Flex Cloud: Dokumenter

Et globalt dokument er ikke knyttet til et projekt eller en kontakt.  Et eksempel på et globalt dokument er, hvis du ønsker at gemme et skabelondokument (med virksomhedens branding), der ikke er knyttet til en kontakt eller et projekt, men som du altid vil have nem adgang til. Det er også muligt at fjerne tilknytningen mellem et dokument og en kontakt eller et projekt, og det vil stadig blive vist på dokumentfanen. Der er en filterafkrydsningsboks Globale dokumenter, som kun viser ikke-tilknyttede dokumenter, så du hurtigt kan få adgang til dem.

Filtrerings- og søgemuligheder vises i en række øverst på skærmen og hjælper dig med at finde dokumenter.

Ethvert dokument kan også uploades direkte via Flex-platformen. Den maksimale grænse pr. fil er 50Mb. Der er to metoder til at gøre dette.

Metode 1 - vedhæftning af et dokument til et specifikt projekts design

1. Klik på Projekter-ikonet i venstre menulinje og åbn projektlistevisningen.  Åbn det projekt, du vil tilføje et dokument til.
    
2. Klik på Dokumenter-fanen i dette projekt, og en liste over dine designs kan ses.
    
3. Træk og slip dokumentet over navnet på det design, du vil tilføje det til.
    
4. I Upload filer-vinduet vil felterne Projekt og Design være forudfyldt baseret på, hvor du har trukket og sluppet dokumentet.  Disse kan dog ændres via rullemenuen.
    
5. Flere dokumenter kan tilføjes ved at trække og slippe dem i dette vindue eller ved at klikke på +Vedhæft nyt dokument for at gennemse din computer.
    
6. Vælg dokumenttype fra rullemenuen.
    
7. Ved at klikke på Flere muligheder kan du knytte dokumentet til en eksisterende Kontakt eller Leverandør ved hjælp af rullemenuerne.
    
8. Klik på Upload filer for at fuldføre uploaden af dokumentet. Du vil se en statusdialogboks nederst til højre på skærmen, som viser et grønt flueben ud for hvert uploadet dokument.
    
9. Dokumentet/dokumenterne kan sendes via e-mail ved
   - at åbne det design, du har vedhæftet dem til
   - markere de dokumenter, du ønsker at sende
   - klikke på Send e-mail på værktøjslinjen.
   Bemærk: Send e-mail-funktionen virker kun, når du tilgår Flex gennem Winner og ikke i browseren. 
   Du kan sende flere dokumenter samlet i én pdf eller konverteret til en .ZIP-fil.  For mere information, se afsnittet i denne artikel - Flet flere dokumenter til PDF eller ZIP-fil.

Metode 2 - vedhæftning af et globalt dokument til generel brug

Nogle gange kan du have brug for, at firmadokumenter gemmes på Flex-platformen, hvor du ikke ønsker dem tilknyttet et projekt eller design.  For at gøre dette:

1. Klik på Dokumenter-ikonet i venstre menulinje, og klik derefter på Vedhæft nyt dokument-knappen på øverste værktøjslinje.
    
2. Gennemse din computer for at vælge dine filer, eller træk og slip filen.
   Bemærk: Hvis du vil vælge mere end én fil til upload, skal du holde Ctrl-tasten nede på dit tastatur, indtil du er færdig med at vælge.
    
3. Hvis du har gennemset din computer, klik på Åbn.
    
4. Upload filer-vinduet åbnes. Hvis du f.eks. har flere filer på en anden placering på din PC, som du ønsker at uploade, kan du klikke på +Vedhæft nyt dokument nederst i dette vindue og gennemse for at vælge yderligere dokumenter.  Alternativt kan du trække og slippe filer i vinduet.
    
5. Vælg de resterende egenskaber for dette/dette dokument(er):
   Bemærk: Hvis du uploader flere dokumenter, som kan have forskellige individuelle egenskaber, kan disse ændres senere ved at åbne et dokument og redigere dets egenskaber, se mere information i afsnittet Åbn et dokument til redigering i denne artikel.
   - Projekt: vælg det projekt (fra rullemenuen), du ønsker at vedhæfte dokumentet/dokumenterne til.
   - Design: vælg det design (fra rullemenuen), du ønsker at vedhæfte dokumentet/dokumenterne til.
   - Type er dokumenttypen, som synkroniseres med din desktop-app.
    
6. Klik på Flere muligheder-rullemenuen for at knytte dokumentet til en eksisterende Kontakt eller Leverandør ved hjælp af rullemenuerne.  I Privatlivsniveau kan du vælge, hvilke andre brugere der kan få adgang til dette/dette dokument(er):
   Delt med butik – Alle brugere i den aktuelle butik har adgang.
   Delt med virksomhed – Alle brugere i denne butik og alle virksomhedens butikker har adgang.
   Privat dokument – Kun du, den aktuelle bruger, har adgang. 
    
7. Klik på Upload filer for at fuldføre uploaden af dokumentet. Du vil se en statusdialogboks nederst til højre på skærmen, som viser et grønt flueben ud for hvert uploadet dokument.
    

