Flex: Documentos

Um documento global não está vinculado a um projeto ou contato.  Um exemplo de documento global é quando você deseja armazenar um documento modelo (com a marca da empresa) que não está vinculado a um contato ou projeto, mas que você sempre quer acessar facilmente. Também é possível desvincular um documento de um contato ou projeto, e ele ainda será exibido na guia de documentos. Existe uma caixa de seleção de filtro Documentos globais que mostrará apenas documentos desvinculados para que você possa acessá-los rapidamente.

As opções de filtragem e pesquisa são exibidas em uma linha na parte superior da tela e ajudam você a localizar documentos.

Qualquer documento(s) também pode ser carregado diretamente pela plataforma Flex. O limite máximo por arquivo é de 50Mb. Existem dois métodos para fazer isso.

Método 1 - anexando um documento ao design de um projeto específico

1. Clique no ícone Projetos na barra de menu à esquerda e abra a visualização da lista de projetos.  Abra o projeto ao qual você deseja adicionar um documento.
    
2. Clique na guia Documentos dentro deste projeto e uma lista de seus designs será exibida.
    
3. Arraste e solte o documento sobre o nome do design ao qual deseja adicioná-lo.
    
4. Na janela Carregar arquivos, os campos Projeto e Design serão preenchidos automaticamente com base em onde você arrastou e soltou o documento.  No entanto, estes podem ser alterados através da lista suspensa.
    
5. Mais documentos podem ser adicionados arrastando e soltando-os nesta janela ou clicando em +Anexar novo documento para procurar em seu computador.
    
6. Selecione o Tipo de documento na lista suspensa.
    
7. Clicando em Mais opções você pode associar o documento a um Contato ou Fornecedor existente usando as listas suspensas.
    
8. Clique em Carregar arquivos para concluir o upload do documento. Você verá uma caixa de diálogo de progresso no canto inferior direito da tela, que mostrará um tique verde para cada documento carregado.
    
9. O(s) documento(s) pode(m) ser enviado(s) por e-mail 
   - abrindo o design ao qual você os anexou
   - marque o(s) documento(s) que deseja enviar por e-mail
   - clique em Enviar E-mail na barra de ferramentas.
   Nota: a opção Enviar E-mail só funcionará ao acessar o Flex através do Winner e não pelo navegador. 
   Você pode enviar vários documentos mesclados em um único PDF ou convertidos em um arquivo .ZIP.  Para mais informações, consulte a seção neste artigo - Mesclar vários documentos em PDF ou arquivo ZIP.

Método 2 - anexando um documento global para uso geral

Em algumas ocasiões, pode ser necessário armazenar documentos da empresa na plataforma Flex, caso em que você não deseja que eles estejam associados a um projeto ou design.  Para fazer isso:

1. Clique no ícone Documentos na barra de menu à esquerda, depois clique no botão Anexar novo documento na barra de ferramentas superior.
    
2. Procure em seu computador para selecionar seu(s) arquivo(s), ou arraste e solte o arquivo.
   Nota: Se quiser selecionar mais de um arquivo para carregar, mantenha pressionada a tecla Ctrl do teclado até terminar a seleção.
    
3. Se você procurou em seu computador, clique em Abrir.
    
4. A janela Carregar arquivos será aberta. Se, por exemplo, você tiver mais arquivos em outro local do seu PC que deseja carregar, pode clicar em +Anexar novo documento na parte inferior desta janela e procurar para selecionar documentos adicionais.  Alternativamente, você pode arrastar e soltar arquivos na janela.
    
5. Selecione as propriedades restantes para este(s) documento(s):
   Nota: No caso de carregar vários documentos, que podem ter propriedades individuais diferentes, estas podem ser alteradas posteriormente abrindo um documento e editando suas propriedades; veja mais informações na seção Abrir um Documento para Edição deste artigo.
   - Projeto: selecione o projeto (na caixa suspensa) ao qual deseja anexar o(s) documento(s).
   - Design: Selecione o design (na caixa suspensa) ao qual deseja anexar o(s) documento(s).
   - Tipo é o tipo de documento que sincroniza com seu aplicativo desktop.
    
6. Clique na lista suspensa Mais opções para associar o documento a um Contato ou Fornecedor existente usando as listas suspensas.  Em Nível de Privacidade você pode selecionar quais outros usuários podem acessar este(s) documento(s):
   Compartilhado com a loja – Todos os usuários na loja atual têm acesso.
   Compartilhado com a empresa – Todos os usuários desta loja e de todas as lojas da empresa têm acesso.
   Documento privado – Apenas você, o usuário atual, tem acesso. 
    
7. Clique em Carregar arquivos para concluir o upload do documento. Você verá uma caixa de diálogo de progresso no canto inferior direito da tela, que mostrará um tique verde para cada documento carregado.
    

