Flex : Documentos

Um documento global não está vinculado a um projeto ou contacto. Um exemplo de documento global é, pode querer armazenar um modelo de documento (com a marca da empresa) que não está vinculado a um contacto ou projeto, mas sempre deseja acessá-lo facilmente. Também é possível desvincular um documento de um contacto ou projeto, e ele ainda será exibido na guia de documentos. Há uma caixa de seleção de filtro Documentos globais que mostrará apenas documentos não vinculados para poder aceder-lhes rapidamente.

As opções de filtragem e pesquisa são exibidas numa linha na parte superior do ecrã e ajudam a localizar documentos.

 Qualquer documento também pode ser carregado diretamente através da plataforma Flex. O limite máximo por arquivo é de 50Mb. Existem dois métodos para fazer isso.

Método 1 - anexar um documento a uma alternativa de um projeto específico

1. Clique em Projetos na barra de menus à esquerda e abra a visualização da lista de projetos. Abra o projeto ao qual você deseja adicionar um documento.
   
   
2. Clique em Documentos dentro deste projeto e uma lista de suas alternativas pode ser vista.
   
   
3. Arraste e solte o documento sobre o nome da alternativa ao qual você deseja adicioná-lo.
   
   
4. Na janela Fazer upload de arquivos os campos Projeto e Desenho serão pré-preenchidos com base para onde arrastou e soltou o documento. No entanto, eles podem ser alterados por meio da lista suspensa.
   
   
5. Mais documentos podem ser adicionados arrastando e soltando-os nesta janela ou clicando +Anexar novo documento para navegar no seu computador.
   
   
6. Selecione o tipo de documento na lista suspensa.
   
   
7. Clicando Mais opções pode associar o documento a um Contacto existente ou Fornecedor usando as listas suspensas.
   
   
8. Clique Fazer upload de arquivos para concluir o upload do documento. Verá uma caixa de diálogo de progresso no canto inferior direito do ecrã, que mostrará uma marca verde para cada documento carregado.
   
   
9. O(s) documento(s) pode(m) ser enviado(s) por e-mail:
   - ao abrir a alternativa ao qual você os anexou
   - marque o(s) documento(s) que deseja enviar por e-mail
   - clique Enviar email na barra de ferramentas.
   Pode enviar por e-mail vários documentos mesclados num pdf ou convertidos num arquivo .ZIP. Para obter mais informações, consulte a seção neste artigo - Mescle vários documentos em arquivos PDF ou ZIP.

Método 2 - anexar um documento global para uso geral

Ocasionalmente, você pode querer que os documentos da empresa sejam armazenados na plataforma Flex, caso em que você não deseja que eles sejam associados a um projeto ou alternativa. Para fazer isto:

1. Clique em Documentos na barra de menus à esquerda, em seguida clique no botão Anexar novo documento na barra de ferramentas superior.
   
   
2. Navegue no seu computador para selecionar o seu(s) arquivo(s), ou arraste e solte o arquivo.
   Nota: Se deseja selecionar mais de um arquivo para fazer upload, mantenha pressionada a tecla Ctrl no teclado até terminar de selecionar.
   
   
3. Se navegou no seu computador clique Abrir.
   
   
4. Fazer upload de arquivos uma janela irá abrir. Se, por exemplo, tiver mais arquivos num local diferente do seu PC que deseja enviar, clique em +Anexar novo documento ao pé desta janela e navegue para selecionar documentos adicionais. Como alternativa, pode arrastar e soltar arquivos na janela.
   
   
5. Selecione as propriedades restantes para este(s) documento(s):
   Nota: No caso de upload de vários documentos, que podem ter diferentes propriedades individuais, eles podem ser alterados posteriormente via abrindo um documento e editando as suas propriedades, veja mais informações na secção Abra um documento para edição deste artigo.
   - Projeto: selecione o projeto (na caixa suspensa) ao qual deseja anexar o(s) documento(s).
   - Alternativa: Selecione a alternativa (na caixa suspensa) ao qual deseja anexar o(s) documento(s).
   - Tipo é o tipo de documento que sincroniza com seu aplicativo de desktop.
   
   
6. Clique no menu suspenso Mais opções para poder associar o documento a um Contacto existente ou Fornecedor usando as listas suspensas. Em Nível de privacidade pode selecionar quais outros utilizadores podem aceder a este(s) documento(s):
   Partilhar com a loja – Todos os utilizadores da loja atual têm acesso.
   Partilhado com a empresa – Todos os utilizadores desta loja e todas as lojas da empresa têm acesso.
   Documento particular – Somente o utilizador atual tem acesso. 
   
   
7. Clique Fazer upload de arquivos para concluir o upload do documento. Verá uma caixa de diálogo de progresso no canto inferior direito do ecrã, que mostrará uma marca verde para cada documento carregado.
   
