Flex: Documentos

Un documento global no está vinculado a un proyecto o contacto. Un ejemplo de documento global es que puede querer guardar un documento de plantilla (con la marca de la empresa) que no esté vinculado a un contacto o proyecto, pero al que siempre quiera acceder fácilmente. También es posible desvincular un documento de un contacto o proyecto, y seguirá mostrándose en la pestaña de documentos. Hay una casilla de filtro Documentos globales que mostrará solo los documentos no vinculados para que pueda acceder a ellos rápidamente.

Las opciones de filtrado y búsqueda se muestran en una fila en la parte superior de la pantalla y le ayudan a localizar documentos.

Cualquier documento(s) también puede subirse directamente a través de la plataforma Flex. El límite máximo por archivo es de 50Mb. Hay dos métodos para hacerlo.

Método 1 - adjuntar un documento al diseño de un proyecto específico

1. Haga clic en el icono Proyectos en la barra de menú de la izquierda y abra la vista de lista de proyectos. Abra el proyecto al que desea añadir un documento.
    
2. Haga clic en la pestaña Documentos dentro de este proyecto y podrá ver una lista de sus diseños.
    
3. Arrastre y suelte el documento sobre el nombre del diseño al que desea añadirlo.
    
4. En la ventana Subir archivos los campos Proyecto y Diseño se rellenarán automáticamente según donde haya arrastrado y soltado el documento. Sin embargo, estos pueden cambiarse mediante la lista desplegable.
    
5. Se pueden añadir más documentos arrastrándolos y soltándolos en esta ventana o haciendo clic en +Adjuntar nuevo documento para buscar en su ordenador.
    
6. Seleccione el tipo de documento en la lista desplegable.
    
7. Al hacer clic en Más opciones puede asociar el documento con un Contacto o Proveedor existente usando las listas desplegables.
    
8. Haga clic en Subir archivos para completar la subida del documento. Verá un cuadro de diálogo de progreso en la parte inferior derecha de su pantalla que mostrará una marca verde junto a cada documento subido.
    
9. El/los documento(s) pueden enviarse por correo electrónico
   - abriendo el diseño al que los adjuntó
   - marque el/los documento(s) que desea enviar por correo electrónico
   - haga clic en Enviar correo electrónico en la barra de herramientas.
   Nota: la opción Enviar correo electrónico solo funcionará al acceder a Flex a través de Winner y no en el navegador.
   Puede enviar varios documentos combinados en un solo pdf o convertidos en un archivo .ZIP. Para más información consulte la sección en este artículo - Combinar varios documentos en un archivo PDF o ZIP.

Método 2 - adjuntar un documento global para uso general

En ocasiones puede necesitar que los documentos de la empresa se almacenen en la plataforma Flex, en cuyo caso no desea que estén asociados a un proyecto o diseño. Para hacerlo:

1. Haga clic en el icono Documentos en la barra de menú de la izquierda, luego haga clic en el botón Adjuntar nuevo documento en la barra de herramientas superior.
    
2. Busque en su ordenador para seleccionar su(s) archivo(s), o arrastre y suelte el archivo.
   Nota: Si desea seleccionar más de un archivo para subir, mantenga presionada la tecla Ctrl en su teclado hasta que termine de seleccionar.
    
3. Si ha buscado en su ordenador haga clic en Abrir.
    
4. Se abrirá la ventana Subir archivos. Si, por ejemplo, tiene más archivos en una ubicación diferente de su PC que desea subir, puede hacer clic en +Adjuntar nuevo documento al pie de esta ventana y buscar para seleccionar documentos adicionales. Alternativamente, puede arrastrar y soltar archivos en la ventana.
    
5. Seleccione las propiedades restantes para este/estos documento(s):
   Nota: En caso de subir varios documentos, que pueden tener diferentes propiedades individuales, estas pueden modificarse más tarde abriendo un documento y editando sus propiedades, vea más información en la sección Abrir un documento para editar de este artículo.
   - Proyecto: seleccione el proyecto (de la lista desplegable) al que desea adjuntar el/los documento(s).
   - Diseño: seleccione el diseño (de la lista desplegable) al que desea adjuntar el/los documento(s).
   - Tipo es el tipo de documento que se sincroniza con su aplicación de escritorio.
    
6. Haciendo clic en el desplegable Más opciones puede asociar el documento con un Contacto o Proveedor existente usando las listas desplegables. En Nivel de privacidad puede seleccionar qué otros usuarios pueden acceder a este/estos documento(s):
   Compartido con tienda – Todos los usuarios de la tienda actual tienen acceso.
   Compartido con la empresa – Todos los usuarios de esta tienda y de todas las tiendas de la empresa tienen acceso.
   Documento privado – Solo usted, el usuario actual, tiene acceso.
    
