Flex: Dokument

Ett globalt dokument är inte kopplat till ett projekt eller en kontakt.  Ett exempel på ett globalt dokument är att du kan vilja lagra ett mall-dokument (med företagets varumärke) som inte är kopplat till en kontakt eller ett projekt, men som du alltid vill ha enkel åtkomst till. Det är också möjligt att ta bort kopplingen mellan ett dokument och en kontakt eller ett projekt, och det kommer ändå att visas på dokumentfliken. Det finns en filterkryssruta Globala dokument som endast visar okopplade dokument så att du snabbt kan komma åt dem.

Filter- och sökalternativ visas i en rad högst upp på skärmen och hjälper dig att hitta dokument.

Alla dokument kan även laddas upp direkt via Flex-plattformen. Maximal filstorlek per fil är 50Mb. Det finns två metoder för att göra detta.

Metod 1 - bifoga ett dokument till en specifik projektdesign

1. Klicka på ikonen Projekt i menyraden till vänster och öppna projektlistvyn.  Öppna det projekt du vill lägga till ett dokument i.
    
2. Klicka på fliken Dokument inom detta projekt och en lista över dina designer visas.
    
3. Dra och släpp dokumentet över namnet på den design du vill lägga till det i.
    
4. I fönstret Ladda upp filer kommer fälten Projekt och Design vara förifyllda baserat på var du drog och släppte dokumentet.  Dessa kan dock ändras via rullgardinsmenyn.
    
5. Fler dokument kan läggas till genom att dra och släppa dem i detta fönster eller genom att klicka på +Bifoga nytt dokument för att bläddra på din dator.
    
6. Välj dokumenttyp från rullgardinsmenyn.
    
7. Genom att klicka på Fler alternativ kan du koppla dokumentet till en befintlig Kontakt eller Leverantör via rullgardinsmenyerna.
    
8. Klicka på Ladda upp filer för att slutföra uppladdningen. Du ser en dialogruta nere till höger på skärmen som visar en grön bock vid varje uppladdat dokument.
    
9. Dokumentet/dokumenten kan skickas via e-post genom att 
   - öppna designen du bifogat dem till
   - markera de dokument du vill e-posta
   - klicka på Skicka e-post i verktygsfältet.
   Observera: alternativet Skicka e-post fungerar endast när du använder Flex via Winner och inte i webbläsaren. 
   Du kan e-posta flera dokument sammanslagna till en pdf eller konverterade till en .ZIP-fil.  För mer information, se avsnittet i denna artikel - Slå ihop flera dokument till PDF- eller ZIP-fil.

Metod 2 - bifoga ett globalt dokument för allmänt bruk

Ibland kan du behöva lagra företagsdokument på Flex-plattformen och då vill du inte att de ska vara kopplade till ett projekt eller en design.  För att göra detta:

1. Klicka på ikonen Dokument i menyraden till vänster, klicka sedan på knappen Bifoga nytt dokument i det övre verktygsfältet.
    
2. Bläddra på din dator för att välja dina filer, eller dra och släpp filen.
   Observera: Om du vill välja fler än en fil att ladda upp, håll ner Ctrl-tangenten på ditt tangentbord tills du är klar med valet.
    
3. Om du har bläddrat på din dator, klicka på Öppna.
    
4. Ladda upp filer-fönstret öppnas. Om du till exempel har fler filer på en annan plats på din dator som du vill ladda upp kan du klicka på +Bifoga nytt dokument längst ner i detta fönster och bläddra för att välja fler dokument.  Alternativt kan du dra och släppa filer i fönstret.
    
5. Välj återstående egenskaper för detta/dessa dokument:
   Observera: Vid uppladdning av flera dokument, som kan ha olika individuella egenskaper, kan dessa ändras senare genom att öppna ett dokument och redigera dess egenskaper, se mer information i avsnittet Öppna ett dokument för redigering i denna artikel.
   - Projekt: välj det projekt (från rullgardinsmenyn) du vill koppla dokumentet/dokumenten till.
   - Design: Välj den design (från rullgardinsmenyn) du vill koppla dokumentet/dokumenten till.
   - Typ är dokumenttypen som synkroniseras med ditt skrivbordsprogram.
    
6. Klicka på Fler alternativ-rullgardinsmenyn så kan du koppla dokumentet till en befintlig Kontakt eller Leverantör via rullgardinsmenyerna.  I Sekretessnivå kan du välja vilka andra användare som har åtkomst till detta/dessa dokument:
   Delas med butik – Alla användare i nuvarande butik har åtkomst.
   Delas med företag – Alla användare i denna butik och alla företagets butiker har åtkomst.
   Privat dokument – Endast du, den aktuella användaren, har åtkomst. 
    
