Flex: Administratörsområde

Det finns två flikar i denna första vy:

Företagsfliken

Huvudföretagsinformation kan ändras här, inklusive företagsnamn, adress och kontaktuppgifter. 

Fliken Inställningar

Det finns fyra rullgardinsområden:

1. Valuta - Du kan ändra valutainställningarna, ange en standardvaluta.
   
   
2. Logotyp - du kan ladda upp företagets logotyp. 
   
   
3. Säkerhetsinställningar - Begränsar åtkomst till en specifik IP-adress. Systemadministratörer kan komma åt var som helst.
   
   
4. Kontaktinställningar - Det finns två kryssrutor som om de är valda begränsas visningen av användare och kontakter till per butik.

Klicka på inställningskuggan uppe till höger på Flex plattformen, under Administratörsområde till vänster, välj Butiker.

Här kan du skapa en ny butik eller aktivera en borttagen butik. Genom att klicka på butiksraden kan du se detaljer om butiken, till exempel adress, e-post, tilldelade användare.

Inom ett företag kan du ha mer än 1 butik. Se även Skapa din första butik och Hur kan jag ändra mina butiksinställningar? 

Klicka på inställningar längst ned i den vänstra menyraden och under Admin område Välj Användare.

I sidan för Användare visas en lista över alla användare och deras e-postadresser, tillsammans med behörigheterna per butik. I den här listvyn kan du klicka på en kolumnrubrik för att ändra sorteringsordningen för listan.

Du kan exportera listan över användare som en CSV-fil genom att klicka längst upp till höger på sidan Användare. 

Observera för Winner Flex-användare - med synkronisering aktiverad i Flex synkroniseras rollerna från din datorprogramvara till Flex-plattformen. Rollerna är alla synliga inom Flex-plattformen, men du bör gå tillbaka till Winner-skrivbordsappen för att ställa in nya roller. Se Skapa/redigera en roll för mer information.

Skapa ny användare

1. Klicka på ikonen i det övre verktygsfältet för att börja skapa en ny användare.
   
   
2. Ange information om titeln, namn (inklusive initialer, annars visas inte uppgifterna i vårt referensfält) och kontaktuppgifter.
   Notera: Var försiktig när du anger e-postadressen, denna kommer att användas för att ta emot Flex-registreringsmailet. Den nya användaren måste följa instruktionerna i e-postmeddelandet för att aktivera sitt konto.

Redigera användare

1. Klicka på ett befintligt användarnamn för att se användarinformationen och redigera den.
   ELLER
2. Klicka mellan användarnamnet och e-postadressen för att välja raden.
   
   
3. Klicka på Redigera användare i det övre verktygsfältet för att visa och redigera användarinformationen. 
   
   

Inaktivera användare

Klicka mellan användarnamnet och e-postadressen för att välja raden.
Klicka på Inaktivera användare i det övre verktygsfältet för att inaktivera användaren. Detta hindrar användaren från att kunna logga in på Flex-plattformen eller skrivbordsappen. En användare som är inaktiverad kommer att ha några fält i användarlistan i ljusgrå text. Aktivera användare kommer att visas om användaren redan är inaktiverad. Det kan ta upp till 5 minuter att ändra status. 

Skicka inbjudan igen

Klicka mellan användarnamnet och e-postadressen för att välja raden.
Klicka på Skicka inbjudan igen för att skicka inbjudan till Flex-användarkontot igen. Du kan göra detta om det inte togs emot framgångsrikt.

Ta bort användare

1. Klicka mellan användarnamnet och e-postadressen för att välja raden.
   
   
2. Klicka på Ta bort användare ikonen i det övre verktygsfältet.
   OBS! Om du tar bort en inaktiv/väntande användare är det en permanent borttagning. Om du tar bort en aktiv användare är det en mjuk borttagning, det betyder att om du återskapar en användare med samma e-post så återaktiveras användaren precis som den var.
   
   

Användarroller är där du skapar en grupp som definierar roller för användarna av Flex-plattformen. Till exempel skulle en säljare och en chef behöva olika typer av åtkomst. Se även Skapa/redigera en roll

Klicka på inställningar längst ned i den vänstra menyraden på Flex-plattformen och under Admin område, Välj Användarroller.

