Flex Cloud: Administrationsbereich

Diese erste Ansicht verfügt über zwei Reiter:

 

Firma

Die wichtigsten Unternehmensinformationen können hier geändert werden, einschließlich des Firmennamens, der Adresse und der Kontaktdaten. 

Einstellungen

Es gibt 4 Dropdown-Bereiche:

1. Währungseinstellungen - Hier können Sie die Währungseinstellungen ändern und eine Standardwährung festlegen.
    
2. Logo - Hier können Sie das Firmenlogo hochladen. 
    
3. Sicherheitseinstellungen - Schränkt den Zugriff auf eine bestimmte IP-Adresse(n) ein. Systemadministratoren können von überall aus darauf zugreifen.

Klicken Sie dazu auf das Einstellungssymbol unten links auf der Flex Plattform und wählen Sie unter Administrationsbereich die Option Shop.

Hier können Sie einen neuen Shop erstellen oder einen gelöschten Shop aktivieren. Wenn Sie auf die Shop-Zeile klicken, können Sie die Details des Shops einsehen, z. B. Adresse, E-Mail, zugewiesene Benutzer.

Innerhalb eines Unternehmens können Sie mehr als einen Shop haben. Siehe auch Einrichten Ihres ersten Shops und Wie kann ich meine Shop-Einstellungen ändern? 

 

Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol unten in der linken Menüleiste und wählen Sie unter Administrationsbereich die Option Benutzer.

Die Seite Benutzer zeigt eine Liste aller Benutzer und ihrer E-Mail-Adressen sowie die für jeden Shop festgelegten Berechtigungen. In dieser Listenansicht können Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken, um die Sortierreihenfolge der Liste zu ändern.

Sie können die Liste der Benutzer als CSV-Datei exportieren, indem Sie oben rechts auf der Benutzerseite klicken. 

Hinweis für Winner Flex-Benutzer – Wenn die Synchronisierung in Flex aktiviert ist, werden die Benutzerrollen von Ihrer Desktopsoftware mit der Flex-Plattform synchronisiert. Die Benutzerrollen sind alle innerhalb der Flex-Plattform sichtbar. Sie sollten jedoch zur Winner-Desktop-App zurückkehren, um neue Benutzerrollen einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen/Bearbeiten einer Rolle.

Einen neuen Benutzer erstellen

1. Klicken Sie auf das Symbol in der oberen Symbolleiste, um einen neuen Benutzer zu erstellen.
    
2. Geben Sie Angaben zum Titel, zu den Namen (einschließlich Initialen, da die Daten sonst nicht im Fachberater Feld erscheinen) und zu den Kontaktdaten ein.
   Hinweis: Bitte geben Sie die E-Mail-Adresse sorgfältig ein, da sie für den Empfang der Flex-Registrierungs-E-Mail verwendet wird. Der neue Nutzer muss die Anweisungen in der E-Mail befolgen, um sein Konto zu aktivieren.

Benutzer bearbeiten

1. Klicken Sie auf einen vorhandenen Benutzernamen, um die Benutzerinformationen anzuzeigen und zu bearbeiten.
   ODER
2. Klicken Sie zwischen dem Benutzernamen und der E-Mail-Adresse, um die Zeile auszuwählen.
    
3. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf Benutzer bearbeiten, um die Benutzerdetails anzuzeigen und zu bearbeiten. 
    

Benutzer deaktivieren
 

Klicken Sie zwischen dem Benutzernamen und der E-Mail-Adresse, um die Zeile auszuwählen.
Klicken Sie auf Benutzer deaktivieren in der oberen Symbolleiste, um den Benutzer zu deaktivieren. Dies verhindert, dass sich der Benutzer bei der Flex-Plattform oder der Desktop-App anmelden kann. Bei einem deaktivierten Benutzer werden einige Felder in der Benutzerliste in hellgrauem Text angezeigt. Die Schaltfläche Benutzer aktivieren wird angezeigt, wenn der Benutzer bereits deaktiviert ist. Es kann bis zu 5 Minuten dauern, bis der Status geändert wird. 

