Flex: Dokumenter

Et globalt dokument er ikke knyttet til et projekt eller en kontakt. Et eksempel på et globalt dokument er, at du måske ønsker at gemme en dokument skabelon (med firmabranding), der ikke er knyttet til en kontakt eller et projekt, men du vil altid gerne have nem adgang til det. Det er også muligt at fjerne linket til et dokument fra en kontakt eller et projekt, og det vil stadig blive vist på fanen Dokumenter. Der er et afkrydsningsfelt for filter Globale dokumentersom kun viser ikke-linkede dokumenter, så du hurtigt kan få adgang til dem.

Filtrerings- og søgemuligheder vises i en række øverst på skærmen og hjælper dig med at finde dokumenterne.

 Ethvert dokument(er) kan også uploades direkte gennem Flex-platformen. Den maksimale grænse pr. fil er 50 Mb. Der er to metoder til at gøre dette.

Metode 1 - vedhæftning af et dokument til et specifikt projekts design

1. Klik på Projekter ikonet i venstre menulinje og åbn projektlistevisningen. Åbn det projekt, du ønsker at tilføje et dokument til.
   
   
2. Klik på Dokumenter fanen i dette projekt, og en liste over dine designs kan ses.
   
   
3. Træk og slip dokumentet over navnet på det design, du vil tilføje det til.
   
   
4. I Upload filer vinduet vil Projekt og Alternativ felter blive udfyldt på forhånd baseret på, hvor du har trukket og sluppet dokumentet. Disse kan dog ændres via rullelisten.
   
   
5. Flere dokumenter kan tilføjes ved at trække og slippe dem i dette vindue eller klikke +Vedhæft nyt dokument for at gennemse din computer.
   
   
6. Vælg dokumenttype fra rullelisten.
   
   
7. Ved at klikke på Flere muligheder kan du knytte dokumentet til en eksisterende Kontakt eller Sælger ved at bruge rullelisterne.
   
   
8. Klik Upload filer for at fuldføre upload af dokumentet. Du vil se en status dialogboks nederst til højre på din skærm, som vil vise et grønt flueben ved hvert uploadet dokument.
   
   
9. Dokumentet/dokumenterne kan mailes ved at
   - åbning af det design, du har knyttet dem til
   - sæt kryds i det eller de dokumenter, du vil sende til e-mail
   - klik Send e-mail på værktøjslinjen.
   Du kan e-maile flere dokumenter flettet til én pdf eller konverteret til en .ZIP-fil. For mere information se afsnittet i denne artikel - Flet flere dokumenter til PDF- eller ZIP-fil.

Metode 2 - vedhæftning af et globalt dokument til generel brug

Nogle gange kan du kræve, at virksomhedens dokumenter gemmes på Flex-platformen, i hvilket tilfælde du ikke ønsker dem tilknyttet et projekt eller design. For at gøre dette:

1. Klik på Dokumenter ikonet i venstre menulinje, så klik på Vedhæft nyt dokument knappen på den øverste værktøjslinje.
   
   
2. Gennemse din computer for at vælge din(e) fil(er), eller træk og slip filen.
   Bemærk: Hvis du vil vælge mere end én fil til at uploade, hold Ctrl-tasten nede på dit tastatur, indtil du er færdig med at vælge.
   
   
3. Hvis du har gennemset din computer klik Åbn.
   
   
4. Upload filer vinduet åbnes. Hvis du f.eks. har flere filer et andet sted på din pc, som du ønsker at uploade, kan du klikke på +Vedhæft nyt dokument i bunden af dette vindue og gennemse for at vælge yderligere dokumenter. Alternativt kan du trække og slippe filer ind i vinduet.
   
   
5. Vælg de resterende egenskaber for dette dokument(er):
   Bemærk: Ved upload af flere dokumenter, som kan have forskellige individuelle egenskaber, kan disse ændres senere via åbne et dokument og redigere dets egenskaber, se mere information i afsnittet Åbn et dokument til redigering i denne artikel.
   - Projekt: vælg det projekt (fra rullemenuen), du ønsker at vedhæfte dokumentet/dokumenterne til.
   - Design: Vælg det design (fra rullemenuen), du ønsker at vedhæfte dokumentet/dokumenterne til.
   - Type er dokumenttypen, der synkroniseres med din desktop-app.
   
   
6. Klik på Flere muligheder drop-down , hvor du kan knytte dokumentet til en eksisterende Kontakt eller Sælger ved at bruge rullelisterne. I Fortrolighedsniveau du kan vælge, hvilke andre brugere der kan få adgang til dette dokument(er):
   Delt med butik – Alle brugere i den aktuelle butik har adgang.
   Delt med firma – Alle brugere i denne butik og alle firmaets butikker har adgang.
   Privat dokument – Kun dig, den nuværende bruger, har adgang. 
   
   
7. Klik Upload filer for at fuldføre upload af dokumentet. Du vil se en status dialogboks nederst til højre på din skærm, som vil vise et grønt flueben ved hvert uploadet dokument.
   
