Flex Cloud: Kontakter

Kontaktpersoner ikonet viser alle de kontakter, der bruges i den aktuelle virksomhed/butik (hvis din virksomhed har mere end 1 butik). De synkroniseres med kontakterne og projekterne i din desktop-app.

Dit brugernavn kan tildeles mere end 1 butik, du kan ændre hvilken butik du arbejder med ved at klikke på dit brugernavn øverst til højre for at se brugermenuen.

En kontakt kan være en kunde eller leverandør. For oplysninger om, hvordan du tilføjer en hovedkontakt til en butik, se venligst relaterede artikler nedenfor.

Du kan åbne et projekt fra kontaktpersonen eller direkte på projektfanen. Brug filterikonet til at hjælpe med at administrere denne liste. For mere information se relaterede artikler nedenfor. Derudover kan en kontakt have mere end 1 kontaktperson knyttet til sig.

Klik på en kontakt for at vælge den og se en forhåndsvisning af detaljerne i sidebjælken til højre. Klik Kontakt detaljer på værktøjslinjen for at se alle oplysningerne og foretage ændringer.

 

Der er hurtig adgang på den øverste værktøjslinje til at oprette en Ny kontakt.

Kontakter faner

Der er 2 faner øverst på skærmen Kontakter;

Kunder – Alle kunder på tværs af alle projekter. 

Leverandører – Alle leverandører på tværs af alle projekter.

1. Klik Ny kontakt i den øverste værktøjslinje (på Kontaktpersoner eller Dashboard skærme).
   
    
2. Vælg kontakttype (du kan vælge flere typer), og om dette er en privatperson eller en virksomhed (standard er privat). Hvis du vælger firma, kommer der yderligere felter for firmanavn, e-mail og telefon frem.
   
    
3. Udfyld kontaktoplysningerne efter behov.
   
    
4. Klik på Gem kontakt knappen på værktøjslinjen, før du kan fortsætte.
   
    
5. Når den er gemt, kan du arbejde gennem de ekstra faner, der er forklaret i Rediger kontaktoplysninger afsnittet i denne artikel.
   
    

For at redigere kontaktoplysninger skal du klikke på afkrydsningsfeltet for at vælge en kontakt og derefter klikke Kontaktoplysninger på den øverste værktøjslinje, eller klik blot på kontaktens navn eller nummer. Alle disse handlinger vil åbne kontakten og du vil se 5 faner:
Bemærk: når du opretter en ny kontakt, vil du automatisk se disse faner.

 

Global fanen

Viser navn, stillingsbetegnelse og kontaktoplysninger.

Yderligere Information fanen

Viser det automatisk genererede kontaktnummer (i henhold til dine nummerområderegler). Denne fane har 3 sektioner:

1. Firmainformation viser kontakt nummer og du kan tilføje ekstern ref., kontakt ejer og moms nummer. Bemærk: Kontaktejer kan kun ændres af en systemadministratorbruger
   
    
2. Kontaktpersoner viser mindst 1 kontakt (det samme som på fanen Global), men du kan tilføje flere personer her. Klik + Tilføj yderligere kontakt valgfrit og du vil blive præsenteret for en pop op-formular for at udfylde et ekstra sæt navne- og adresseoplysninger.
   
    
3. Yderligere Information, på fanen Yderligere information, indeholder flere muligheder:

• Kundegruppe giver dig mulighed for at vælge kundegruppe for denne kontakt.
• Kontakt type er vigtigt. Det vil definere, om din kontaktperson er en kunde, leverandør, arkitekt eller entreprenør og vil derfor påvirke, hvilken fane af Kontaktpersoner denne vil blive vist under.
• Status kan vælges som aktiv eller passiv. Der kan filtreres på status for at hjælpe dig med at finde kontakter.
• Nyhedsbrev/Besked giver dig mulighed for at vælge, om marketing-e-mails skal sendes til denne kontakt.
• Ekstra information er en sektion for at indtaste alt andet, du muligvis har brug for at vide om denne kontakt.

Betingelser fanen

Synkroniserer vilkårene med desktop-appen. Du kan bl.a. indstille rabat-, leverings- og betalingsbetingelser. Disse termer bruges, når du opretter yderligere dokumenter i desktop-appen.

Brugerdefinerede felter fanen

Viser alle felter, der er blevet tilføjet i Firmaindstillinger. Du kan bruge brugerdefinerede felter til at gemme oplysninger, der ikke hører under nogle standardbokse. For mere information se relaterede artikler nedenfor.  

Dokumenter fanen

Viser en hurtig visning af alle dokumenter, der er knyttet til denne kontakt. Dokumenter vil blive vist i et hierarki relateret til rummets navn og design navn. De vises derefter i deres dokumenttyper, såsom grafiske dokumenter til tegninger, salgsdokumenter, leverandørordrer eller fakturaer. Dokumenter, der er oprettet i desktop-appen, vil få deres dokumenttype indstillet automatisk.

Klik på et dokumentnavn for at vælge det, og se derefter de yderligere muligheder på den øverste værktøjslinje. Disse muligheder er de samme, om du arbejder med et dokument i kontakter, i projekter eller på fanen Dokumenter.

For yderligere information se artiklen Dokumenter.


 

Du kan slette kontakter ved at markere boksen(e) ud for Kontakt nr. og klikke på Slet kontakt ikonet på værktøjslinjen.

Bemærk: Hvis der er projekter knyttet til den/de kontakt(er), du sletter, vil du se følgende advarselsmeddelelse:

 

Hvis du klikker OK slettes kontakten ikke, men bliver inaktiv. VIGTIG: kontakten kan have et projekt tilknyttet af en anden bruger eller butik, ved at gøre kontakten inaktiv vil deres projekt heller ikke være synligt. For at se projekter for inaktive kunder skal du sætte kryds i filterboksen Inaktive kunder.

Fra version 12.5a2 vil du have mulighed for at eksportere kontakt- og leverandørdata. Denne ret kan begrænses via brugerroller, se artiklen Sådan tildeler du roller til brugere for mere information.

1. Vælg Fanen Kontakt.
    
2. Vælg Kunder eller Leverandører fane efter behov.
    
3. Klik på ikonet for flere muligheder og vælg Eksporter til Excel.