7. Haga clic en Subir archivos para completar la subida del documento. Verá un cuadro de diálogo de progreso en la parte inferior derecha de su pantalla que mostrará una marca verde junto a cada documento subido.
    

Dado que puede usar Flex en diferentes dispositivos (incluidos dispositivos tablet), es útil cargar o tomar una foto y añadir medidas y notas. También es útil cuando está con un cliente para esbozar ideas.

Con la función de whiteboard, puede escribir o dibujar algo rápidamente y resaltar contenido en una imagen. Acceda al documento más tarde desde cualquier lugar a través de la plataforma Flex.
Nota: para información más detallada sobre las herramientas y su funcionamiento, vea los artículos relacionados abajo.

 

En la pestaña de documentos puede añadir una nueva nota que es como un bloc de notas. Si añade una nota en Documentos, luego puede asignarla a un proyecto usando la pestaña de propiedades en la barra lateral derecha. También puede asignar la nota a un contacto o a un diseño específico.

También se puede añadir una nota directamente en un proyecto yendo a la pestaña de documentos en el proyecto al que desea añadir la nota.

Para ver documentos adjuntos a un proyecto o diseño específico:

1. Haga clic en el icono Proyectos en la barra de menú de la izquierda, asegúrese de estar en la vista de lista; esto lista todos los proyectos en la plataforma Flex.
    
2. Busque por nombre o número del proyecto y haga clic para abrirlo.
    
3. Haga clic en la pestaña Documentos dentro de esta vista de proyecto.
    
4. Esto abre el proyecto y, bajo el encabezado Documentos del proyecto, lista todos los documentos adjuntos al proyecto.
   Nota: para ver documentos adjuntos a Diseño(s) dentro del proyecto, haga clic en el desplegable bajo la pestaña Diseños.

En la lista, marque la casilla junto a un documento para seleccionarlo y verá una vista previa rápida en la barra lateral de la derecha de la pantalla. Si hace clic en la pestaña Propiedades puede modificar las propiedades del documento, por ejemplo, cambiar el Tipo de documento, su nombre y muchas otras propiedades.

Para ver una vista completa del documento, haga clic en el botón Abrir en la barra de herramientas superior, o haga clic en el nombre del documento.

Una vez abierto, dependiendo del tipo de documento, habrá algunos controles en la parte superior para edición rápida (por ejemplo, edición de un archivo PDF), impresión y guardado.

 

Puede que desee enviar más de un documento a la vez a un cliente por correo electrónico. Es posible hacerlo combinando los documentos en un solo pdf o creando un archivo comprimido con todos ellos para descargar y enviar al cliente:

1. Haga clic en el icono Proyectos en la barra de menú de la izquierda y asegúrese de estar en la vista de lista de proyectos. Abra el proyecto que contiene los documentos a enviar por correo electrónico.
    
2. Haga clic en la pestaña Documentos dentro del proyecto.
    
3. Abra la carpeta de documentos del diseño que contiene los documentos que desea enviar por correo electrónico.
    
4. Marque las casillas para seleccionar los documentos a enviar por correo electrónico, esto abrirá una barra lateral que lista los documentos seleccionados en el orden en que los seleccionó.
   Nota: es posible seleccionar documentos de más de un diseño pero estos solo pueden enviarse como archivo .ZIP.
5. En la barra lateral haga clic en el botón de más opciones y haga clic en el tipo de archivo que desea enviar por correo electrónico - ya sea Combinar en un solo PDF o Guardar como ZIP.
   Nota: El orden en que seleccione los documentos para combinar será el orden en que aparecerán en el nuevo documento combinado.
    
6. Dé un nombre al nuevo documento o archivo zip y haga clic en Guardar.
    
7. Este archivo ahora aparecerá en la lista de documentos.

Para ver una vista completa del documento puede usar el botón Descargar:

1. Marque la casilla para seleccionar el documento.
   Nota: no haga clic en el nombre del documento ya que esto lo abre.
    
2. Haga clic en el botón Descargar en la barra de herramientas superior.
   Nota: Si hace clic en el botón descargar (sin seleccionar un archivo) se descargarán todos los archivos del Diseño/Proyecto actual y luego se abrirá el Directorio de Exportación local.

Su navegador descargará el archivo y le permitirá verlo en la aplicación correcta de su PC. Puede tener más control para ver, ampliar y navegar por el documento de esta manera.

1. Marque la casilla para seleccionar el documento.
   Nota: no haga clic en el nombre del documento ya que esto lo abre.
    
2. Haga clic en el botón Eliminar en la barra de herramientas superior

Nota: Si elimina un archivo localmente, es decir, dentro de la carpeta Exportar, se descargará de nuevo, sin embargo, si elimina el archivo en la plataforma Flex, se moverá a una subcarpeta de respaldo local, llamada Backup/DeletedInFlex.

Para más información sobre la eliminación de facturas vea Eliminar una factura ya impresa