Eine Nummernkreisregel ist eine Einstellung für Projektnummern, Kontaktnummern, Rechnungsnummern oder Zahlungsnummern. Eine Regel definiert, wie die neuen Projekte, Kontakte, Rechnungen und Zahlungen in Flex nummeriert werden.
Es ist sinnvoll, diese Regeln zu Beginn der Verwendung von Flex festzulegen, damit Ihre Bestell- und Rechnungsnummern nach Ihren bestehenden Bestellungen und Rechnungen laufen können. Sie können entscheiden, ob verschiedene Shops mit einer anderen Nummernkreisregel arbeiten.
HINWEIS! Diese Einstellungen sind nur für Systemadministrator Benutzer verfügbar.
WICHTIG! Selbst wenn dieselbe Regel für verschiedene Shops erstellt wird, können die Shops keine Projekte mit derselben Nummer innerhalb eines Unternehmens haben.
Um darauf zuzugreifen, öffnen Sie die Flex Platform.
Klicken Sie auf das Einstellungssymbol unten in der linken Menüleiste und wählen Sie unter Administrationsbereich die Option Nummernkreise.
Eine neue Regel erstellen
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Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche Neuen Nummernkreis und Regel anlegen.
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Geben Sie einen Namen ein
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Wählen Sie im Feld Bereich aus, ob diese Regel für Projekte, Kontakte, Rechnungen oder Zahlungen gilt.
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Eine Reihe von Feldern wird angezeigt, die alle Elemente anzeigt, die eine Regel bilden können. Klicken Sie auf ein Feld und es wird einer neuen Zeile hinzugefügt. Um ein Feld zu entfernen, klicken Sie auf das X.
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Wiederholen Sie diesen Vorgang, um Ihrer Regel mehrere Felder hinzuzufügen. Die Auto-ID wird durch die ID-Nummer ersetzt, die Sie unter Punkt 6 festgelegt haben. Erstellen Sie die Regel, indem Sie diese Felder und Trennzeichen, wie z. B. - oder _-Zeichen, hinzufügen, damit Ihre Nummer leicht zu lesen ist.
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In Auto-ID-Start können Sie die Nummer ändern. Zum Beispiel, wenn Ihre alten Auftragsunterlagen die Nummer 2985 hatten, möchten Sie vielleicht, dass Flex ab 3000 aufwärts zählt.
Wenn Sie eine Regel erstellen, die Jahr - Shop Nr. - Auto-ID enthält, lautet die erste Nummer 2022-1-3000.
Hinweis: Wenn Sie in Auto ID Ende eine Zahl eingeben, wird bei Überschreitung dieser Zahl eine Fehlermeldung in der Desktop-App angezeigt. Wenn es mehr als eine Regel gibt, die sich auf denselben Nummernkreis bezieht (in unserem Beispiel haben wir die Rechnungsregel verwendet), ist es sehr wichtig, eine Nummer in Auto ID Ende einzugeben, da sich die Regeln sonst gegenseitig widersprechen.
Beispiel:
Standard-Rechnungsregel
Auto-ID-Start: 1
Auto-ID-Ende: 500
Rechnungsregel 2
Auto-ID-Start: 501
Auto-ID-Ende: 1000
Bearbeiten einer Regel
Wie bei allen Listen in Flex können Sie auf den Namen einer Regel klicken, um eine Vorschau in der Seitenleiste auf der rechten Seite des Bildschirms anzuzeigen.
Um weitere Details anzuzeigen und die Regel zu ändern, klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf Nummernkreis bearbeiten.
Um Zeit zu sparen, können Sie eine Regel auch über das Symbol in der oberen Symbolleiste duplizieren. Bearbeiten Sie dann die duplizierte Regel.
Löschen einer Regel
Eine Regel kann gelöscht werden, indem Sie sie auswählen und auf das Symbol Nummernkreis löschen klicken.
Hinweis: Standardregeln können nicht gelöscht werden.