Flex: Documentos

Un documento global no está vinculado a un proyecto o contacto. Un ejemplo de un documento global es que puede desear almacenar un documento de plantilla (con la marca de la empresa) que no está vinculado a un contacto o proyecto, pero siempre desea acceder a él fácilmente. También es posible desvincular un documento de un contacto o proyecto, y seguirá mostrándose en la pestaña de documentos. Hay una casilla de verificación de filtro Documentos globalesque mostrará solo documentos no vinculados para que pueda acceder a ellos rápidamente.

Las opciones de filtrado y búsqueda se muestran en una fila en la parte superior de la pantalla y le ayudan a localizar documentos.

 Cualquier documento también se puede cargar directamente a través de la plataforma Flex.. El límite máximo por archivo es de 50Mb. Hay dos métodos para hacer esto.

Método 1: adjuntar un documento al diseño de un proyecto específico

1. Clickea en el Proyectos en la barra de menú de la izquierda y abra la vista de lista de proyectos. Abra el proyecto al que desea agregar un documento.
   
   
2. Clickea en la pestaña Documentos dentro de este proyecto y se puede ver una lista de sus diseños.
   
   
3. Arrastre y suelte el documento sobre el nombre del diseño al que desea agregarlo.
   
   
4. En la ventana Subir archivos al Proyecto y Diseño los campos se completarán automáticamente en función de dónde arrastró y soltó el documento. Sin embargo, estos se pueden cambiar a través de la lista desplegable.
   
   
5. Se pueden agregar más documentos arrastrándolos y soltándolos en esta ventana o haciendo clic en +Adjuntar nuevo documento para navegar por su computadora.
   
   
6. Seleccione el Tipo de documento de la lista desplegable.
   
   
7. Haciendo click Mas opciones puede asociar el documento con un Contacto existente o Proveedor mediante el uso de las listas desplegables.
   
   
8. Hacer clic Subir archivos para completar la carga del documento. Verá un cuadro de diálogo de progreso en la parte inferior derecha de su pantalla que mostrará una marca verde por cada documento cargado.
   
   
9. Los documentos pueden enviarse por correo electrónico a
   - abriendo el diseño al que los adjuntó
   - marque los documentos que desea enviar por correo electrónico
   - hacer clic Enviar correo electrónico en la barra de herramientas.
   Puede enviar por correo electrónico varios documentos fusionados en un pdf o convertidos en un archivo .ZIP. Para obtener más información, consulte la sección de este artículo: Combine varios documentos en un archivo PDF o ZIP.

Método 2: adjuntar un documento global para uso general

En ocasiones, es posible que necesite que los documentos de la empresa se almacenen en la plataforma Flex, en cuyo caso no desea que se asocien con un proyecto o diseño. Para hacer esto:

1. Clickea en el icono Documentos en la barra de menú de la izquierda, luego haga clic en el Adjuntar nuevo documento botón en la barra de herramientas superior.
   
   
2. Explore su computadora para seleccionar su(s) archivo(s), o arrastre y suelte el archivo.
   Nota: Si desea seleccionar más de un archivo para cargar, mantenga presionada la tecla Ctrl en su teclado hasta que haya terminado de seleccionar.
   
   
3. Si ha navegado en su computadora hacer clic Abrir.
   
   
4. se abrirá la ventana Subir archivos. Si, por ejemplo, tiene más archivos en una ubicación diferente en su PC que desea cargar, puede hacer clic en +Adjuntar nuevo documento al pie de esta ventana y navegue para seleccionar documentos adicionales. Alternativamente, puede arrastrar y soltar archivos en la ventana.
   
   
5. Seleccione las propiedades restantes para este(s) documento(s):
   Nota: En el caso de cargar varios documentos, que pueden tener diferentes propiedades individuales, estos se pueden modificar más tarde a través de abriendo un documento y editando sus propiedades, ver más información en la sección Abrir un documento para editar de este artículo.
   - Proyecto: seleccione el proyecto (del cuadro desplegable) al que desea adjuntar los documentos.
   - Diseño: Seleccione el diseño (del cuadro desplegable) al que desea adjuntar los documentos.
   - Tipo es el tipo de documento que se sincroniza con su aplicación de escritorio.
   
   
6. Haga clic en desplegable Mas opciones puede asociar el documento con unContacto existente o Fabricante mediante el uso de las listas desplegables. En Nivel de Permisos puede seleccionar qué otros usuarios pueden acceder a este(s) documento(s):
   Compartido con la tienda - Todos los usuarios de la tienda actual tienen acceso.
   Compartido con empresa - Todos los usuarios de esta tienda y todas las tiendas de la empresa tienen acceso.
   Documento privado - Solo usted, el usuario actual tiene acceso. 
   
   
7. Hacer clic Subir archivos para completar la carga del documento. Verá un cuadro de diálogo de progreso en la parte inferior derecha de su pantalla que mostrará una marca verde por cada documento cargado.
   
