Wenn du ein Projekt in Flex erstellst, wird eine Projektnummer vergeben. Wenn ein Design hinzugefügt wird, werden alle Dateien, die zu diesem Design gehören, wie folgt nummeriert: Projektnummer - Raumnummer - Designnummer.
Zum Beispiel ist (34-1-1) die Projektnummer 34, die Raumnummer 1 und die Designnummer 1.
Flex weist neuen Projekten, Kontakten, Rechnungen und Zahlungen eindeutige Nummern zur einfachen Organisation zu. Vergebene Nummern können mithilfe von Nummernkreisregeln angepasst werden.
Erklärung der Nummernkreisregeln
Eine Nummernkreisregel ist eine Einstellung entweder für Projekte oder für Kontakte. Eine Regel legt fest, wie neue Projekte und Kontakte in Flex nummeriert werden.
Es ist sinnvoll, diese Regeln gleich zu Beginn der Nutzung von Flex festzulegen, wenn du zum Beispiel verschiedene Filialen mit unterschiedlichen Nummernregeln haben möchtest.
HINWEIS! Diese Einstellungen sind nur für Systemadministrator-Benutzer verfügbar.
WICHTIG! Auch wenn für verschiedene Filialen dieselbe Regel erstellt wird, können die Filialen innerhalb eines Unternehmens keine Projekte mit derselben Nummer haben.
Um darauf zuzugreifen, klicke auf das Einstellungen-Zahnradunten in der linken Menüleiste der Flex-Plattform und wähle unter Adminbereich
Nummernkreisregeln.
Neue Regel erstellen
- Klicke in der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Nummernkreisregel erstellen.
- Gib einen Namen ein, den du wiedererkennst.
- Wähle im Feld Klassifizierung aus, ob diese Regel für Projekte oder Kontakte gilt.
- Es erscheint eine Zeile mit Feldern, die alle Elemente anzeigen, aus denen eine Regel bestehen kann. Klicke auf ein Feld, und es wird zu einer neuen Zeile hinzugefügt. Um ein Feld zu entfernen, klicke auf das x.
- Wiederhole dies, um mehrere Felder zu deiner Regel hinzuzufügen. Auto-ID wird durch die ID-Nummer ersetzt, die du in Schritt 6 festlegst. Erstelle die Regel, indem du diese Felder und Trennzeichen wie – oder _ hinzufügst, damit deine Nummer leicht zu lesen ist.
- In Auto-ID-Start kannst du die Nummer anpassen. Wenn zum Beispiel deine alten Bestellunterlagen bei Nummer 2985 waren, möchtest du eventuell, dass Flex ab 3000 weiterzählt.
Wenn du eine Regel erstellst, die Jahr – Shop-Nr. – Auto-ID anzeigt, wird deine erste Nummer 2022-1-3000 lauten.
Hinweis: Wenn du eine Nummer in Auto-ID-Ende eingibst und diese Nummer überschritten wird, erscheint in der Desktop-App eine Fehlermeldung. Wenn es mehr als eine Regel gibt, die sich auf denselben Nummernkreis bezieht (in unserem Beispiel haben wir die Projektregel verwendet), ist es sehr wichtig, eine Nummer in Auto-ID-Ende einzugeben, da sich die Regeln sonst widersprechen.
Beispiel:
Standard-Projektregel
Auto-ID-Start: 1000
Auto-ID-Ende: 1266
Projektregel 2
Auto-ID-Start: 1267
Auto-ID-Ende: 1500
Einer Filiale eine Regel zuweisen
Filialen befinden sich im Adminbereich. Diesen erreichst du, indem du unten in der linken Menüleiste der Flex-Plattform auf das Einstellungen-Zahnradsymbol klickst.
HINWEIS! Diese Einstellungen sind nur für Systemadministrator-Benutzer verfügbar.
- Klicke auf das Shops-Symbol
- Wähle den Shop aus, auf den du die Regel anwenden möchtest, und klicke in der oberen Symbolleiste auf Shop bearbeiten.
- Wähle den Reiter Nummernkreis.
- Klicke im Dropdown-Feld Kontakte oder Projekte und wähle den Regelnamen aus, den du auf diesen Shop anwenden möchtest.
Eine Regel bearbeiten
Wie bei allen Listen in Flex kannst du auf einen Regelnamen klicken, um eine Vorschau in der Seitenleiste auf der rechten Bildschirmseite zu sehen.
Um mehr Details zu sehen und die Regel zu bearbeiten, klicke in der oberen Symbolleiste auf Nummernkreisregel bearbeiten.
Du kannst über das Symbol in der oberen Symbolleiste auch eine Regel duplizieren, um Zeit zu sparen. Bearbeite anschließend die duplizierte Regel.
Eine Regel löschen
Eine Regel kann gelöscht werden, indem du sie auswählst und auf das Symbol Nummernkreisregel löschen klickst.
Hinweis: Standardregeln können nicht gelöscht werden.