Flex Cloud: Kontakte

Kontakte listet alle Kontakte auf, die im aktuellen Unternehmen/Shop verwendet werden (wenn Ihr Unternehmen mehr als einen Shop hat). Sie werden mit den Kontakten und Projekten in Ihrer Desktop-App synchronisiert.

Ihr Benutzername kann mehr als einem Shop zugewiesen werden. Sie können den Shop ändern, mit dem Sie arbeiten, indem Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen klicken, um das Benutzermenü anzuzeigen.

Ein Kontakt kann ein Kunde oder ein Lieferant sein. Einzelheiten zum Hinzufügen eines Hauptkontakts für einen Shop finden Sie in den folgenden Artikeln.

Sie können ein Projekt aus dem Kontakt heraus oder direkt auf der Registerkarte Projekte öffnen. Verwenden Sie das Filtersymbol, um diese Liste zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie in den entsprechenden Artikeln weiter unten. Außerdem kann ein Kontakt mit mehr als einer Kontaktperson verknüpft sein.

Klicken Sie auf einen Kontakt, um ihn auszuwählen, und sehen Sie eine Vorschau der Details in der Seitenleiste auf der rechten Seite. Klicken Sie Kontaktdetails auf der Symbolleiste, um alle Informationen anzuzeigen und Änderungen vorzunehmen.

 

In der oberen Symbolleiste gibt es einen Schnellzugriff zum Erstellen eines Neuen Kontakts.

Registerkarten Kontakte

Es gibt 2 Registerkarten am oberen Rand der Kontaktseite;

Kunden – Alle Kunden über alle Projekte hinweg. 

Lieferanten – Alle Lieferanten über alle Projekte hinweg.

1. Klicken Sie auf Neuer Kontakt in der oberen Symbolleiste (auf den Seiten Kontakte oder Dashboard)
   
    
2. Wählen Sie den Kontakttyp aus (es können mehrere Typen ausgewählt werden) und geben Sie an, ob es sich um eine Privatperson oder eine Firma handelt (Standard ist Privatperson). Wenn Sie Firma auswählen, sehen Sie zusätzliche Felder für Firmenname, E-Mail und Telefon.
   
    
3. Vervollständigen Sie die Kontaktdaten nach Bedarf.
   
    
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Kontakt speichern, bevor Sie fortfahren können.
   
    
5. Nach dem Speichern können Sie sich durch die zusätzlichen Registerkarten arbeiten, die im Abschnitt Kontaktdetails bearbeiten dieses Artikels erläutert werden.
   
    

Um Kontaktdetails zu bearbeiten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um einen Kontakt auszuwählen, und klicken Sie dann in der oberen Symbolleiste auf Kontaktdetails, oder klicken Sie einfach auf den Namen oder die Nummer des Kontakts. Mit all diesen Aktionen wird der Kontakt geöffnet und Sie sehen 5 Registerkarten:
Hinweis: Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen, sehen Sie diese Registerkarten automatisch.

 

Registerkarte Global

Zeigt den Namen, die Jobbezeichnung und die Kontaktdaten an.

Registerkarte Zusätzliche Informationen

Zeigt die automatisch generierte Kontaktnummer an (gemäß Ihren Nummernkreisregeln). Diese Registerkarte hat drei Abschnitte:

1. Unter Angeben zum Unternehmen wird die Kontaktnummer aufgeführt, und Sie können eine externe Referenznummer, den Kontakt-Eigentümer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzufügen. Hinweis: Der Kontakt-Eigentümer kann nur von einem Systemadministrator geändert werden
   
    
2. Kontaktperson listet mindestens einen Kontakt auf (wie auf der Registerkarte Global), aber Sie können hier weitere Personen hinzufügen. Klicken Sie auf +Zusätzlichen Kontakt hinzufügen und es wird ein Popup-Formular angezeigt, in dem Sie zusätzliche Namens- und Adressdaten eingeben können.
   