   

Como você pode usar o Flex em diferentes dispositivos (incluindo tablets), é útil carregar ou tirar uma foto e adicionar medidas e anotações. Também é útil quando está com um cliente para esboçar ideias.

Com a função de quadro branco, é possível escrever ou desenhar algo rapidamente e destacar o conteúdo de uma imagem. Acesse o documento posteriormente de qualquer lugar através da plataforma Flex. 
Nota: para obter informações mais detalhadas sobre as ferramentas e o que elas fazem, ver Artigos relacionados abaixo.

Na guia Documentos, você pode adicionar uma Nova Nota, que é como um bloco de notas. Se você adicionar uma anotação em Documentos, poderá atribuí-la a um projeto usando a guia Propriedades na barra lateral direita. Você também pode atribuir a nota a um contacto ou a uma alternativa específica. 

Uma nota também pode ser adicionada diretamente a um projeto indo para a guia Documento no projeto ao qual você deseja adicionar a nota. 

Para exibir documentos anexados a um projeto ou alternativa específico:

1. Clique em Projetos na barra de menus à esquerda, verifique se você está na visualização de lista - isso lista todos os projetos na plataforma Flex.
   
   
2. Pesquise pelo nome ou número do projeto e clique nele para abrir.
   
   
3. Clique em Documentos dentro desta visão do projeto.
   
   
4. Isso abre o projeto e sob o título Documentos do Projeto são listados todos os documentos anexados ao projeto.
   Nota: para ver os documentos anexados às alternativas dentro do projeto, clique no menu suspenso abaixo da guia Alternativas.

Na lista, marque a caixa de seleção ao lado de um documento para selecioná-lo e verá uma pré-visualização rápida na barra lateral direita do ecrã. Se clicar no Propriedades guia pode alterar as propriedades do documento, por exemplo, alterar o Tipo do documento que é, o seu nome e muitas outras propriedades.

Para ver toda a visão completa do documento, clique no botão Abrir na barra de ferramentas superior ou clique no nome do documento.

Uma vez aberto, dependendo do tipo de documento, haverá alguns controles na parte superior para edição rápida (por exemplo, editar um arquivo PDF), imprimir e guardar.

Pode enviar mais de um documento por vez para um cliente por e-mail. É possível fazer isso mesclando os documentos em um pdf ou criando um arquivo compactado com todos eles para baixar e enviar ao cliente:

1. Clique em Projetos na barra de menus à esquerda e verifique se você está na exibição de lista de projetos. Abra o projeto que contém os documentos a serem enviados por e-mail.
   
   
2. Clique na aba Documentos dentro do projeto.
   
   
3. Abra a pasta de documentos da alternativa que contém os documentos que deseja enviar por e-mail.
   
   
4. Marque as caixas de seleção para selecionar os documentos a serem enviados por e-mail, isso abrirá uma barra lateral listando os documentos selecionados na ordem que selecionou.
   Nota: é possível selecionar documentos de mais de uma alternativa, mas estes só podem ser enviados como um arquivo .ZIP.
5. Na barra lateral, clique no botão mais opções e clique no tipo de arquivo que deseja enviar por e-mail - Mesclar em um PDF ou Salvar como ZIP.
   Nota: A ordem em que você seleciona os documentos para mesclar é a ordem em que eles aparecerão no novo documento mesclado.
   
   
6. Dê um nome ao novo documento ou arquivo zip e clique em Salvar.
   
   
7. Este arquivo agora irá aparecer na lista de documentos.

Para ver uma visão completa do documento, é possível usar o botão Download:

1. Clique na caixa de seleção para selecionar o documento.
   Nota: Não clique no nome do documento, pois isso abre o documento.
   
   
2. Clique no botão Descarregar na barra de ferramentas superior.
   Nota: Se você clicar no botão Descarregar (sem selecionar um arquivo), ele descarregará todos os arquivos do Design/Projeto atual e, em seguida, abre o Diretório de Exportação local.

O seu navegador fará o descarregamento do arquivo e permitirá que o visualize no aplicativo correto no seu PC. É possível ter mais controlo para visualizar, ampliar e navegar no documento assim.

1. Clique na caixa de seleção para selecionar o documento. 
   Nota: Não clique no nome do documento, pois isso abre o documento.
   
   
2. Clique no botão Excluir na barra de ferramentas superior

Nota: Se você excluir um arquivo localmente, que está dentro da pasta Exportar, ele será descarregado novamente, porém se você excluir o arquivo na Plataforma Flex, ele será movido para uma subpasta de backup localmente, chamada Backup/DeletedInFlex.

Para obter mais informações sobre como excluir faturas, consulte Excluir uma fatura já impressa