Flex: Dokument

Ett globalt dokument är inte kopplat till ett projekt eller en kontakt. Ett exempel på ett globalt dokument är att du kanske vill lagra ett malldokument (med företagets varumärke) som inte är kopplat till en kontakt eller ett projekt, men du vill alltid komma åt det enkelt. Det är också möjligt att koppla bort ett dokument från en kontakt eller ett projekt, och det kommer fortfarande att visas på dokumentfliken. Det finns en kryssruta för filter Globala dokumentsom endast visar olänkade dokument så att du snabbt kan komma åt dem.

Filtrering och sökalternativ visas i en rad längst upp på skärmen och hjälper dig att hitta dokument.

 Alla dokument kan också laddas upp direkt via Flex-plattformen. Den maximala gränsen per fil är 50 Mb. Det finns två sätt att göra detta.

Metod 1 - bifoga ett dokument till ett specifikt projekts design

1. Klicka på Projekt ikonen i den vänstra menyraden och öppna projektlistvyn. Öppna projektet du vill lägga till ett dokument till.
   
   
2. Klicka på Dokument fliken i det här projektet och en lista över dina designs kan ses.
   
   
3. Dra och släpp dokumentet över namnet på designen du vill lägga till den.
   
   
4. I Ladda upp filer fönstret kommer Projekt och Design fälten att vara förifyllda baserat på var du drog och släppte dokumentet. Dessa kan dock ändras via rullgardinsmenyn.
   
   
5. Fler dokument kan läggas till genom att dra och släppa dem i det här fönstret eller klicka +Bifoga nytt dokument för att bläddra i din dator.
   
   
6. Välj dokumenttyp i rullgardinsmenyn.
   
   
7. Genom att klicka Fler alternativ du kan associera dokumentet med ett befintligt Kontakt eller Säljare genom att använda rullgardinslistorna.
   
   
8. Klicka på Ladda upp filer för att slutföra dokumentuppladdningen. Du kommer att se en förloppsdialogruta längst ner till höger på skärmen som visar en grön bock vid varje uppladdat dokument.
   
   
9. Dokumentet/dokumenten kan mejlas genom att
   - öppna designen du fäste dem på
   - kryssa i det eller de dokument som du vill e-posta
   - klicka på Skicka epost i verktygsfältet.
   Du kan e-posta flera dokument sammanslagna till en pdf eller konverteras till en .ZIP-fil. För mer information se avsnittet i denna artikel - Slå samman flera dokument till PDF- eller ZIP-fil.

Metod 2 - bifoga ett globalt dokument för allmänt bruk

Ibland kan du kräva att företagsdokument lagras på Flex-plattformen i vilket fall du inte vill att de ska kopplas till ett projekt eller design. För att göra detta:

1. Klicka på Dokument ikonen i den vänstra menyraden, sedan Klicka på Bifoga nytt dokument knappen i det övre verktygsfältet.
   
   
2. Bläddra på din dator för att välja din(a) fil(er), eller dra och släpp filen.
   Notera: Om du vill välja mer än en fil att ladda upp håll nere Ctrl-tangenten på ditt tangentbord tills du har markerat klart.
   
   
3. Om du har surfat på din dator klicka Öppna.
   
   
4. Ladda upp filer fönstret öppnas. Om du till exempel har fler filer på en annan plats på din PC som du vill ladda upp kan du klicka på +Bifoga nytt dokument längst ned i det här fönstret och bläddra för att välja ytterligare dokument. Alternativt kan du dra och släppa filer i fönstret.
   
   
5. Välj de återstående egenskaperna för detta dokument:
   Notera: Vid uppladdning av flera dokument, som kan ha olika individuella egenskaper, kan dessa ändras senare via öppna ett dokument och redigera dess egenskaper, se mer information i avsnittet Öppna ett dokument för redigering av denna artikel.
   - Projekt: välj det projekt (från rullgardinsmenyn) du vill bifoga dokumentet/dokumenten till.
   - Design: Välj designen (från rullgardinsmenyn) som du vill bifoga dokumentet/dokumenten till.
   - Typ är dokumenttypen som synkroniseras med din skrivbordsapp.
   
   
6. Klicka på Fler alternativ här kan du associera dokumentet med en befintligt Kontakt eller Säljare genom att använda rullgardinslistorna. I Sekretessnivån kan du välja vilka andra användare som kan komma åt detta dokument:
   Delas med butik – Alla användare i den aktuella butiken har tillgång.
   Delas med företaget – Alla användare i denna butik och alla företagsbutiker har tillgång.
   Privat dokument – Endast du, den aktuella användaren, har åtkomst. 
   
   
7. Klicka på Ladda upp filer för att slutföra dokumentuppladdningen. Du kommer att se en förloppsdialogruta längst ner till höger på skärmen som visar en grön bock vid varje uppladdat dokument.
   