Skapa en ny användarroll

1. Klicka på Skapa ny roll i det övre verktygsfältet för att börja.
   
   
2. Ange ett namn som du känner igen i Rollnamn.
   
   
3. Kryssa i vilka delar av Flex-plattformen denna användarroll ger tillgång till. Huvudområdena är:
   - Kontakter, om du markerar den här rutan finns det alternativ för Kan visa eller Kan redigera
   - Projekt, om du markerar den här rutan finns det alternativ för Kan visa eller Kan redigera
   - Andra användare projekt, om du markerar den här rutan finns det alternativ för Kan visa eller Kan redigera
   - Dokument, om du markerar den här rutan finns det alternativ för Kan visa eller Kan redigera
   - Rapporter
   - Butiksledning
   - Användningsloggar
   - Notera för användare av Winner Flex: Flex drar igenom både standardsäkerhetsrollerna som är inställda i Winner-skrivbordsappen och de som specifikt skapats av administratören. Dessa kan sedan väljas vid behov genom att markera kryssrutan Winner Design och väljas från rullgardinsmenyn. För mer information, se Winner Skapa/redigera en roll.
   
   
4. Klicka på Spara roll ikonen.
   Notera: För att begränsa åtkomsten till en komponent, lämna rutan omarkerad.
   
   

Redigera användarroller

1. Klicka en gång på ett användarrollnamn för att öppna det
   ELLER
2. Välj raden genom att klicka vid sidan av användarrollens namn och du kommer att se ett sidofält med en snabb lista över åtkomsträttigheterna för den användarrollen.
   
   
3. Om du vill se mer information och redigera behörigheterna, välj raden genom att klicka på sidan av användarrollens namn och klicka på knappen Redigera roll på det övre verktygsfältet.
   
   

Tilldela användare till en användarroll

När du har skapat minst 1 användarroll:

1. Gå till inställningskuggikonen längst ned i den vänstra menyraden och under Admin område, Välj Användare.
   
   
2. I den här listan över användare, om du klickar under den relevanta butikskolumnen, finns en rullgardinsmeny, som standard är Alla rättigheter, använd denna för att välja en användarroll för en användare.
   
   
3. Varje butik har en kolumn så att en användare kan ha olika användarroller i olika butiker.
   För ytterligare information se Hur man tilldelar roller till användare i Flex
   
   

Klicka på inställningar längst ned i den vänstra menyraden på Flex-plattformen och under Admin område, Välj Nummerintervallsregler.

En nummerintervallsregel är en inställning för antingen betalningar, projekt, kontakter eller fakturor. En regel definierar hur de nya betalningarna, projekten, kontakterna och fakturorna ska numreras i Flex.

Det är användbart att ställa in dessa regler i början när man använder Flex så att dina ordernummer och fakturanummer kan köras efter dina befintliga order och fakturor. Du kan välja att ha olika butiker med en annan nummerserie.
För detaljerade instruktioner om hur du Skapar, Redigerar och Raderar en regel Klicka här.

Klicka på inställningar längst ned i den vänstra menyraden på Flex-plattformen och under Admin område, Välj Anpassade inställningar.

Anpassade fält kan användas för att fånga extra information som inte redan är inbyggd i Flex-plattformen, för kontakter, projekt och design. När du lägger till ett fält blir det tillgängligt på alla kontakter, projekt eller designs. Till exempel kanske du alltid vill fånga speciell information om en kontakt och det finns ingen ruta tillgänglig i Flex som standard. Du bör använda ett anpassat fält för att lagra denna information.

Huvudvyn är uppdelad i tre rullgardinsrader - Kontakter, Projekt och Design.

Skapa ett anpassat fält

1. Klicka på + Lägg till anpassat fält under den relevanta rullgardinsmenyn.
   
   
2. Skriv ett namn för fältet i den första kolumnen.
   
   
3. I Typ kolumnen välj från;
   Textfält – Inmatning är en textruta som accepterar bokstäver och siffror
   Kryssruta – Är en kryssruta (förinställningen är avmarkerad)
   Datumfält – Inmatningen är formaterad som ett datum (med en popup-kalender)
   
   
4. Klicka på Spara anpassade fält knappen i det övre verktygsfältet.

Ta bort ett anpassat fält
För att ta bort ett befintligt anpassat fält klickar du bara på bin-ikonen på den aktuella raden.

Klicka på inställningar längst ned i den vänstra menyraden på Flex-plattformen och under Admin område, Välj Lås.

Detta visar en vy över alla projekt som för närvarande är låsta, vilket innebär att projektet är öppet för redigering på en annan dator. Se När låses ett projekt?

För information om hur du låser upp projekt, se Flex: Lås upp ett projekt och ett alternativ

Licenser - För detaljerad information se artikeln Flex: Hantera licenser

Användarlicenser - För detaljerad information se artikeln Flex: Hantera licenser

Användningslogg - För detaljerad information se artikeln Flex: Användningslogg