Flex: Kontakte

Das Kontakte Symbol listet alle Kontakte auf, die im aktuellen Unternehmen/Geschäft verwendet werden (wenn Ihr Unternehmen mehr als 1 Geschäft hat). Sie werden mit den Kontakten und Projekten in Ihrer Desktop-App synchronisiert.

Ihr Benutzername kann mehreren Geschäften zugeordnet werden; Sie können ändern, mit welchem Geschäft Sie arbeiten, indem Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen klicken, um das Benutzermenü anzuzeigen.

Ein Kontakt kann ein Kunde oder ein Lieferant sein.  Für details, wie Sie einen Hauptkontakt für ein Geschäft hinzufügen, siehe verwandte Artikel unten.

Sie können ein Projekt aus dem Kontakt heraus oder direkt auf dem Projekt-Tab öffnen. Verwenden Sie das Filtersymbol, um diese Liste zu verwalten. Für weitere Informationen siehe verwandte Artikel unten.  Zusätzlich kann ein Kontakt mehr als 1 Kontaktperson zugeordnet haben.

Klicken Sie auf einen Kontakt, um ihn auszuwählen und eine Vorschau der Details in der Seitenleiste rechts anzuzeigen. Klicken Sie auf Kontaktdetails in der Toolbar, um alle Informationen anzuzeigen und Änderungen vorzunehmen.

 

Es gibt schnellen Zugriff in der oberen Toolbar, um einen neuen Kontakt zu erstellen.

Kontakte-Tabs

Es gibt 2 Tabs oben auf dem Kontakte-Bildschirm;

Kunden – Alle Kunden über alle Projekte hinweg. 

Lieferanten – Alle Lieferanten über alle Projekte hinweg.

1. Klicken Sie auf Neuer Kontakt in der oberen Toolbar (auf den Kontakte oder Dashboard Bildschirmen).
   
    
2. Wählen Sie den Kontakttyp (Sie können mehrere Typen auswählen) und ob es sich um eine private Person oder ein Unternehmen handelt (Standard ist privat). Wenn Sie Unternehmen auswählen, sehen Sie zusätzliche Felder für den Firmennamen, die E-Mail und das Telefon.
   
    
3. Vervollständigen Sie die Kontaktdetails nach Bedarf.
   
    
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt speichern in der Toolbar, bevor Sie fortfahren können.
   
    
5. Nachdem Sie gespeichert haben, können Sie die zusätzlichen Tabs durchgehen, die im Abschnitt Kontaktdetails bearbeiten dieses Artikels erklärt werden.
   
    

Um Kontaktdetails zu bearbeiten, klicken Sie das Kontrollkästchen an, um einen Kontakt auszuwählen, und klicken Sie dann auf Kontaktdetails in der oberen Toolbar oder klicken Sie einfach auf den Kontaktnamen oder die Nummer.  Alle diese Aktionen öffnen den Kontakt und Sie sehen 5 Tabs:
Hinweis: Beim Erstellen eines neuen Kontakts sehen Sie diese Tabs automatisch.

 

Global Tab

Zeigt den Namen, die Berufsbezeichnung und die Kontaktdetails an.

Zusätzliche Informationen Tab

Zeigt die automatisch generierte Kontaktnummer (gemäß Ihren Nummernregelungen) an.  Dieser Tab hat 3 Abschnitte:

1. Firmendaten listet die Kontaktnummer auf und Sie können eine externe Referenz, den Kontaktinhaber und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzufügen.  Hinweis: Der Kontaktinhaber kann nur von einem Systemadministrator geändert werden
   
    
2. Kontaktpersonen listet mindestens 1 Kontakt (derselbe wie im Global-Tab) auf, aber Sie können hier zusätzliche Personen hinzufügen. Klicken Sie auf +Zusätzlichen Kontakt hinzufügen und Sie erhalten ein Popup-Formular, um ein zusätzliches Set von Namen- und Adressdetails auszufüllen.
   
    
3. Zusätzliche Informationen, innerhalb des Tabs Zusätzliche Informationen, enthält mehrere Optionen:

• Kundengruppe ermöglicht es Ihnen, eine Auswahl für diesen Kontakt zu treffen.
• Kontakttyp ist wichtig.  Er definiert, ob Ihr Kontakt ein Kunde, Lieferant, Architekt oder Auftragnehmer ist und beeinflusst somit, unter welchem Tab von Kontakten dies erscheinen wird.
• Status kann als aktiv oder inaktiv ausgewählt werden. Filter können auf den Status angewendet werden, um Ihnen zu helfen, Kontakte zu finden.
• Newsletter-Benachrichtigungen ermöglichen es Ihnen auszuwählen, ob Marketing-E-Mails an diesen Kontakt gesendet werden sollen.
• Zusätzliche Informationen ist ein Abschnitt, um alles Weitere einzugeben, was Sie über diesen Kontakt wissen müssen.

Bedingungen Tab

Synchronisiert die Bedingungen mit der Desktop-App. Sie können den Rabatt, die Lieferbedingungen, die Zahlungsbedingungen usw. festlegen. Diese Bedingungen werden beim Erstellen weiterer Dokumente in der Desktop-App verwendet.

Benutzerdefinierte Felder Tab

Zeigt alle Felder an, die innerhalb der Unternehmenseinstellungen hinzugefügt wurden. Sie können benutzerdefinierte Felder verwenden, um Informationen zu erfassen und zu speichern, die nicht durch Standardfelder abgedeckt sind.  Für weitere Informationen siehe verwandte Artikel unten.  

Dokumente Tab

Zeigt eine Schnellansicht aller Dokumente, die diesem Kontakt angehängt sind. Dokumente werden in einer Hierarchie angezeigt, die sich auf den Raumnamen und den alternativen Namen bezieht. Sie werden dann in ihren Dokumenttypen angezeigt, wie z. B. grafische Dokumente für Pläne, Verkaufsdokumente, Lieferantenbestellungen oder Rechnungen. Dokumente, die in der Desktop-App erstellt werden, haben ihren Dokumenttyp automatisch festgelegt.

Klicken Sie auf einen Dokumentnamen, um ihn auszuwählen, und sehen Sie dann die weiteren Optionen in der oberen Toolbar. Diese Optionen sind dieselben, wenn Sie mit einem Dokument in Kontakten, in Projekten oder auf dem Dokumente-Tab arbeiten.

Für weitere Informationen siehe den Artikel Dokumente.


 

Sie können Kontakte löschen, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Kontaktnr. ankreuzen und auf das Kontakt löschen Symbol in der Toolbar klicken.

Hinweis:  Wenn Projekte mit den Kontakten verknüpft sind, die Sie löschen, sehen Sie die folgende Warnmeldung:

 

Wenn Sie auf OK klicken, wird der Kontakt nicht gelöscht, sondern wird inaktiv.  WICHTIG: Der Kontakt kann ein Projekt haben, das von einem anderen Benutzer oder Geschäft zugeordnet ist; indem Sie den Kontakt inaktiv machen, wird auch dessen Projekt nicht sichtbar sein.  Um Projekte für inaktive Kunden zu sehen, müssen Sie das Filterkästchen Inaktive Kunden. ankreuzen.