    
3. Zusätzliche Informationen, innerhalb der Registerkarte Zusätzliche Informationen, enthält mehrere Optionen:

• Kundengruppe ermöglicht es Ihnen, eine Auswahl für diesen Kontakt zu treffen.
• Kontakttyp ist wichtig. Es legt fest, ob Ihr Kontakt ein Kunde, Lieferant, Architekt oder Vertragspartner ist und beeinflusst daher, unter welcher Registerkarte von Kontakten dieser angezeigt wird.
• Status kann als aktiv oder inaktiv ausgewählt werden. Filter können auf den Status angewendet werden, um Ihnen beim Auffinden von Kontakten zu helfen.
• Unter Newsletter/Mitteilungen können Sie auswählen, ob Marketing-E-Mails an diesen Kontakt gesendet werden sollen.
• Zusätzliche Informationen In diesem Abschnitt können Sie alle weiteren Informationen zu diesem Kontakt eingeben, die Sie benötigen.

Registerkarte Bedingungen

Synchronisiert die Bedingungen mit der Desktop-App. Sie können den Rabatt, die Lieferung, die Zahlungsbedingungen usw. festlegen. Diese Bedingungen werden beim Erstellen weiterer Dokumente in der Desktop-App verwendet.

Registerkarte Benutzerdefinierte Felder

Zeigt alle Felder an, die innerhalb der Firmeneinstellungen hinzugefügt wurden. Sie können benutzerdefinierte Felder verwenden, um Informationen zu erfassen und zu speichern, die nicht durch Standardfelder abgedeckt sind. Weitere Informationen finden Sie in den entsprechenden Artikeln weiter unten.  

Registerkarte Dokumente

Zeigt eine Schnellansicht aller Dokumente, die an diesen Kontakt angehängt sind. Die Anzeige der Dokumente erfolgt hierarchisch in Bezug auf den Projektnamen und den Alternativnamen. Sie werden dann in ihren Dokumenttypen angezeigt, wie z. B. grafische Dokumente für Pläne, Verkaufsdokumente, Lieferantenaufträge oder Rechnungen. Für Dokumente, die in der Desktop-App erstellt werden, wird der Dokumenttyp automatisch festgelegt.

Klicken Sie auf den Namen eines Dokuments, um es auszuwählen, und sehen Sie dann die weiteren Optionen in der oberen Symbolleiste. Diese Optionen sind dieselben, wenn Sie mit einem Dokument in Kontakten, in Projekten oder auf der Registerkarte Dokumente arbeiten.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Dokumente.


 

Sie können Kontakte löschen, indem Sie das/die Kästchen neben der Kontakt Nr. anklicken. und in der Symbolleiste auf das Symbol Kontakt löschen klicken.

Hinweis: Wenn mit dem/den zu löschenden Kontakt(en) Projekte verknüpft sind, wird die folgende Warnmeldung angezeigt:

 

Wenn Sie auf OK klicken wird der Kontakt nicht gelöscht, sondern auf inaktiv gesetzt. WICHTIG: Dem Kontakt kann ein Projekt eines anderen Benutzers oder Shops zugeordnet sein. Wenn Sie den Kontakt auf inaktiv setzen, ist sein Projekt ebenfalls nicht sichtbar. Um Projekte für inaktive Kunden zu sehen, müssen Sie das Filterfeld Inaktive Kunden aktivieren.

Ab Version 12.5a2 werden Sie die Möglichkeit haben, die Kontakt- und Lieferantendaten zu exportieren. Dieses Recht kann über Benutzerrollen eingeschränkt werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Flex: Benutzerrollen zuweisen .

1. Wählen Sie die Registerkarte Kontakte aus.
    
2. Wählen Sie je nach Bedarf die Registerkarte Kunden oder Lieferanten aus.
    
3. Klicken Sie auf das Symbol Weitere Optionen und wählen Sie Als Excel-Datei exportieren aus.