa sitten Yhteystiedot ylätyökalupalkissa tai klikkaa vain yhteystiedon nimeä tai numeroa. Kaikki nämä toiminnot avaavat yhteystiedon ja näet 5 välilehteä:
Huomaa: Kun luot uuden yhteystiedon, näet nämä välilehdet automaattisesti.

 

Yleinen -välilehti

Näyttää nimen, tehtävän ja yhteystiedot.

Lisätietoja -välilehti

Näyttää automaattisesti luodun yhteystiedon numeron (numeroalueen sääntöjen mukaan). Tässä välilehdessä on 3 osiota:

1. Yrityksen tiedot listaa yhteystiedot ja voit lisätä ulkoisen viitteen, omistajan ja ALV-numeron. Huomautus: Vain järjestelmänvalvojan käyttäjä voi vaihtaa yhteystiedon omistajaa
   
    
2. Yhteyshenkilöt luettelossa on vähintään yksi yhteystieto (sama kuin Yleiset-välilehdellä), mutta voit lisätä muita ihmisiä tähän. Klikkaus +Lisää valinnainen yhteyshenkilö ja sinulle näytetään ponnahdusikkuna, jossa voit täyttää lisänimi- ja osoitetiedot.
   
    
3. Lisätietoja, Lisätiedot-välilehdessä on useita vaihtoehtoja:

• Asiakasryhmässä voit valita valinnan tälle yhteyshenkilölle.
• Yhteyshenkilön tyyppi on tärkeä. Se määrittää, onko yhteyshenkilösi asiakas, toimittaja, arkkitehti vai urakoitsija, ja vaikuttaa siten siihen, mihin Yhteystiedot-välilehteen tämä tulee näkyviin.
• Tila voidaan valita aktiiviseksi tai ei-aktiiviseksi. Tiloille on suodatin ja se auttaa sinua löytämään yhteystiedot.
• Uutiskirje-ilmoitukset voit valita, lähetetäänkö tälle yhteyshenkilölle markkinointiviestejä.
• Lisätiedot on osio, johon voit kirjoittaa kaiken muun, mitä sinun on ehkä tiedettävä tästä yhteystiedosta.

Ehdot -välilehti

Synkronoi ehdot työpöytäsovelluksen kanssa. Voit määrittää alennuksen, toimituksen, maksuehdot jne... Näitä termejä käytetään luotaessa muita asiakirjoja työpöytäsovelluksessa.

Mukautetut kentät -välilehti

Näyttää kaikki kentät, jotka on lisätty yrityksen asetuksissa. Voit käyttää mukautettuja kenttiä sellaisten tietojen kaappaamiseen ja tallentamiseen, joita mikään oletusruutu ei kata. Katso lisätietoja alla olevista aiheeseen liittyvistä artikkeleista.  

Asiakirjat -välilehti

Näyttää pikanäkymän kaikista tähän yhteystietoon liitetyistä asiakirjoista. Asiakirjat näytetään tilan nimeen ja vaihtoehdon nimeen liittyvässä hierarkiassa. Ne näytetään sitten asiakirjatyypeissään, kuten suunnitelmien graafisissa asiakirjoissa, myyntiasiakirjoissa, toimittajatilauksissa tai laskuissa. Työpöytäsovelluksessa luotujen asiakirjojen asiakirjatyyppi asetetaan automaattisesti.

Paina asiakirjan nimeä valitaksesi sen ja katso sitten lisäasetukset työkalupalkista. Nämä asetukset ovat samat työskennellessäsi asiakirjan kanssa yhteystiedoissa, projekteissa tai Asiakirjat-välilehdellä.

Katso lisätietoja artikkelista Asiakirjat.


 

Voit poistaa yhteystietoja valitsemalla valintaruudun Yhteystiedot numeron edessä ja klikkaamalla Poista yhteystieto -kuvaketta työkalupalkissa.

Huomautus: Jos poistettaviin yhteystietoihin on linkitetty projekteja, näet seuraavan varoitusviestin:

 

Jos painat OK yhteystietoa ei poisteta, mutta siitä tulee passiivinen. TÄRKEÄÄ: yhteyshenkilöön voi olla toisen käyttäjän tai myymälän liittämä projekti ja kun yhteystieto ei ole aktiivinen, toinen projekti ei näy. Jos haluat nähdä ei-aktiivisten asiakkaiden projekteja, sinun on valittava suodatinruutu Ei-aktiiviset asiakkaat.

Versiosta 12.5a2 alkaen sinulla on mahdollisuus viedä yhteystiedot ja toimittajatiedot. Tätä oikeutta voidaan rajoittaa käyttäjärooleilla, katso artikkeli Kuinka määrittää rooleja käyttäjille saadaksesi lisätietoja.

1. Valitse Yhteystiedot-välilehti.
    
2. Valitse Asiakkaat tai Toimittajat välilehti tarpeen mukaan.
    
3. Klikkaa lisää toimintoja kuvaketta ja valitse Vie Exceliin.