 

Einladung erneut zustellen
 

Klicken Sie zwischen dem Benutzernamen und der E-Mail-Adresse, um die Zeile auszuwählen.
Klicken Sie Einladung erneut zustellen, um die Einladungs-E-Mail für das Flex-Benutzerkonto erneut zu senden. Sie können dies tun, falls die Einladung nicht erfolgreich empfangen wurde.

 

Benutzer löschen

1. Klicken Sie zwischen dem Benutzernamen und der E-Mail-Adresse, um die Zeile auszuwählen.
   
    
2. Klicken Sie auf das Benutzer löschen Symbol in der oberen Symbolleiste.
   Hinweis: Wenn Sie einen inaktiven/ausstehenden Benutzer löschen, ist dies eine permanente Löschung. Wenn Sie einen aktiven Benutzer löschen, handelt es sich um eine vorläufige Löschung. Wenn Sie also einen Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse neu erstellen, wird der Benutzer genau so reaktiviert, wie er war.
   
    

Unter „Benutzerrollen“ erstellen Sie eine Gruppe, die Rollen für die Benutzer der Flex-Plattform definiert. Ein Verkäufer und ein Manager benötigen beispielsweise unterschiedliche Zugangsarten. Siehe auch Erstellen/Bearbeiten einer Benutzerrolle

Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol unten in der linken Menüleiste der Flex-Plattform und wählen Sie unter Administrationsbereich die Option Benutzerrollen.

Erstellen einer neuen Benutzerrolle
 

1. Klicken Sie auf Neue Benutzerrolle erstellen in der oberen Symbolleiste, um zu beginnen.
    
2. Geben Sie in das Feld Name der Benutzerrolle einen Namen ein, den Sie leicht wiederekennen können.
    
3. Markieren Sie, auf welche Bereiche der Flex-Plattform diese Benutzerrolle Zugriff gewährt. Die Hauptbereiche sind:
   - Contacts, wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, gibt es die Optionen Kann anzeigen oder Kann bearbeiten
   - Projects, wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, gibt es die Optionen Kann anzeigen oder Kann bearbeiten
   - Projekte anderer Benutzer. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, gibt es die Optionen Kann anzeigen oder Kann bearbeiten
   - Documents, wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, gibt es die Optionen Kann anzeigen oder Kann bearbeiten
   - Reports (Statistiken)
   - Shop Management
   - Logs (Nutzungsprotokoll)
   - Hinweis für Winner Flex-Benutzer: Flex verwendet sowohl die in der Winner-Desktop-App eingerichteten Standardsicherheitsrollen als auch die speziell vom Administrator erstellten. Diese können dann bei Bedarf durch Setzen des Häkchens bei Winner Design und anschließender Auswahl aus dem Dropdown-Feld ausgewählt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen / Bearbeiten einer Benutzerrolle.
    
4. Klicken Sie auf das Symbol Benutzerrolle speichern.
   Hinweis: Um den Zugriff auf eine Komponente einzuschränken, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.
    

Benutzerrollen bearbeiten

1. Klicken Sie einmal auf den Namen einer Benutzerrolle, um sie zu öffnen
   ODER
2. Wählen Sie die Zeile aus, indem Sie neben den Benutzerrollennamen klicken. Daraufhin wird eine Seitenleiste mit einer Kurzliste der Zugriffsrechte für diese Benutzerrolle angezeigt.
    
3. Wenn Sie weitere Informationen anzeigen und die Berechtigungen bearbeiten möchten, wählen Sie die Zeile aus, indem Sie neben den Namen der Benutzerrolle klicken, und klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerrolle bearbeiten in der oberen Symbolleiste.
    

Benutzern eine Benutzerrolle zuweisen

Sobald Sie mindestens eine Benutzerrolle erstellt haben:

1. Gehen Sie auf das Zahnradsymbol für die Einstellungen unten in der linken Menüleiste und wählen Sie unter Administrationsbereich die Option Benutzer.
    