Como você pode usar o Flex em diferentes dispositivos (incluindo tablets), é útil carregar ou tirar uma foto e adicionar medidas e notas.  Também é útil para usar quando estiver com um cliente para esboçar ideias.

Com a função quadro branco, você pode escrever ou desenhar algo rapidamente e destacar conteúdo em uma imagem.  Acesse o documento mais tarde de qualquer lugar via plataforma Flex. 
Nota: para informações mais detalhadas sobre as ferramentas e suas funções, veja os artigos relacionados abaixo.

 

Na guia de documentos, você pode adicionar uma Nova Nota, semelhante a um bloco de notas. Se você adicionar uma nota nos Documentos, poderá então atribuí-la a um projeto usando a guia de propriedades na barra lateral direita. Você também pode atribuir a nota a um contato ou a um design específico. 

Uma nota também pode ser adicionada diretamente em um projeto acessando a guia de documentos no projeto ao qual deseja adicionar a nota. 

Para visualizar documentos anexados a um projeto ou design específico:

1. Clique no ícone Projetos na barra de menu à esquerda, certifique-se de estar na visualização de lista - isso lista todos os projetos na plataforma Flex.
    
2. Pesquise pelo nome ou número do projeto e clique para abrir.
    
3. Clique na guia Documentos dentro desta visualização do projeto.
    
4. Isso abrirá o projeto e, sob o título Documentos do Projeto , listará todos os documentos anexados ao projeto.
   Nota: para ver documentos anexados a Design(s) dentro do projeto, clique na lista suspensa sob a guia Designs .

Na lista, marque a caixa de seleção ao lado de um documento para selecioná-lo e você verá uma visualização rápida na barra lateral à direita da tela.  Se você clicar na guia Propriedades, poderá alterar as propriedades do documento, por exemplo, mudar o Tipo de documento, seu nome e muitas outras propriedades.

Para ver uma visualização completa do documento, clique no botão Abrir na barra de ferramentas superior ou clique no nome do documento.

Uma vez aberto, dependendo do tipo de documento, haverá alguns controles na parte superior para edição rápida (por exemplo, editar um arquivo PDF), impressão e salvamento.

 

Você pode querer enviar mais de um documento de uma vez para um cliente por e-mail.  É possível fazer isso mesclando os documentos em um único PDF ou criando um arquivo ZIP com todos para baixar e enviar ao cliente:

1. Clique no ícone Projetos na barra de menu à esquerda e certifique-se de estar na visualização da lista de projetos.  Abra o projeto que contém os documentos a serem enviados por e-mail.
    
2. Clique na guia Documentos dentro do projeto.
    
3. Abra a pasta de documentos do design que contém os documentos que deseja enviar por e-mail.
    
4. Marque as caixas de seleção para selecionar os documentos a serem enviados por e-mail; isso abrirá uma barra lateral listando os documentos selecionados na ordem em que foram selecionados.
   Nota: é possível selecionar documentos de mais de um design, mas estes só podem ser enviados como um arquivo .ZIP.
5. Na barra lateral, clique no botão de mais opções e clique no tipo de arquivo que deseja enviar por e-mail - Mesclar em um PDF ou Salvar como ZIP.
   Nota: A ordem em que você seleciona os documentos para mesclar é a ordem em que eles aparecerão no novo documento mesclado.
    
6. Dê um nome ao novo documento ou arquivo zip e clique em Salvar.
    
7. Este arquivo agora aparecerá na lista de documentos.

Para ver uma visualização completa do documento, você pode usar o botão Baixar:

1. Clique na caixa de seleção para selecionar o documento.
   Nota: não clique no nome do documento, pois isso irá abri-lo.
    
2. Clique no botão Baixar na barra de ferramentas superior.
   Nota: Se você clicar no botão baixar (sem selecionar um arquivo), ele fará o download de todos os arquivos do Design/Projeto atual e abrirá o Diretório de Exportação local. 

Seu navegador fará o download do arquivo e permitirá visualizá-lo no aplicativo correto em seu PC. Assim, você pode ter mais controle para visualizar, ampliar e navegar pelo documento.

1. Clique na caixa de seleção para selecionar o documento. 
   Nota: não clique no nome do documento, pois isso irá abri-lo.
    
2. Clique no botão Excluir na barra de ferramentas superior

Nota: Se você excluir um arquivo localmente, ou seja, dentro da pasta Exportar, ele será baixado novamente; no entanto, se você excluir o arquivo na Plataforma Flex, ele será movido para uma subpasta de backup local, chamada Backup/DeletedInFlex.

Para mais informações sobre exclusão de faturas, veja Excluindo uma fatura já impressa