Flex Cloud: Kontakter

Kontakter ikonen listar alla kontakter som används i det aktuella företaget/butiken (om ditt företag har mer än 1 butik). De synkroniseras med kontakterna och projekten i din skrivbordsapp.

Ditt användarnamn kan tilldelas mer än 1 butik, du kan ändra vilken butik du arbetar med genom att klicka på ditt användarnamn uppe till höger för att se användarmenyn.

En kontakt kan vara en kund eller leverantör. För information om hur man lägger till en huvudkontakt för en butik, se relaterade artiklar nedan.

Du kan öppna ett projekt från kontakten eller direkt på projektfliken. Använd filterikonen för att hantera den här listan. För mer information se relaterade artiklar nedan. Dessutom kan en kontakt ha mer än en kontaktperson kopplad till sig.

Klicka på en kontakt för att välja den och se en förhandsvisning av detaljerna i sidofältet till höger. Klicka på Kontaktuppgifter i verktygsfältet för att se all information och för att göra ändringar.

 

Det finns snabb åtkomst, på det övre verktygsfältet, för att skapa en Ny kontakt.

Kontaktflikar

Det finns två flikar längst upp på skärmen Kontakter;

Kunder – Alla kunder i alla projekt. 

Leverantörer – Alla leverantörer i alla projekt.

1. Klicka på Ny kontakt i det övre verktygsfältet (undet menyn Kontakter eller Översikt).
   
    
2. Välj kontakttyp (du kan välja flera typer) och om detta är en privatperson eller ett företag (standard är privat). Om du väljer företag ser du ytterligare rutor för företagsnamn, e-post och telefon.
   
    
3. Fyll i kontaktuppgifterna efter behov.
   
    
4. Klicka på Spara kontakt knappen i verktygsfältet innan du kan fortsätta.
   
    
5. När du har sparat kan du gå igenom de ytterligare flikarna som förklaras i Redigera kontaktuppgifter avsnittet i denna artikel.
   
    

För att redigera kontaktinformation, klicka på kryssrutan för att välja en kontakt och klicka sedan Kontaktuppgifter i det övre verktygsfältet, eller klicka bara på kontaktens namn eller nummer. Alla dessa åtgärder kommer att öppna kontakten och du kommer att se 5 flikar:
OBS! när du skapar en ny kontakt kommer du att se dessa flikar automatiskt.

 

Global fliken

Visar namn, befattning och kontaktuppgifter.

ytterligare information fliken

Visar det automatiskt genererade kontaktnumret (enligt dina regler för nummerintervall). Den här fliken har 3 sektioner:

1. Företagsinformation listar kontaktnummer och du kan lägga till extern ref, kontaktägare och momsnummer. Notera: Kontaktägare kan endast ändras av en systemadministratörsanvändare
   
    
2. Kontaktpersoner listar minst 1 kontakt (samma som på fliken Global) men du kan lägga till ytterligare personer här. Klicka på + Lägg till ytterligare kontakt och du kommer att presenteras med ett popup-formulär för att fylla i ytterligare en uppsättning namn och adressuppgifter.
   
    
3. Ytterligare information, på fliken Ytterligare information, innehåller flera alternativ:

• Kundgrupp låter dig välja ett urval för denna kontakt.
• Kontakttyp är viktigt. Det kommer att definiera om din kontakt är en kund, leverantör, arkitekt eller entreprenör och kommer därför att påverka under vilken kontaktflik denna kommer visas.
• Status kan väljas som aktiv eller inaktiv. Filter kan sättas utifrån status för att hjälpa dig att hitta kontakter.
• Nyhetsbrevsmeddelanden låter dig välja om marknadsföringsmeddelanden ska skickas till den här kontakten.
• Extra information är ett avsnitt för att ange allt annat du kan behöva veta om denna kontakt.

Villkor fliken

Synkroniserar villkoren med skrivbordsappen. Du kan ställa in rabatt-, leverans-, betalningsvillkor etc. Dessa termer används när du skapar ytterligare dokument i skrivbordsappen.

Anpassade fält fliken

Visar alla fält som har lagts till inom företagsinställningar. Du kan använda anpassade fält för att lagra information som inte täcks av några standardrutor. För mer information se relaterade artiklar nedan.  

Dokument fliken

Visar en snabbvy av alla dokument som är bifogade till denna kontakt. Dokument kommer att visas i en hierarki som relaterar till miljö namn och alternativ namn. De visas sedan i dokumenttyper, såsom grafiska dokument för planer, försäljningsdokument, leverantörsbeställningar eller fakturor. Dokument som skapas i skrivbordsappen kommer att ha sin dokumenttyp inställd automatiskt.

Klicka på ett dokumentnamn för att välja det och se sedan de ytterligare alternativen i det övre verktygsfältet. Dessa alternativ är desamma när man arbetar med ett dokument i kontakter, i projekt eller på dokumentfliken.

För ytterligare information se artikeln Dokument.


 

Du kan radera kontakter genom att markera rutan/rutorna bredvid Kontakt Nr. och klicka på Ta bort kontakt ikonen i verktygsfältet.

Notera: Om det finns projekt kopplade till kontakten/kontakterna du tar bort kommer du att se följande varningsmeddelande:

 

Om du klickar på OK kommer kontakten inte att raderas utan blir inaktiv. VIKTIGT: kontakten kan ha ett projekt kopplat till sig av en annan användare eller butik, genom att göra kontakten inaktiv kommer deras projekt inte heller att synas. För att se projekt för inaktiva kunder måste du kryssa i filterrutan Inaktiva kunder.

Från version 12.5a2 kommer du att ha möjlighet att exportera kontakt- och leverantörsdata. Denna rättighet kan begränsas via användarroller, se artikeln Hur man tilldelar roller till användare för mer information.

1. Välj fliken Kontakt.
    
2. Välj fliken Kunder eller Leverantörer efter behov.
    
3. Klicka på ikonen för fler alternativ och välj Exportera till Excel.