2. Wenn Sie in dieser Liste der Benutzer auf die Spalte des jeweiligen Shops klicken, erscheint ein Dropdown-Feld, das standardmäßig auf Alle Rechte eingestellt ist; verwenden Sie dieses Feld, um eine Benutzerrolle für einen Benutzer auszuwählen.
    
3. Jeder Shop verfügt über eine Spalte, sodass ein Benutzer in unterschiedlichen Shops unterschiedliche Benutzerrollen haben kann.
   Weitere Informationen finden Sie unter Flex: Benutzerrollen zuweisen
    

Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol unten in der linken Menüleiste der Flex-Plattform und wählen Sie unter Administrationsbereich die Option Nummernkreisregel.

Eine Nummernkreisregel ist eine Einstellung für Zahlungen, Projekte, Kontakte oder Rechnungen. Eine Regel definiert, wie die neuen Zahlungen, Projekte, Kontakte und Rechnungen in Flex nummeriert werden.

Es ist sinnvoll, diese Regeln zu Beginn der Verwendung von Flex festzulegen, damit Ihre Bestell- und Rechnungsnummern nach Ihren bestehenden Bestellungen und Rechnungen laufen können. Sie können entscheiden, ob verschiedene Shops mit einer anderen Nummernkreisregel arbeiten.
Für detaillierte Anweisungen zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen einer Regel finden Sie hier.

 

Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol unten in der linken Menüleiste der Flex-Plattform und wählen Sie unter Administrationsbereich die Option Benutzerdefinierte Einstellungen.

Benutzerdefinierte Felder können verwendet werden, um zusätzliche Informationen für Kontakte, Projekte und Designs zu erfassen, die noch nicht in die Flex-Plattform integriert sind. Wenn Sie ein Feld hinzufügen, ist es für alle Kontakte, Projekte oder Designs verfügbar. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Sie spezielle Informationen über einen Kontakt erfassen möchten, für die in Flex standardmäßig kein Feld vorhanden ist. Hierfür sollten Sie ein benutzerdefiniertes Feld verwenden, um diese Informationen zu speichern.

Die Hauptansicht ist in 3 Dropdown-Zeilen unterteilt – Kontakte, Projekte und Designs.

Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes

1. Klicken Sie im entsprechenden Dropdown-Menü auf + Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.
    
2. Geben Sie in der ersten Spalte einen Namen für das Feld ein.
    
3. In der Spalte Typ wählen Sie aus;
   Textfeld – Eingabe ist ein Textfeld, das Buchstaben und Zahlen akzeptiert
   Kontrollkästchen – Eingabe ist ein Kontrollkästchen (standardmäßig deaktiviert)
   Feld für Datum – Die Eingabe ist als Datum formatiert (mit einem Popup-Kalender)
    
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder speichern in der oberen Symbolleiste.

Löschen eines benutzerdefinierten Feldes
Um ein vorhandenes benutzerdefiniertes Feld zu löschen, klicken Sie einfach auf das Mülleimer-Symbol in der entsprechenden Zeile.

 

Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol unten in der linken Menüleiste der Flex-Plattform und wählen Sie unter Administrationsbereich die Option Sperrungen.

Hier werden alle Projekte angezeigt, die derzeit gesperrt sind, d. h. das Projekt ist auf einem anderen Computer zur Bearbeitung geöffnet. Siehe Winner Flex: Wann wird ein Projekt gesperrt?

Informationen zum Entsperren von Projekten finden Sie unter Flex: Ein Projekt und eine Alternative entsperren

Lizenzen - Detaillierte Informationen finden Sie im Artikel Flex: Lizenzen verwalten

 

Benutzerlizenzen - Detaillierte Informationen finden Sie im Artikel Flex: Lizenzen verwalten

 

Nutzungsprotokoll - Detaillierte Informationen finden Sie im Artikel Flex: Nutzungsprotokoll