   

Eftersom du kan använda Flex på olika enheter (inklusive surfplattor) är det bra att ladda eller ta ett foto och lägga till mått och anteckningar. Det är också användbart att använda när du är med en kund för att skissa på idéer.

Med whiteboardfunktionen kan du skriva eller rita något snabbt och markera innehåll på en bild. Få åtkomst till dokumentet senare var som helst via Flex-plattformen. 
Notera: för mer detaljerad information om verktygen och vad de gör, se relaterade artiklar nedan.

I dokumentfliken kan du lägga till en ny anteckning som är som ett anteckningsblock. Om du lägger till en anteckning i dokumenten kan du sedan tilldela den till ett projekt med hjälp av egenskapsfliken i fältet till höger. Du kan också tilldela anteckningen till en kontakt eller en specifik design. 

En anteckning kan också läggas till direkt i ett projekt genom att gå till dokumentfliken i det projekt du vill lägga till anteckningen till. 

Så här visar du dokument som är kopplade till ett specifikt projekt eller design:

1. Klicka på Projekt ikonen i den vänstra menyraden, se till att du är i listvyn - detta listar alla projekt på Flex-plattformen.
   
   
2. Sök efter namn eller nummer på projektet och klicka på det för att öppna.
   
   
3. Klicka på Dokument fliken inom denna projektvy.
   
   
4. Detta öppnar projektet och under rubriken Projektdokument listar den alla dokument som är kopplade till projektet.
   Notera: för att se dokument som är kopplade till Design(s) inom projektet, klicka på rullgardinsmenyn under Design fliken.

Markera kryssrutan bredvid ett dokument i listan för att välja det och du kommer att se en snabb förhandsgranskning i sidofältet till höger på skärmen. Om du klickar på Egenskaper fliken kan du ändra egenskaperna för dokumentet till exempel ändra Typ av dokumentet, dess namn och många andra egenskaper.

För att se hela dokumentet, klicka på Öppna knappen i det övre verktygsfältet, eller klicka på namnet på dokumentet.

När den väl är öppen, beroende på dokumenttyp, finns det några kontroller längst upp för snabb redigering (t.ex. redigera en PDF-fil), skriv ut och spara.

Du kanske vill skicka mer än ett dokument åt gången till en klient via e-post. Det är möjligt att göra detta genom att antingen slå samman dokumenten i en pdf eller skapa en zippad fil med dem alla i för att ladda ner och skicka till kunden:

1. Klicka på Projekt ikonen i den vänstra menyraden och se till att du är i projektlistvyn. Öppna projektet som innehåller dokumenten som ska skickas via e-post.
   
   
2. Klicka på Dokument fliken i projektet.
   
   
3. Öppna dokumentmappen för alternativet som innehåller de dokument du vill skicka med e-post.
   
   
4. Markera kryssrutorna för att välja dokument som ska skickas via e-post, detta öppnar ett sidofält som listar de valda dokumenten i den ordning du valde dem.
   Notera: det är möjligt att välja dokument från mer än en design men dessa kan bara skickas som en .ZIP-fil.
5. Klicka på knappen Fler alternativ i sidofältet och klicka på den typ av fil du vill skicka e-post - antingen Slå ihop till en PDF eller Spara som ZIP.
   Notera: Ordningen som du väljer dokument att slå samman i, är den ordning de kommer att visas i det nya sammanslagna dokumentet.
   
   
6. Ge det nya dokumentet eller zip-filen ett namn och klicka på Spara.
   
   
7. Denna fil kommer nu att visas i dokumentlistan.

För att se en fullständig vy av dokumentet kan du använda knappen Hämta:

1. Klicka på kryssrutan för att välja dokumentet.
   OBS! klicka inte på dokumentnamnet eftersom detta öppnar dokumentet.
   
   
2. Klicka på Hämta knappen i det övre verktygsfältet.
   Obs: Om du klickar på nedladdningsknappen (utan att välja en fil) kommer den att ladda ner alla filer från den aktuella designen/projektet och öppna sedan den lokala exportkatalogen.

Din webbläsare laddar ner filen och låter dig se den i rätt applikation på din PC. Du kan ha mer kontroll över att visa, zooma och navigera i dokumentet så här.

1. Klicka på kryssrutan för att välja dokumentet. 
   OBS! klicka inte på dokumentnamnet eftersom detta öppnar dokumentet.
   
   
2. Klicka på Ta bort knappen i det övre verktygsfältet

Notera: Om du tar bort en fil lokalt, det vill säga i Export-mappen, kommer den att laddas ner igen, men om du tar bort filen på Flex-plattformen kommer den att flyttas till en undermapp för säkerhetskopiering lokalt, med namnet Backup/DeletedInFlex.

För mer information om att ta bort fakturor se Radera en redan utskriven faktura