7. Klicka på Ladda upp filer för att slutföra uppladdningen. Du ser en dialogruta nere till höger på skärmen som visar en grön bock vid varje uppladdat dokument.
    

Eftersom du kan använda Flex på olika enheter (inklusive surfplattor) är det praktiskt att ladda upp eller ta ett foto och lägga till mått och anteckningar.  Det är också användbart när du är med en kund för att skissa idéer.

Med whiteboardfunktionen kan du snabbt skriva eller rita något och markera innehåll på en bild.  Kom åt dokumentet senare var som helst via Flex-plattformen. 
Observera: för mer detaljerad information om verktygen och vad de gör, se Relaterade artiklar nedan.

 

I dokumentfliken kan du lägga till en ny anteckning som fungerar som ett anteckningsblock. Om du lägger till en anteckning i Dokument kan du sedan tilldela den till ett projekt via egenskapsfliken i sidopanelen till höger. Du kan också tilldela anteckningen till en kontakt eller en specifik design. 

En anteckning kan också läggas till direkt i ett projekt genom att gå till dokumentfliken i det projekt du vill lägga till anteckningen i. 

För att visa dokument som är kopplade till ett specifikt projekt eller design:

1. Klicka på ikonen Projekt i menyraden till vänster, se till att du är i listvy - detta listar alla projekt på Flex-plattformen.
    
2. Sök efter namn eller nummer på projektet och klicka på det för att öppna.
    
3. Klicka på fliken Dokument inom denna projektvy.
    
4. Detta öppnar projektet och under rubriken Projektdokument listas alla dokument som är kopplade till projektet.
   Observera: för att se dokument kopplade till design(er) inom projektet, klicka på rullgardinsmenyn under fliken Designer .

I listan markerar du kryssrutan bredvid ett dokument för att välja det och du får en snabb förhandsgranskning i sidopanelen till höger på skärmen.  Om du klickar på fliken Egenskaper kan du ändra dokumentets egenskaper, till exempel ändra Typ av dokument, dess namn och många andra egenskaper.

För att se hela dokumentet, klicka på Öppna-knappen i det övre verktygsfältet, eller klicka på dokumentets namn.

När det är öppet, beroende på dokumenttyp, finns det vissa kontroller högst upp för snabb redigering (t.ex. redigera en PDF-fil), utskrift och spara.

 

Du kan vilja skicka mer än ett dokument åt gången till en kund via e-post.  Det är möjligt att göra detta genom att antingen slå ihop dokumenten till en pdf eller skapa en zip-fil med alla för att ladda ner och skicka till kunden:

1. Klicka på ikonen Projekt i menyraden till vänster och se till att du är i projektlistvyn.  Öppna projektet som innehåller de dokument som ska e-postas.
    
2. Klicka på fliken Dokument i projektet.
    
3. Öppna dokumentmappen för den design som innehåller de dokument du vill e-posta.
    
4. Markera kryssrutorna för att välja dokument som ska e-postas, detta öppnar en sidopanel som listar de valda dokumenten i den ordning du valde dem.
   Observera: det är möjligt att välja dokument från mer än en design men dessa kan endast skickas som en .ZIP-fil.
5. I sidopanelen klickar du på knappen för fler alternativ och klickar på vilken typ av fil du vill e-posta - antingen Slå ihop till en PDF eller Spara som ZIP.
   Observera: Den ordning du väljer dokument att slå ihop, är den ordning de kommer att visas i det nya sammanslagna dokumentet.
    
6. Ge det nya dokumentet eller zip-filen ett namn och klicka på Spara.
    
7. Denna fil kommer nu att visas i dokumentlistan.

För att se hela dokumentet kan du använda knappen Ladda ner:

1. Klicka i kryssrutan för att välja dokumentet.
   Observera: klicka inte på dokumentets namn eftersom detta öppnar dokumentet.
    
2. Klicka på Ladda ner-knappen i det övre verktygsfältet.
   Observera: Om du klickar på ladda ner-knappen (utan att välja en fil) kommer alla filer från aktuell design/projekt att laddas ner och sedan öppnas den lokala exportmappen. 

Din webbläsare laddar ner filen och låter dig visa den i rätt program på din dator. Du kan ha mer kontroll över att visa, zooma och navigera i dokumentet på detta sätt.

1. Klicka i kryssrutan för att välja dokumentet. 
   Observera: klicka inte på dokumentets namn eftersom detta öppnar dokumentet.
    
2. Klicka på Ta bort -knappen i det övre verktygsfältet

Observera: Om du tar bort en fil lokalt, det vill säga i exportmappen, kommer den att laddas ner igen, men om du tar bort filen på Flex-plattformen flyttas den till en lokal säkerhetskopieringsundermapp, som heter Backup/DeletedInFlex.

För mer information om att ta bort fakturor, se Ta bort en redan utskriven faktura