   

Dado que puede utilizar Flex en diferentes dispositivos (incluidas tabletas), resulta útil cargar o tomar una fotografía y agregar medidas y notas. También es útil cuando estás con un cliente para esbozar ideas.

Con la función de pizarra, puede escribir o dibujar algo rápido y resaltar contenido en una imagen. Acceda al documento más tarde desde cualquier lugar a través de la plataforma Flex. 
Nota: para obtener información más detallada sobre las herramientas y lo que hacen, consulte los artículos relacionados a continuación.

En la pestaña de documentos puedes agregar una Nueva Nota que es como un bloc de notas. Si agrega una nota en los Documentos, puede asignarla a un proyecto usando la pestaña de propiedades en la barra lateral derecha. También puedes asignar la nota a un contacto o un diseño específico. 

También se puede agregar una nota directamente a un proyecto yendo a la pestaña del documento en el proyecto al que desea agregar la nota. 

Para ver documentos adjuntos a un proyecto o diseño específico:

1. Clickea en el icono Proyectos en la barra de menú de la izquierda, asegúrese de estar en la vista de lista: aquí se enumeran todos los proyectos en la plataforma Flex.
   
   
2. Busque por nombre o número del proyecto y haga clic en él para abrir.
   
   
3. Haga clic en el pestaña Documentos dentro estará la vista del proyecto.
   
   
4. Esto abre el proyecto y bajo el título Documentos del proyecto enumera todos los documentos adjuntos al proyecto.
   Nota: para ver los documentos adjuntos a los Diseños dentro del proyecto, haga clic en el menú desplegable debajo de la pestaña Diseños.

En la lista, marque la casilla de verificación junto a un documento para seleccionarlo y verá una vista previa rápida en la barra lateral a la derecha de la pantalla. Si hace clic en el Propiedades pestaña puede modificar las propiedades del documento, por ejemplo, cambiar el Tipo de documento que es, su nombre y muchas otras propiedades.

Para ver una vista completa del documento, haga clic en Abrir en la barra de herramientas superior, o haga clic en el nombre del documento.

Una vez abierto, dependiendo del tipo de documento, habrá algunos controles en la parte superior para editar rápidamente (por ejemplo, editar un archivo PDF), imprimir y guardar.

Es posible que desee enviar más de un documento a la vez a un cliente por correo electrónico. Es posible hacer esto fusionando los documentos en un pdf o creando un archivo comprimido con todos ellos para descargarlos y enviarlos al cliente:

1. Clickea en el icono Proyectos en la barra de menú de la izquierda y asegúrese de estar en la vista de lista de proyectos. Abra el proyecto que contiene los documentos que se enviarán por correo electrónico.
   
   
2. Haga clic en la pestaña Documentos dentro del proyecto.
   
   
3. Abra la carpeta de documentos de la alternativa que contiene los documentos que desea enviar por correo electrónico.
   
   
4. Marque las casillas para seleccionar los documentos que se enviarán por correo electrónico, esto abrirá una barra lateral que enumera los documentos seleccionados en el orden en que los seleccionó.
   Nota: es posible seleccionar documentos de más de un diseño pero estos solo se pueden enviar como archivo .ZIP.
5. En la barra lateral haz clic en el botón de más opciones y haga clic en el tipo de archivo que desea enviar por correo electrónico, ya sea Fusionar en un PDF o Guardar como ZIP.
   Nota: El orden en el que selecciona los documentos para fusionarlos es el orden en que aparecerán en el nuevo documento fusionado.
   
   
6. Asigne un nombre al nuevo documento o archivo zip y haga clic en Guardar.
   
   
7. Este archivo ahora aparecerá en la lista de documentos.

Para ver una vista completa del documento, puede usar el botón Descargar:

1. Haga clic en la casilla de verificación para seleccionar el documento.
   Nota : no haga clic en el nombre del documento ya que esto abre el documento.
   
   
2. Haga clic en Descargar en la barra de herramientas superior.
   Nota: Si hace clic en el botón de descarga (sin seleccionar un archivo), se descargarán todos los archivos del Diseño/Proyecto actual. y luego abra el directorio de exportación local.

Su navegador descargará el archivo y le permitirá verlo en la aplicación correcta en su PC. Es posible que tenga más control para ver, hacer zoom y navegar por el documento de esta manera.

1. Haga clic en la casilla de verificación para seleccionar el documento. 
   Nota : no haga clic en el nombre del documento ya que esto abre el documento.
   
   
2. Haga clic en el botón Borraren la barra de herramientas superior

Nota: Si elimina un archivo localmente, es decir, dentro de la carpeta Exportar, se descargará nuevamente; sin embargo, si elimina el archivo en la plataforma Flex, se moverá a una subcarpeta de respaldo local, llamada Copia de seguridad/EliminadoInFlex.

Para obtener más información sobre la eliminación de facturas, consulte Eliminar una factura ya impresa