   

Da du kan bruge Flex på forskellige enheder (inklusive tablet-enheder), er det nyttigt at indlæse eller tage et billede og tilføje mål og noter. Det er også nyttigt at bruge, når du er sammen med en kunde for at skitsere ideer.

Med whiteboard-funktionen kan du skrive eller tegne noget hurtigt og markere indhold på et billede. Få adgang til dokumentet senere fra hvor som helst via Flex-platformen. 
Bemærk: for mere detaljeret information om værktøjerne og hvad de gør, se relaterede artikler nedenfor.

I dokumentfanen kan du tilføje en ny note, som er ligesom en notesblok. Hvis du tilføjer en note i Dokumenter, kan du derefter tildele den til et projekt ved at bruge egenskabsfanen i højre sidelinje. Du kan også tildele noten til en kontakt eller et specifikt alternativ. 

En note kan også tilføjes direkte i et projekt ved at gå til dokumentfanen i det projekt, du ønsker at tilføje noten til. 

Sådan får du vist dokumenter knyttet til et specifikt projekt eller design:

1. Klik på Projekter ikon i venstre menulinje, sørg for, at du er i listevisning - dette viser alle projekter på Flex-platformen.
   
   
2. Søg efter navnet eller nummeret på projektet, og klik på det for at åbne det.
   
   
3. Klik på Dokumenter fanen i denne projekt visning.
   
   
4. Dette åbner projektet og under overskriften Projektdokumenter vises alle dokumenter knyttet til projektet.
   Bemærk: for at se dokumenter knyttet til Design(s) inden for projektet, klik på rullemenuen under Designs fanen.

Marker afkrydsningsfeltet ud for et dokument på listen for at vælge det, og du vil se en hurtig forhåndsvisning i sidebjælken til højre på skærmen. Hvis du klikker på Egenskaber fanen kan du ændre egenskaberne for dokumentet, for eksempel ændre den Type af dokumentet det er, dets navn og mange andre egenskaber.

For at se hele dokumentet, skal du klikke på Åbn knappen på den øverste værktøjslinje, eller klikke på navnet på dokumentet.

Når det er åben, afhængigt af dokumenttypen, vil der være nogle funktioner øverst til hurtig redigering (f.eks. redigering af en PDF-fil), udskrivning og gem.

Du ønsker måske at sende mere end ét dokument ad gangen til en kunde via e-mail. Det er muligt at gøre dette ved enten at slå dokumenterne sammen i én pdf eller ved at oprette en zippet fil med dem alle i for at downloade og sende til kunden:

1. Klik på Projekter ikon i venstre menulinje og sørg for, at du er i projektlistevisningen. Åbn projektet, der indeholder de dokumenter, der skal sendes til e-mail.
   
   
2. Klik på Dokumenter fanen i projektet.
   
   
3. Åbn dokumentmappen for alternativet, der indeholder de dokumenter, du ønsker at e-maile.
   
   
4. Marker afkrydsningsfelterne for at vælge dokumenter, der skal sendes til e-mail. Dette åbner en sidebjælke med de valgte dokumenter i den rækkefølge, du valgte dem.
   Bemærk: det er muligt at vælge dokumenter fra mere end ét design, men disse kan kun sendes som en .ZIP-fil.
5. Klik på knappen Flere muligheder i sidebjælken og klik på den type fil, du vil e-maile - enten Flet sammen til én PDF eller Gem som ZIP.
   Bemærk: Den rækkefølge, du vælger dokumenter til at flette i, er den rækkefølge, de vil blive vist i det nye flettede dokument.
   
   
6. Giv det nye dokument eller zip-fil et navn, og klik Gem.
   
   
7. Denne fil vises nu i dokumentlisten.

For at se en fuld visning af dokumentet kan du bruge knappen Download:

1. Klik på afkrydsningsfeltet for at vælge dokumentet.
   Bemærk : klik ikke på dokumentnavnet, da dette åbner dokumentet.
   
   
2. Klik på knappen Download på den øverste værktøjslinje.
   Bemærk: Hvis du klikker på download-knappen (uden at vælge en fil), vil den downloade alle filer fra det aktuelle design/projekt og åbn derefter den lokale eksportmappe.

Din browser vil downloade filen og give dig mulighed for at se den i det korrekte program på din pc. Du har muligvis mere kontrol til at se, zoome og navigere i dokumentet på denne måde.

1. Klik på afkrydsningsfeltet for at vælge dokumentet. 
   Bemærk : klik ikke på dokumentnavnet, da dette åbner dokumentet.
   
   
2. Klik på Slet knappen på den øverste værktøjslinje

Bemærk: Hvis du sletter en fil lokalt, dvs. i eksportmappen, vil den blive downloadet igen, men hvis du sletter filen på Flex-platformen, vil den blive flyttet til en backup-undermappe lokalt med navnet Backup/DeletedInFlex.

For mere information om sletning af fakturaer se Sletning af en allerede udskrevet faktura