Når du opretter et projekt i Flex, tildeles det et projektnummer. Når et design tilføjes, nummereres alle filer tilknyttet det pågældende design på følgende måde: Projektnummer - Rumsnummer - Designnummer.
For eksempel er (34-1-1) projektnummer 34, rumsnummer 1 og designnummer 1.
Flex tildeler unikke numre til nye projekter, kontakter, fakturaer og betalinger for nem organisering. Tildelte numre kan tilpasses ved hjælp af nummerintervalregler.
Nummerintervalregler forklaret
En nummerintervalregel er en indstilling for enten projekter eller kontakter. En regel definerer, hvordan nye projekter og kontakter nummereres i Flex.
Det er nyttigt at angive disse regler i begyndelsen af brugen af Flex, hvis du f.eks. ønsker at have forskellige butikker med forskellige nummerregler.
BEMÆRK! Disse indstillinger er kun tilgængelige for brugere med rollen systemadministrator.
VIGTIGT! Selvom den samme regel oprettes for forskellige butikker, kan butikkerne ikke have projekter med det samme nummer inden for én virksomhed.
For at få adgang skal du klikke på indstillingstandhjuletnederst i den venstre menulinje på Flex-platformen og under Administratorområde vælge
Nummerintervalregler.
Opret en ny regel
- Klik på knappen Opret ny nummerintervalregel i den øverste værktøjslinje.
- Indtast et navn, du kan genkende.
- I feltet Klassifikation skal du vælge, om denne regel gælder for projekter eller kontakter.
- Der vises en række felter med alle de elementer, der kan indgå i en regel. Klik på et felt for at tilføje det til en ny række. Fjern et felt ved at klikke på x.
- Gentag for at tilføje flere felter til din regel. Auto-ID erstattes af det ID-nummer, du angiver i punkt 6. Opbyg reglen ved at tilføje disse felter og separatorer, f.eks. tegnene – eller _, så dit nummer er let at læse.
- I Auto-ID start kan du ændre nummeret. Hvis din tidligere ordredokumentation f.eks. var på nummer 2985, ønsker du måske, at Flex begynder at tælle fra 3000 og frem.
Hvis du opretter en regel, der viser År – Butiksnr. – Auto-ID, vil dit første nummer være 2022-1-3000.
Bemærk: Hvis du indtaster et nummer i Auto-ID slut, vises der en fejlmeddelelse i desktop-appen, når dette nummer er overskredet. Hvis der er mere end én regel, der vedrører det samme nummerinterval (i vores eksempel har vi brugt projektreglen), er det meget vigtigt at indtaste et nummer i Auto-ID slut, da reglerne ellers vil modstride hinanden.
Eksempel:
Standard projektregel
Auto-ID start: 1000
Auto-ID slut: 1266
Projektregel 2
Auto-ID start: 1267
Auto-ID slut: 1500
Tildel en regel til en butik
Butikker findes under Administratorområde, som tilgås ved at klikke på Indstillingstandhjulsikonet nederst i den venstre menulinje på Flex-platformen.
BEMÆRK! Disse indstillinger er kun tilgængelige for brugere med rollen systemadministrator.
- Klik på ikonet Butikker
- Vælg den butik, du vil anvende reglen på, og klik på Rediger butik i den øverste værktøjslinje.
- Vælg fanen Nummerinterval.
- Klik på rullelisten Kontakter eller Projekter, og vælg det regelnavn, du vil anvende på denne butik.
Rediger en regel
Som med alle lister i Flex kan du klikke på et regelnavn for at se en forhåndsvisning af det i sidebjælken i højre side af skærmen.
Klik på Rediger nummerintervalregel i den øverste værktøjslinje for at se flere detaljer og ændre reglen.
Du kan også duplikere en regel for at spare tid via ikonet i den øverste værktøjslinje. Rediger derefter den duplikerede regel.
Slet en regel
En regel kan slettes ved at markere den og klikke på ikonet Slet nummerintervalregel.
Bemærk: Standardregler kan ikke slettes.