Da du kan bruge Flex på forskellige enheder (inklusive tablet-enheder), er det nyttigt at indlæse eller tage et foto og tilføje målinger og noter.  Det er også nyttigt at bruge, når du er sammen med en kunde for at skitsere idéer.

Med whiteboard-funktionen kan du hurtigt skrive eller tegne noget og fremhæve indhold på et billede.  Få adgang til dokumentet senere fra hvor som helst via Flex-platformen. 
Bemærk: for mere detaljeret information om værktøjerne og deres funktioner, se Relaterede artikler nedenfor.

 

I dokumentfanen kan du tilføje en Ny note, som fungerer som en notesblok. Hvis du tilføjer en note i Dokumenter, kan du derefter tildele den til et projekt ved hjælp af egenskabsfanen i højre sidebjælke. Du kan også tildele noten til en kontakt eller et specifikt design. 

En note kan også tilføjes direkte i et projekt ved at gå til dokumentfanen i det projekt, du vil tilføje noten til. 

For at se dokumenter, der er vedhæftet et specifikt projekt eller design:

1. Klik på Projekter-ikonet i venstre menulinje, og sørg for, at du er i listevisning – dette viser alle projekter på Flex-platformen.
    
2. Søg efter navn eller nummer på projektet, og klik på det for at åbne det.
    
3. Klik på Dokumenter-fanen indenfor denne projektvisning.
    
4. Dette åbner projektet, og under overskriften Projektdokumenter vises alle dokumenter, der er knyttet til projektet.
   Bemærk: for at se dokumenter, der er knyttet til Design(s) i projektet, skal du klikke på rullemenuen under Designs-fanen.

I listen skal du markere afkrydsningsfeltet ud for et dokument for at vælge det, og du vil se et hurtigt preview i sidepanelet til højre på skærmen.  Hvis du klikker på Egenskaber-fanen, kan du ændre egenskaberne for dokumentet, for eksempel ændre Type af dokument, dets navn og mange andre egenskaber.

For at se hele dokumentet, klik på Åbn-knappen på øverste værktøjslinje, eller klik på dokumentets navn.

Når det er åbent, vil der afhængigt af dokumenttypen være nogle kontroller øverst til hurtig redigering (f.eks. redigering af en PDF-fil), udskrivning og gemning.

 

Du kan ønske at sende mere end ét dokument ad gangen til en kunde via e-mail.  Det er muligt at gøre dette ved enten at flette dokumenterne til én pdf eller oprette en zip-fil med dem alle til download og sende til kunden:

1. Klik på Projekter-ikonet i venstre menulinje, og sørg for, at du er i projektlistevisning.  Åbn det projekt, der indeholder de dokumenter, der skal sendes via e-mail.
    
2. Klik på Dokumenter-fanen i projektet.
    
3. Åbn dokumentmappen for det design, der indeholder de dokumenter, du ønsker at sende via e-mail.
    
4. Marker afkrydsningsfelterne for at vælge de dokumenter, der skal sendes via e-mail, dette åbner en sidebjælke, der viser de valgte dokumenter i den rækkefølge, du har valgt dem.
   Bemærk: det er muligt at vælge dokumenter fra mere end ét design, men disse kan kun sendes som en .ZIP-fil.
5. I sidebjælken skal du klikke på knappen flere muligheder og klikke på den filtype, du ønsker at sende – enten Flet til én PDF eller Gem som ZIP.
   Bemærk: Den rækkefølge, du vælger dokumenter til fletning, er den rækkefølge, de vises i det nye flettede dokument.
    
6. Giv det nye dokument eller zip-fil et navn, og klik på Gem.
    
7. Denne fil vil nu fremgå af dokumentlisten.

For at se hele dokumentet kan du bruge Download-knappen:

1. Klik på afkrydsningsfeltet for at vælge dokumentet.
   Bemærk: klik ikke på dokumentnavnet, da dette åbner dokumentet.
    
2. Klik på Download-knappen på øverste værktøjslinje.
   Bemærk: Hvis du klikker på download-knappen (uden at vælge en fil), vil den downloade alle filer fra det aktuelle Design/Projekt og derefter åbne den lokale Eksportmappe. 

Din browser vil downloade filen og give dig mulighed for at se den i det korrekte program på din PC. Du kan have mere kontrol over visning, zoom og navigation af dokumentet på denne måde.

1. Klik på afkrydsningsfeltet for at vælge dokumentet. 
   Bemærk: klik ikke på dokumentnavnet, da dette åbner dokumentet.
    
2. Klik på Slet-knappen på øverste værktøjslinje

Bemærk: Hvis du sletter en fil lokalt, altså i Eksportmappen, vil den blive downloadet igen, men hvis du sletter filen på Flex-platformen, vil den blive flyttet til en backup-undermappe lokalt, kaldet Backup/DeletedInFlex.

For mere information om sletning af fakturaer, se Sletning af allerede udskrevet faktura